„Seit Anfang Juli befindet sich das krz mit dem Finanzwesen für Oerlinghausen im Produktionsbetrieb“, resümiert Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice beim ostwestfälischen Service-Provider, nach der durchgeführten Datenmigration. Die Projektarbeiten begannen sofort nach dem Beitritt der Stadt Oerlinghausen zum krz. Beteiligt waren neben den Finanzfachleuten aus der Bergstadt die Experten der beteiligten IT-Dienstleister. Für den Produktivgang sah der Projektplan konkret den 3. Juli 2017 vor. „Eine Punktlandung, die wir dank des guten Zusammenspiels aller Beteiligten erreichten“, zeigt sich Melanie Koring, Kämmerin der Stadt Oerlinghausen, mit dem Ergebnis zufrieden.

Nach den umfänglichen Vorarbeiten nahm Anfang Januar 2017 die Projektgruppe die Arbeit auf und plante detailliert die Umsetzungsschritte. Dabei sah das Übernahmeszenario für die Finanzsoftware eine Datenbankkopie vor, für das Dokumentenmanagement/Archiv (DMS) musste aufgrund unterschiedlicher Software eine echte Migration durchgeführt werden. „Von Beginn an war klar, dass alle bisher genutzten Module auch künftig in bewährter Qualität zur Verfügung stehen müssen“, beschreibt Stephan Kaup von der Stadt Oerlinghausen die Anforderungen der Kommune. „Das hat nach heutigem Stand alles sehr gut geklappt.“

Damit einher ging auch die Übernahme der Daten in die Inventarisierungssoftware KAI sowie die Schnittstellen in die Vor- und nachgelagerten Verfahren. Projektmeilensteine, die sukzessive in drei Schritten erfolgten. Zunächst der Aufbau der technischen Umgebung verbunden mit der ersten Übernahme der Verfahren und Daten. Daran anschließend der fachliche Test mit der zweiten Übernahme, die drittens mit der Produktionsübernahme abschloss. „Immer wieder `testen, testen, testen´ war die Maxime während des gesamten Übernahmeszenarios“, zeigt Kroeger einen wichtigen Faktor für das gute Gelingen auf.

Die Umstellung ist erfolgreich verlaufen. „Natürlich kommt es bei derartigen Migrationsprojekten anschließend zu Feinarbeiten. Das ist bei uns nicht anders. Daraus lernen wir. Das Wesentliche ist aber geschafft“, blickt Kroeger nach vorn.“ Das krz führt newsystem kommunal verbandsweit ein. Das jetzt erworbene Wissen wird uns auch bei den weiteren Einführungsprojekten mit unseren Verbandsmitgliedern unterstützen“.

Mit ca. 17.000 Einwohnern ist Oerlinghausen die siebtgrößte Stadt im Kreis Lippe. Bei der Stadtverwaltung sind rund 100 Menschen beschäftigt. Ihr Segelflugplatz wie die vielfältigen Ausflugs- und Wanderziele hat die Bergstadt überregional bekannt gemacht.