Im Jahr 2011 startete die Messe München das „SPEED Projekt Procurement Optimierung“. Ziel war die Optimierung des strategischen und operativen Einkaufs, um mit dieser Strategie die Effizienz des Zentraleinkaufs der Messe München zu steigern. Ein wichtiger systemseitiger Baustein dieses Projektes war im ersten Schritt die Einführung einer systemgestützten Lieferantenbewertung, die im zweiten Schritt in ein zentrales, einheitliches und umfassendes Lieferantenmanagement-System eingebettet wird. Mit der Softwarelösung SC-Manager von Simmeth System konnten diese Projektbausteine perfekt eingefügt werden.

Kern des Projektes ist eine zentrale Datenbank als Informationsbasis, die mit dem Kreditorenstamm sowie allen Bestell- und Rechnungsdaten des ERP-Systems synchronisiert ist. Zertifikate, Zeugnisse, Verträge und alle weiteren Dokumente zu den Lieferanten werden ebenfalls in der Datenbank abgelegt und zentral verwaltet. Das System errechnet unter anderem Vertragsablaufzeiten und weist den Einkauf automatisch per Email auf die entsprechenden Termine hin. Wichtige Kennzahlen wie Bestell- und Rechnungsvolumen werden mitlaufend ermittelt und stehen den Einkäufern mit praktischen Analysefunktionen und Abweichungshinweisen zur Verfügung.

Die Kerndaten des ERP Systems werden durch umfangreiche Zusatzinformationen wie zum Beispiel Risikoindikatoren und die Lieferantenselbstauskünfte ergänzt. Die Selbstauskünfte werden über einen Workflow per Email vom Lieferanten eingeholt und regelmäßig erneuert.

Auch potentielle, noch nicht im Kreditorenstamm des ERP Systems vorhandene Lieferanten, können registriert und präqualifiziert werden und stehen dem Einkauf im zentralen Lieferantenmanagement zur Verfügung.
Mit Hilfe der Lieferantenbewertung werden über webbasierte Fragebögen, die automatisiert per Mail an die Fachbereiche verteilt werden, regelmäßig und standardisiert die Stärken und Schwächen der Lieferanten erhoben. Die Ergebnisse werden über eine Scorecard transparent errechnet und stehen den Einkäufern im Lieferantenmanagement jederzeit zur detaillierten Analyse und für die Lieferantengespräche zur Verfügung.

„Mit der Software von Simmeth System verfügt unser Einkauf nun über ein genau definiertes, abgestimmtes und dokumentiertes Lieferantenmanagement. Ein wichtiger Baustein unseres Projektes „SPEED Projekt Procurement Optimierung“ konnte erfolgreich eingefügt werden“, bewertet Peter Melber, Leiter des Zentraleinkaufs der Messe München, das erfolgreiche Projekt.

Mit dem Lieferantenmanagement von Simmeth System verfügt der Zentraleinkauf der Messe München sowohl über ein zentrales Tool für den strategischen Einkauf als auch ein Werkzeug für das Tagesgeschäft im operativen Einkauf. Prozesse wie regelmäßige Lieferantenselbstauskünfte erfolgen nun systemgestützt in gesteuerten Workflows. Verteilte Subsysteme konnten abgeschafft und in die zentrale Datenbanklösung integriert werden.

„Allein die Stammdatenqualität hat sich durch die Transparenz und Übersichtlichkeit des Lieferantenmanagement-Systems in nur kurzer Zeit um 80 Prozent gesteigert“, bemerkt Katharina Dedler, Leiterin des strategischen Beschaffungsmanagements der Messe München.

„Die Lieferantenbewertung mit ihren übersichtlichen Web-Fragebögen ist einfach durchzuführen und genießt eine hohe Akzeptanz“, ergänzt Isabelle Heckmann-Zimmermann, strategische Einkäuferin der Messe München. „So wurden im dritten Bewertungsjahr seit der Einführung des Systems mehr als 152 Lieferanten mit Hilfe von über 566 verschickten Fragebögen bewertet. Wir verfügen nun über eine hervorragende Datenbasis als Ausgangspunkt für Lieferantengespräche und die systematische Lieferantenentwicklung.“