Wie konnte es zu der deutlichen Unterlizensierung kommen, die nun aufgrund der nicht geplanten Zahlung in beträchtlicher Höhe die IT-Budgetplanung völlig aus dem Ruder laufen lässt?

Das IT-Controlling ist entsetzt, da nun die Gelder für dringend benötigte Investitionen an anderen Stellen im Unternehmen fehlen und zudem die höheren jährlichen Supportkosten für die zusätzlich erworbenen Lizenzen an anderer Stelle eingespart werden müssen. Gerade erst im vergangenen Jahr ist ein intensives Kostensenkungsprogramm im Unternehmen durchlaufen worden. Mit so einem Ergebnis hatte keiner gerechnet. So oder ähnlich sieht oft die Situation in einem Unternehmen nach einem Oracle Audit aus. In der Regel ist dann jeder im Unternehmen froh, wenn Gras über die Sache wächst und man zur Tagesordnung übergehen kann.

Doch genau jetzt werden die Fehler der Vergangenheit fortgesetzt. Der erste Fehler ist zu denken, dass man das Thema „Oracle Audit“ zu den Akten legen kann. Die Zeit nach einem Oracle Audit ist nichts anderes als die Zeit vor dem nächsten Oracle Lizenzaudit.
In der Regel wird die ungenügende Compliance-Sicherung der Vergangenheit schnell vergessen. Genau deshalb besteht direkt nach einem Oracle Audit die beste Chance ein passendes Software Asset Management im Unternehmen einzuführen, da die schlechten Erfahrungen des Software Audits noch präsent sind. Neben den vielen prozessualen Fragen, die für ein erfolgreiches SAM-Projekt geklärt werden müssen, existieren mittlerweile eine Reihe von Softwarelösungen, die den SAM Prozess technisch unterstützen. Einige dieser Lösungen sind zudem von Oracle hinsichtlich des Prozesses der Datensammlung verifiziert. Jedoch ist es wichtig in diesem Zusammenhang anzumerken, dass Sie sich nicht einzig auf die Technologie verlassen können. Sie stellt immer nur ein Hilfsmittel dar, um das äußerst komplexe Problem der Oracle Compliance zu lösen. Auf Knopfdruck einen kompletten Überblick hinsichtlich der optimalen Lizenzierungsvarianten innerhalb der Compliance zu erhalten, ist sehr schwierig. Dies liegt nicht daran, dass die am Markt verfügbaren Tools keine verlässlichen Daten liefern, sondern daran, dass aufgrund der sehr komplexen Oracle Lizenzregeln und unterschiedlichen Auslegungs- und Nutzungsvarianten das optimale Lizenzmodell nicht technisch ermittelbar ist. Bedenken Sie, dass die Beantwortung dieser Frage mehr eine kaufmännisch-juristische, als eine technische Aufgabenstellung ist. Es gibt z.B. technische Analysegrenzen bei Outsourcing Modellen, unterschiedlichen Virtualisierungsvarianten oder Failover-Systemen.

Bedauerlich ist die Tatsache, dass Unternehmen die Ergebnisse eines SAM Projekts zudem oft nur sehr beschränkt nutzen. Denn wenn Sie in Ihrem Unternehmen wissen, wo welche Lizenzen installiert sind, wie Ihre Server und Systeme ausgestattet sind und welche Lizenzen Sie erworben haben, haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, Ihre laufenden IT-Kosten signifikant zu reduzieren. Ihr Wissen kombiniert mit der richtigen Expertise über Oracle Lizenzen, Regeln, Metriken und Nutzungsvarianten, ermöglicht Ihnen die oft hohen Oracle Lizenz- und Supportkosten für Ihr Unternehmen deutlich zu reduzieren. Hierdurch kann sich ein SAM Projekt oft vom Kostentreiber zum Kostenoptimierer wandeln.

