Die elektronische Aktenführung bei öffentlichen Verwaltungen

Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte (E-Akte) ist, dass verteilt vorliegende Informationen wie E-Mails, Dokumente oder auch Notizen auf Papier elektronisch zusammengeführt und schnell gefunden werden können. Auch die Vorgangsbearbeitung wird hierbei digitalisiert. Unter Schriftgut-verwaltung versteht man die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen. Ein großer Vorteil der neuen digitalen Welt ist die Verfügbarkeit der Daten. So können die Benutzer mit Tablets, Smartphones oder Notebooks von überall auf die Akten zugreifen.

Einführung der E-Akte

Um die E-Akte einzuführen, gibt es unter-schiedliche Vorgehensmodelle, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben. Ob der prozessorientierte, der an Organisations- einheiten (Amt, Abteilung, Fachbereich, Dezernat) orientierte oder der verwaltungs-übergreifende Ansatz den größten Erfolg verspricht, hängt von der konkreten Situation vor Ort ab und sollte sorgfältig geprüft werden. In jedem Fall müssen vor Einführung der E-Akte die Bereiche identifiziert werden, in denen schnell große Mehrwerte erzielt werden können – auch um die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften zu erhöhen.

Zur Einführung der E-Akte hat die Firma n-komm GmbH in Karlsruhe, ein Whitepaper veröffentlicht. Auf dreizehn Seiten wird dem Leser die einzelnen Schritte der Prozesskette Näher gebracht. Das Whitepaper können sich Interessierte kostenfrei herunterladen unter:
https://n-komm.de/download/whitepaper-zur-einfuehrung-der-e-akte/