Der Prüfungsstandard IDW PS 880 dient der Prüfung von rechnungslegungsrelevanter Software in Hinblick auf die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen. Aufgrund der zunehmenden Zahl an Krankenhäusern und Kliniken die das PEGASOS ECM-System in der Eingangsrechnungsverarbeitung einsetzen und Rechnungen GoBD-konform archivieren müssen, beauftragte der ECM-Hersteller Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH eine renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung der Software nach diesem strengen Standard.

Im Fokus der Prüfung stand die PEGASOS Fachlösung digitaler Posteingang, da dieses Modul alle Stufen der elektronischen Archivierung – von der Erfassung bis zur Wiedergabe – beinhaltet und so die Basis für alle anderen PEGASOS Fachlösungen bildet. Neben den Abläufen in PEGASOS beim Umgang mit elektronischen Dokumenten wurden auch die Softwareentwicklungs- und Qualitätssicherungsprozesse dahingehend begutachtet, wie weit sie die Funktionsfähigkeit auch in Zukunft sicherstellen können.

Das Gutachten der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt nun schwarz auf weiß: Das PEGASOS ECM-System ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitskriterien entsprechende Erfassung, Indexierung, Ablage, Abfrage und Wiedergabe von elektronischen Dokumenten – d.h. PEGASOS entspricht den Anforderungen aus HGB, AO, GoB, GoBD, IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330. „Mit dem erfolgreich getesteten digitalen Posteingang bekommen unsere Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit in Hinblick auf eine gesetzeskonforme Archivierung“, freut sich Marabu-Entwicklungsleiter und Projektverantwortlicher Carsten Schulze. „Auch die Prüfung von Rechnungseingangsprozessen durch den Wirtschaftsprüfer im Rahmen des Jahresabschlusses wird für unsere Kunden mit dem vorliegenden Gutachten stark vereinfacht.“