Beispiel
Sie sind Einkäufer und möchten mit einem Zulieferunternehmen einen Liefervertrag abschließen. Über den Vertrag formulieren Sie als einkaufendes Unternehmen, zu welchen Bedingungen das verkaufende Unternehmen die Ware liefern muss. Um den Vertrag mit otris contract anzulegen, geben Sie zunächst die grundlegenden Vertragsdaten ein: Vertragsart, Warenart, Laufzeit, Vertragssummen etc. Anhand dieser Parameter bestimmt der Vertragsgenerator die korrekten Klauseln. Das Ergebnis: Ein unterschriftsreifes Vertragsdokument auf Basis von Inhalten, die von der Rechtsabteilung freigegeben wurden.

Damit eine Vertragserstellung auf diesem einfachen Wege funktioniert, baut die Rechtsabteilung vor dem Einsatz des DOCUMENT CREATORS ein Klauselmanagement auf. Durch Strukturierung und Konfiguration steuert die juristische Abteilung, auf welche Weise bestimmte Klauseln von den eingegeben Parametern abhängig sind. Bezogen auf das Liefervertrags-Beispiel könnte das System so konfiguriert sein, dass durch die Eingabe einer Vertragssumme größer als 10.000 € automatisch eine Klausel in den Vertrag integriert wird, die festlegt, dass der Transport versichert werden muss.

Zusätzlich erstellt und pflegt die Rechtsabteilung mit der Klauselverwaltung die einzelnen Klauseln. Die Juristen haben den vollen Überblick über den gesamten Klausel-Lebenszyklus: Vom Entwurf über Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Versionierung und Archivierung. Die Rechtsabteilung sieht die aktuellen Klauselversionen, auf die Mitarbeiter zugreifen. Sie kontrolliert die Rechtssicherheit der Klauseln und passt sie bei Änderung der Rechts- oder Geschäftslage an. Damit stellt die Rechtsabteilung sicher, dass Mitarbeiter bei der Vertragserstellung die aktuellen und korrekten Vorlagen und Klauseln nutzen.

Verträge erstellen leicht gemacht
Auf Ebene des Vertragserstellers vereinfacht otris contract die Arbeit enorm: Ihm stehen ausschließlich Vertragsvorlagen mit juristisch geprüften Klausel-Varianten zu Verfügung. Er kann sich daher darauf konzentrieren, kaufmännisch sinnvolle bzw. die mit dem Vertragspartner ausgehandelten Vertragsdaten auszuwählen, um so, mit wenigen Klicks, den Vertrag zusammenzustellen.

Auf Ebene des für die Rechtssicherheit Verantwortlichen erleichtert otris contract die Kontrolle: Durch die zentrale Klauselverwaltung stellt er sicher, dass Mitarbeiter nur die von ihm genehmigten Vorlagen und Klauseln in der ebenfalls von ihm bestimmten Abhängigkeit verwenden. Das minimiert das Risiko, dass Verträge mit problematischen Inhalten abgeschlossen werden. Zusätzlich vereinfacht otris contract eine Risikobewertung bereits erstellter und somit laufender Verträge. Der DOCUMENT CREATOR protokolliert für jede einzelne Klausel, in welchem Vertrag sie zum Einsatz gekommen ist. Stellt die Rechtsabteilung fest, dass eine Klausel (z.B. aufgrund einer falschen Bewertung oder aufgrund einer zu spät festgestellten Änderung der Gesetzeslage) zu Konflikten führen könnte, kann das Ausmaß schnell bestimmt werden: otris contract erstellt eine Liste mit sämtlichen laufenden Verträgen, die eine vorab ausgewählte Klausel enthalten. Diese Information ist essenziell, um das Risiko zu kontrollieren, das sich aus potenziell schädlichen Vertragsinhalten ergibt.