„Das Ziel dieser Cloud-Anwendung war und ist es, Features für das Master-Data-Management zur Verfügung zu stellen- sie kann in einem Unternehmen eingesetzt werden, aber auch als Netzwerk-Anwendung“, erläutert Dr. Ulrich L. Manz, Gründer und Gesellschafter der IFCC GmbH.

Hierbei dient sie dazu, die Kommunikation zwischen Hersteller und Händlern/Kunden auf der Produktdatenebene in hohem Grade zu automatisieren, damit zu beschleunigen und die Kosten erheblich zu senken. Der IFCC.DataManager ist eine Art Clearinginstanz, die nach vorgegebenen Regeln funktioniert.

Die Anwendung basiert auf zwei Hauptelementen: den Projekträumen und dem Stammdatenmanagementsystem. Jeder der einen Projektraum abonniert hat, kann auf die verschiedenen Features innerhalb des Stammdatenmanagementsystems zugreifen, da dieses Element mandantenfähig ist. An den Projekträumen sind die verschiedenen Im- und Export-Möglichkeiten sozusagen angedockt, und die gesamte Anwendung ist rollenbasiert. Dies gilt sowohl unternehmensübergreifend als auch innerhalb eines Unternehmens. „Dabei gibt es zwei grundsätzliche Rollen: Die des Dateneigners und die des Datennutzers – der Dateneigner hat die Rechte an den Daten, die er in den DataManager hoch lädt und verfügt über die Nutzungsrechte an Abbildungen, Datenblättern usw. So bestimmt er, wem er welche Daten weiterleitet, der IFCC.DataManager führt diese Transaktion lediglich durch. Ein Nutzer muss die ihm zur Verfügung gestellten Daten aktiv in seinen (privaten) Projektraum laden – das nennen wir „klonen“, erst dann kann er sie eigenverantwortlich weiterverarbeiten,“ erklärt Ayhan Bulut, Geschäftsführer der IFCC GmbH. Vor dem „klonen“ könne der Nutzer diese Daten detailliert anschauen, in der Suchmaske nach Merkmale, Werten Bilder usw. recherchieren, sowie sich die Kurz- und Langtexte durchlesen. „Der Klon-Vorgang wird rechtssicher dokumentiert, d.h. es kann jederzeit nachgewiesen werden, wer Daten geklont hat und aus welchen Informationen sich ein Produktstammsatz zusammengesetzt hat- diese Funktion ist gerade bei sicherheitsrelevanten Artikeln ausgesprochen wichtig,“ sagt Ayhan Bulut.

Im Normalfall werden die Produktinformationen also vom Dateneigner in einen Projektraum hochgeladen und dabei validiert, d.h. geprüft, ob die Beschreibungsregeln eingehalten werden. Die Verteilung der validierten Datensätze erfolgt normalerweise ebenfalls durch den Dateneigner. „Er kann über eine Rule-Engine, bestimmen, welcher Umfang an Informationen weitergegeben werden soll – der kann generell aber auch kundenspezifisch bestimmt werden,“ beschreibt der Geschäftsführer der IFCC GmbH. Und auch dem Kunden steht diese Funktion zur Verfügung. Aus den ihm von einem Hersteller freigegebenen Daten kann er die für ihn relevanten Artikelstammsätze extrahieren und diese dann in seinen privaten Projektraum überführen. Aus diesem Projektraum heraus lassen sich Anwendungen, wie ERP, PIM bedienen.

Die Artikelstammpflege erfolgt nahezu vollautomatisiert. Das geänderte Sortiment wird hochgeladen; die Änderungen werden erkannt, validiert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt, die bereits Abonnent des Sortiments sind. „Auch hier gilt, dass der Dateneigner bestimmt, wer welche Informationen bekommt- der Kunde hat das Recht, zu entscheiden, ob er diese Ergänzungen übernehmen will“, erklärt Dr. Ulrich Manz.

„Der  IFCC.DataManager beinhaltet als Plug&Play-Anwendung sämtliche Features, die für ein Stammdatenmanagement-System erforderlich sind“, fasst  er zusammen. Dazu gehöre ein Workflow für die Neuanlage und Änderungen von Produktstammdaten, die Mehrsprachigkeit, die Definition von Textregeln (Kurz-, Langtexte), die Pflege von Schlagwörtern und Referenzen (wie z.B. Zubehör, Ersatzeile) und die Abbildung von Produktgruppensystemen.

„Ein üblicher Use-Case ist, dass ein Hersteller seine Daten, im Sinne eines Single Point of Truth hoch lädt. Der Kunde wiederum, selektiert nach den für ihn relevanten Datensätzen. Diese kann er dann in seinem (privaten) Projektraum z.B. mit „seinen“ Schlagwörtern“ anreichern,  auch Referenzen bilden und einem Produkt Ersatzteile zuordnen,“ beschreibt der Firmengründer. Außerdem könne ein Stammsatz um weitere Merkmale angereichert werden. „All diese Aktivitäten führt der Kunde in eigener Verantwortung durch“, betont Dr. Ulrich Manz.

Natürlich könne auch ein Hersteller entsprechende Referenzen generieren und seinen Kunden zur Verfügung stellen.

Die netzwerkübergreifende Standardisierung wird durch die Vorgabe von Metadaten erreicht. Festgelegt sind die Struktur und die Syntax der verwendeten Elemente (Klassen, Merkmale, Werte, usw.). Somit ist eine Austauschbarkeit der Produktinformationen gegeben. Bei der Definition der Metadaten wird im Regelfall eCl@ss eingesetzt.