Vor der Automatisierung wurden die ca. 70 bis 80 Rechnungen, die täglich bei der NORDSEE ZEITUNG in der Posteingangsstelle eintreffen, erst einmal mit einem Eingangsstempel versehen. In der Einkaufsabteilung erfolgte die sachliche Prüfung (Abgleich von Bestellung und Rechnung, Kontrolle der GoBD) und in den jeweiligen Fachbereichen die fachliche Rechnungsprüfung und -freigabe. In der Abteilung für das Rechnungswesen wurden die Rechnungen dann bei vorliegender Bestellung vorerfasst und anschließend in SAP erfasst. „Der ganze manuelle Erfassungsprozess kostete uns viel wertvolle Zeit und war zudem fehleranfällig, weshalb wir nach einer Lösung suchten, die uns diesen Prozess abnimmt“, berichtet Dennis Westphal, Leiter des Rechnungswesens. Die Wahl fiel auf die inPuncto Zusatzsoftware für SAP.

Rechnungserfassung mit den SAP-Produkten von inPuncto

Papierdokumente unterschiedlicher Belegarten werden jetzt jeweils auf der ersten Seite zunächst mit einem Barcode versehen. Anschließend werden die Dokumente mithilfe des inPuncto biz²Scanners, der mit einem Multifunktionsgerät via TWAIN-Treiber verbunden ist, gescannt. Der gesamte Scanstapel wird dann an dem biz²ScanServer zur Massenverarbeitung übergeben. Der Massenverarbeiter biz²ScanServer separiert den Scanstapel, führt in diesem Szenario eine OCR/ICR (Free-Form Texterkennung, marktführende Erkennungsbibliothek) durch und liest zudem rechnungsspezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Diese Werte werden automatisch mit den SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den entsprechenden Lieferanten in SAP und damit den nächsten Sachbearbeiter zu ermitteln.

Durch einen weiteren Eingangskanal für E-Mails mit PDF-Rechnungen wird die direkte Weiterleitung der E-Mails an dem Massenverarbeiter biz²ScanServer ermöglicht. Das Dokument aus dem E-Mail-Anhang wird mit einem speziellen Szenario bearbeitet und hier wird anschließend SAP-seitig auch ein Barcode generiert. Über diesen Eingangskanal verarbeitet die NORDSEE-ZEITUNG auch die sogenannten Honorargutschriften, die dann SAP-seitig mit einem gebuchten Beleg verknüpft werden. „Wir sind sehr zufrieden mit den schlanken und intuitiv zu bedienenden Zusatzprogrammen von inPuncto, die uns im Tagesgeschäft viel Arbeit abnehmen“, erzählt Dennis Westphal.

Spezielle Anforderungen an die Rechnungserfassung bei der NORDSEE-ZEITUNG

Bei eingehenden Rechnungen mit einem Betrag über 25.000 Euro wünschte sich die NORDSEE-ZEITUNG eine direkte Benachrichtigung per E-Mail und einzelne Werte von Rechnungen mit vielen Rechnungspositionen sollten via Excel-Dokument in eine SAP-Tabelle geladen werden können und dann automatisch mittels Workflow in SAP weiterverarbeitet werden. Weitere Anforderungen betraf die Visualisierung des Zahllaufs und die Verknüpfung von separat gebuchten „Honorarbuchungen“ mit zuvor gebuchten Belegen. Da die inPuncto-Software individuell an die speziellen Anforderungen der Kunden angepasst werden kann, konnten alle Wünsche des Verlagshauses erfolgreich umgesetzt werden.

Die NORDSEE ZEITUNG schätzt an der inPuncto-Software besonders die tiefe Integration in das bereits vorhandene SAP-System, was die Anschaffung von teuren Drittsystemen überflüssig macht. Dem bereits vorhandenen SAP-System wurden mit der Software genau die Zusatzfunktionen hinzugefügt, die das Verlagshaus für den Rechnungseingangsprozess mit und ohne Bestellungen benötigt. „Ein weiterer Nutzen, den wir von der Zusatzsoftware von inPuncto haben, ist, dass wir durch die automatische Erfassung und Prüfung von Rechnungseingängen Zeit sparen und die Rechnungserfassung nahezu fehlerfrei ist!“, resümiert Dennis Westphal.

Der NORDSEE MEDIENVERBUND symbolisiert als Dachmarke den regionale Zusammenschluss von zahlreichen Firmen aus der Medienbranche im Elbe-Weser-Raum (Zeitungen, Verlage, Druckereien), sowie angeschlossene Dienstleistungsunternehmen, die mit der Gestaltung, der inhaltlichen Aufbereitung, Digitalisierung und Herstellung, sowie dem Transport und der Verteilung von Medien in unterschiedlichen Ausprägungen beschäftigt sind. Derzeit bilden neun Firmen mit rund 1.300 Mitarbeitern den Verbund.
Die Dachmarke NORDSEE MEDIENVERBUND steht stellvertretend für die Leistungsfähigkeit und Innovationskraft eines jeden Unternehmens und im gemeinsamen Zusammenschluss. Damit unterstreicht der NMV die erbrachte Produkt- und Dienstleistungsqualität, die Kompetenz eines jeden Unternehmens und seiner Mitarbeiter, sowie ein soziales und ökologisches Verantwortungsbewusstsein.

Die NORDSEE-ZEITUNG ist einer von vier Zeitungstiteln im Verbund. Die NORDSEE-ZEITUNG GmbH ist die führende Zeitung für Bremerhaven und den Landkreis Cuxhaven. Sie übernimmt als Dienstleister u.a. die Buchhaltung im NORDSEE MEDIENVERBUND.