Verträge werden in vielen Unternehmen nicht zentral verwaltet, sondern verteilt in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens an Arbeitsplätzen des einzelnen Beschäftigten. So verstreichen Vertragsfristen ungewollt und Vertragsdokumente sind oft nicht auffindbar. M-Files hat in einer Umfrage herausgefunden, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen durch derart mangelnde Transparenz bereits betriebliche Verluste erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey).

Abhilfe schafft die neue Lösung M-Files für Vertragsmanagement. Sie verwaltet alle Verträge an einem Ort, bietet so einen kompletten Überblick über Vertragsinhalte und informiert rechtzeitig über zu beachtende Kündigungsfristen. Angaben aus Verträgen müssen damit nicht mehr in Papierform oder mit Excel-Tabellen geführt werden. Volltextsuche und dynamische Ansichten helfen bei einfachem Zugriff und schneller Recherche. Mit der 360-Grad-Sicht von M-Files erhält der Nutzer zudem eine Übersicht aller mit den Verträgen verknüpfter Dokumenten und weiterer Informationen. Für die Nutzung des Systems müssen alle bestehenden Verträge zunächst gescannt, nach vordefinierten Indexkriterien wie Geschäftspartner, Niederlassung oder Kündigungsfrist verschlagwortet und in M-Files abgelegt werden.

Das Vertragsmanagement bietet neben der Verwaltung auch Unterstützung bei der Vertragserstellung über freigegebene Musterverträge. So werden gesetzliche Vorschriften und unternehmensinterne Standards eingehalten, das Risiko inhaltlicher Fehler minimiert sich. Im Voraus können Freigabeprozesse mit Hilfe integrierter Workflows definiert werden. Zu jedem Zeitpunkt kann der Anwender Änderungen an allen Verträgen nachvollziehen sowie Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.

M-Files für Vertragsmanagement steht als Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud oder als anpassbares Template für lokale M-Files Installationen zur Verfügung. Weitere Informationen unter https://www.dmsfactory.com/loesungen/vertragsmanagement/.