„Die Umstellung hat für die Anwenderinnen und Anwender reibungslos funktioniert und war das Ergebnis von eineinhalb Jahren intensiver Vorbereitung, unzähligen Tests und einer tollen Zusammenarbeit zwischen Kommunen und IT-Dienstleister“, zieht Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice im krz ein erstes Fazit.

Das Einführungsprojekt war in mehrere Phasen gegliedert. Die Meilensteine auf dem Weg zum Produktivgang waren Schulungen der Anwenderinnen und Anwender, Einrichtung der Technik, Anlage der Mandanten in den Bereichen der Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Veranlagung sowie die Datenüberleitung aus den Altsystemen. Daneben hat das Projektteam verschiedene Entwicklungen für die Anbindung von vor- und nachgelagerte Fachverfahren wie die Personalabrechnung LOGA, das Bußgeldverfahren WiNOWiG usw. umgesetzt.

Um den Kommunen die gleiche Servicetiefe wie in den Vorsystemen anbieten zu können, wurde gleichzeitig die elektronische Aktenführung über das krz-Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der krz-Freigabeworkflow integriert. Im krz-DMS sind für den Finanzservice verschiedene Aktenlösungen wie die Finanzakte, die SEPA-Mandatsakte und die Veranlagungsakte verankert. Der Freigabeworkflow sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung elektronisch abgewickelt werden. Unter Nutzung des seit 2010 im krz realisierten elektronischen Rechnungseingangs besteht so die Möglichkeit, im Zusammenspiel der krz-Komponenten DMS und Freigabeworkflow komplett papierlos zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil dieser Einbindung liegt darin, dass sich beide Komponenten unter Nutzung intelligenter Steuerungen nahtlos in die kommunalen Prozesse einfügen.

Innerhalb von newsystem wurden einzelne funktionale und prozessuale Entwicklungen vorangetrieben, die die Anwenderinnen und Anwender in der täglichen Arbeit unterstützen. Ziel des krz ist es, dass sich die Bearbeitenden zu 100% auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei maximal unterstützt werden.

In den Pilotkommunen ist das Projekt durchweg positiv bewertet worden, trotz des Pilotstatus haben die Arbeiten gut funktioniert, lediglich in der Migration gab es zwischenzeitlich Verzögerungen, die aber wieder aufgeholt werden konnten, so dass der zeitgerechte Umstieg zum Jahreswechsel vollzogen wurde.

So konnten alle Bescheide für die Grundbesitzabgaben und Gewerbesteuer wie geplant mit newsystem erstellt und versendet werden, und folglich wurde auch der erste große Abbuchungslauf zum 15.02.2018 erfolgreich durchgeführt. Beide Vorgänge, Bescheide und Abbuchungen, haben reibungslos funktioniert; in den Pilotkommunen gab es keinen signifikanten Anstieg von Anfragen von den Bürgerinnen und Bürgern. Dieser Erfolg ist der intensiven konstruktiven Zusammenarbeit im Projekt geschuldet und basiert auf den umfangreichen Tests, die zur Qualitätssicherung vorgenommen wurden. Mögliche Schwierigkeiten und Fehler konnten so frühzeitig erkannt und gelöst werden.
Einzelne Nacharbeiten wie z.B. die vollständige Automatisierung der Schnittstellen beziehungsweise Anpassungen von einzelnen Einstellungen oder Prozesse innerhalb von newsystem, die sich aus den Erfahrungen bei den Pilotkunden ergeben, werden vom Projektteam aktiv angegangen.

Das gute Ergebnis und das positive Fazit aus den Pilotkommunen geben dem Projektteam Energie für die weitere Arbeit. Bis Ende 2019 werden sieben weitere Verbandskommunen auf die neue Finanzsoftware umgestellt.