Problematisch sind auch die Themen Mergers, Acquisitions und Divestitures innerhalb von Unternehmen, die unabhängig von durchgeführten Oracle Audits sehr schnell zu einer Veränderung der Compliance Situation führen können. Diese Themen werden in der Regel von der Unternehmensführung und dem Controlling dominiert. In großen Konzernen bestehen zum Beispiel Venture-Capital Subunternehmen, die diesen Bereich ausfüllen. Die dort tätigen Manager entstammen oft einem rein betriebswirtschaftlichen Umfeld, und somit ist deren Fokus eher auf eine steuer- bzw. ablauforganisatorisch optimale Integration des akquirierten Unternehmens gerichtet. Lizenzrechtliche Themen werden kaum beachtet. Hierdurch entstehen oft Unter- oder Überlizensierungen, je nachdem, ob ein Unternehmen übernommen oder z.B. eine Mehrheitsbeteiligung abgestoßen worden ist.

Ein ebenfalls sehr häufig zu beobachtender Fehler nach einem Oracle Audit ist, dass aufgrund der Angst vor den Folgen einer Non-Compliance und einem vermeintlich „attraktiven“ Angebot seitens Oracle zur Lösung der Non-Compliance, übereilt die geforderte Summe bezahlt wird – und das war es dann. Mit diesem Verhalten wird unnötig IT-Budget ohne Mehrwert vernichtet. Die Unternehmen ahnen nicht, dass dies in der Regel der schlimmste Fehler ist. Denn dadurch werden sie ein dankbares Ziel für weitere Oracle Audits. Mitunter löst dieses unkritische Verhalten im Rahmen des Oracle Lizenzaudits bei konzernverbundenen Unternehmen weitere Software Audits aus, denn die Vermutung liegt nah, dass dort ähnlich verfahren wird. Weshalb Unternehmen sich häufig für das vermeintlich „attraktive“ Angebot von Oracle entscheiden, liegt oft an dem von Softwareherstellern genutzten Kontrasteffekt. Der Kunde wird dabei zunächst mit einer sehr hohen Nachlizenzierungsforderung seitens Oracle konfrontiert. Nach dem ersten Schock gewährt man hohe Rabatte und der ist froh in dieser Situation noch etwas verhandeln zu können. Ob die ursprüngliche Forderung überhaupt gerechtfertigt war, wird dann gar nicht mehr geprüft. Jeder Outlet Store verfolgt diese Geschäftspolitik der von Fantasiepreisen ausgehenden hohen Rabatte.

„Wenn Sie die oben genannten Fehler vermeiden wollen, führen wir mit Ihnen gemeinsam einen alljährlichen Oracle Health-Check durch“, rät ProLicense GmbH Geschäftsführer Christian Grave, Spezialist für Oracle Lizenzberatung. Dabei führen die ProLicense Berater mit langjähriger Software Auditerfahrung einen Kurzcheck durch, der den Unternehmen einmal im Jahr einen Überblick über die aktuelle Compliance-Situation gibt. „Letztlich handelt es sich dabei um ein Friendly Audit“, ergänzt Sören Reimers, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH und Experte für Oracle Audits. „Bei einem Friendly Audit stellen wir gemeinsam mit Ihnen ein optimales Software-Audit-Response-Team (SAR-Team) zusammen und spielen ein Software Lizenzaudit unter „Oracle-Bedingungen“ in Ihrem Unternehmen durch“ erläutert Partner und Business Development Manager Markus Oberg. Auf diese Weise erhalten die Mandanten der ProLicense GmbH die notwendige Transparenz über Ihre Oracle Lizenzsituation und die Möglichkeit Ihre Systeme so zu optimieren, dass zum einen unnötige Lizenzkosten und zum anderen eine überraschende Non-Compliance bei einem echten Oracle Audit vermieden wird.

Interessante Filme zu diesem und anderen Themen finden Sie auf dem Youtube-Kanal der ProLicense.