Marcel Hahne, DMS-Anwendungsbetreuer beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), weiß aus seiner früheren Tätigkeit im Bauamt: „Eine Bau- oder Haus-Akte wird von der Kommune für jedes bebaute Grundstück geführt. Aufgrund langer Aufbewahrungsfristen, meist über mehrere Jahrzehnte, entstehen riesige Aktenberge, die eine Vielzahl der grundstücksbezogenen Verwaltungsvorgänge enthalten. Die Akten passen natürlich in kein Büro, sondern füllen viele Regale in großen Kellerräumen. Problem dabei ist, dass die Akten immer umfangreicher, die Keller voller und unübersichtlicher werden und vor allem die Dokumente oftmals schlechten Raum- und Klimabedingungen ausgesetzt sind.“

Handlungsbedarf besteht somit schon aus rechtlichen Gründen, um die Akten vor Verfall und Verlust zu bewahren. Hinzu kommen mit dem großen Raumbedarf und Suchaufwand Faktoren, die dafür sprechen, die Altakten zu digitalisieren, um so die Produktivität und Servicequalität zu steigern.

Die digitale Grundstücksakte des krz bietet hierfür die ideale Plattform. Sie nimmt digitalisierte Altakten sowie Dokumente aus der laufenden Bearbeitung auf und gliedert diese nach Grundstücken (Straße/Hausnummer) sowie Verwaltungsvorgängen (z. B. Bauangelegenheiten, Vorkaufsrecht, Erschließung, Entwässerung). Außerdem bietet sie eine automatische Weiterleitung auf das entsprechende Grundstück im Geoinformationssystem Mapbender und stellt damit den DMS-Anwendern wesentliche Informationen zum Grundstück auf einen Blick und zentral zur Verfügung.

Mit der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage pilotieren derzeit zwei Verwaltungen die neue e-Akten-Lösung des krz. Neben Entwicklung und Betrieb des Aktenmoduls unterstützt das DMS-Team des Lemgoer Serviceproviders durch Einrichtung von Arbeitsstationen, Bera­tung, Schulung, Support sowie bei der etwaigen Beauftragung von Scan-Dienstleistern.

Die konkrete Einrichtung, Nutzung sowie Einführung werden mit der Kommune individuell abgestimmt. So hat sich die Gemeinde Rödinghausen entschieden, alle Bauakten über einen regionalen Scandienstleister digitalisieren zu lassen und das krz mit der Weiterverarbeitung bis zur Bereitstellung im Modul Grundstücksakte zu beauftragen. Mit diesem Vorhaben soll noch in diesem Jahr begonnen werden.

Bei der Stadt Lage hingegen soll die Grundstücksakte zunächst dort eingesetzt werden, wo der Bedarf am größten ist: im Bereich der Beitragsakten.

Hierzu stellt Torsten Fisahn, IT-Leiter der Stadt Lage fest: „Aufgrund von Baumaßnahmen hätten unsere knapp 10.000 Beitragsakten in das neue Verwaltungsgebäude ,umziehen‘ müssen. Das kam für uns aus Gründen des Aufwandes, des Platzbedarfes und der Beschaffenheit der Akten nicht in Frage. Mittlerweile konnten wir bereits knapp 3.000 der Akten in Eigenleistung scannen und der digitalen Grundstücksakte zuführen. Uns überzeugt die Akte mit Ihrer übersichtlichen Struktur, den hilfreichen Suchfunktionen, der einfachen Handhabung und der Anbindung an das GIS-System Mapbender.“ Langfristig sollen weitere Akten und Dokumente aus anderen Verwaltungsbereichen, wie z. B. das Kanalwesen, in die Grundstücksakte überführt werden, so Fisahn.