Workflow-Schritt für externe Freigabe von Dokumenten
„Wir haben die Anforderung, dass einige unserer Dokumente bei einer ‚systemrelevanten Änderung‘ zusätzlich von einer externen Behörde freigegeben werden müssen. Diese Dokumente dürfen ohne diese Freigabe nicht verwendet werden. Um das systemisch abzubilden, war es notwendig, einen zusätzlichen Workflow-Schritt und mehrere spezifische Metadaten-Felder in roXtra einzufügen“, erklärt Ulf Gratzer, Verantwortlicher für das Geschäftsfeld Controlling, EDV, Qualitätsmanagement, Beschaffung bei der SFG.

Im individuell angepassten Workflow wird nun ein Verantwortlicher für die Behörde, der sogenannte „VKS-Verantwortliche“, festgelegt und ein Workflowschritt für die Freigabe der Behörde durchlaufen.

Auch die Auswertungen werden an die spezifischen Anforderungen angepasst
Für die behördlich relevanten Dokumente dokumentiert die SFG in einem speziellen Ordner-Report die erforderliche zusätzliche Revisionsbezeichnung „VKS-Revision“ inklusive der durchgeführten Änderungen. Spezifische Metadaten-Felder wie VKS-Version, Systemrelevanz oder Versionsinformationen werden im neuen Report nun für alle Revisionen ausgewertet.

Ziel erreicht: Höhere Prozess-Sicherheit mit roXtra
„Es entsteht bei systemrelevanten Änderungen mehr Prozess-Sicherheit. Es müssen nicht mehr unterschiedlichste Personen bei der letzten Freigabe darauf achten, ob eine Freigabe durch die Behörde notwendig ist oder bereits erfolgreich war“, zeigt Ulf Gratzer die Vorteile der Anpassung auf. „Zusätzlich entfällt durch den angepassten Ordner-Report die Notwendigkeit, alle durchgeführten Änderungen händisch in einer Excel-Liste mitzuführen. Das wiederum reduziert die Fehleranfälligkeit.“