Vor etwas mehr als 100 Tagen ist sie ausgelaufen, die zweijährige Übergangsfrist zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die große Abmahnwelle blieb zwar bislang aus, doch das bedeutet nicht, dass sich Unternehmen zurücklehnen können. Schließlich hat nicht nur die Wirtschaft mit Startschwierigkeiten zu kämpfen, sondern auch die Ordnungsbehörden. Die Kontrollen dürften künftig also eher zunehmen. Deshalb ist es wichtig, Prozesse und Datenhaltung gesetzeskonform zu gestalten.

Die ERP-Software Microsoft Dynamics NAV unterstützt die Regelungen der DSGVO ab der Version 2015 – allerdings erst ab April 2018 im vollen Umfang und nicht auf besonders komfortable Art und Weise. Für ältere Versionen gibt es hingegen keine Lösung seitens Microsoft. Selbst bei neueren Installationen erfordert die DSGVO im Standard jede Menge Handarbeit und offenbart in der Praxis einige Lücken. So lassen sich systemseitig weder Lösch- und Anonymisierungsfristen verwalten, noch Betroffenenanfragen dokumentieren oder Benutzerberichte erstellen.

Personenbezogene Daten im Blick behalten

Eine effiziente Alternative ist hierzu die DSGVO-Toolbox, die COSMO CONSULT gemeinsam mit dem Entwickler TSO-DATA vertreibt. Das Zusatzmodul übernimmt die strukturierte, transparente Dokumentation personenbezogener Daten und Anfragen von Betroffenen. Damit sind Mitarbeiter stets auskunftsbereit und einzelne Fälle lassen sich auch später noch lückenlos nachvollziehen. Zusätzlich liefern spezielle Berichte eine schnelle Dokumentation zur Gesamtsituation der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Funktioniert auch mit Programmerweiterungen

Da für die Implementierung nur wenige Standardobjekte anzupassen sind, lässt sich die DSGVO-Toolbox relativ einfach einführen. Der Einzugsbereich umfasst dabei nicht nur den Programmstandard von Microsoft Dynamics NAV, sondern auch Zusatzmodule, Branchenlösungen oder individuelle Erweiterungen. Ein Update des ERP-Systems ist hierfür nicht erforderlich.

Mit Sicherheit DSGVO-konform

Das DSGVO-Toolkit bringt Ordnung in personenbezogene Daten. Unternehmen wissen,

• welche Daten gespeichert werden
• aus welchen Quellen sie stammen
• warum sie vorgehalten und verarbeitet werden
• auf welche Weise man sie verwertet und
• ob die dazugehörigen Genehmigungen vorliegen.

Mindestens ebensowichtig ist es, die mit der Datenspeicherung zusammenhängenden Anfragen und Fristen ständig im Blick zu behalten, was sich mit der Lösung vollständig automatisieren lässt. Die lückenlose Dokumentation aller DSGVO-relevanten Aktivitäten komplettiert den Funktionsumfang. Wer Microsoft Dynamics NAV einsetzt, kann so einen großen Teil des Verwaltungsaufwands dem ERP-System überlassen.

Sicherer Start ins DSGVO-Zeitalter

Wie gut ist eigentlich ihr Unternehmen auf die DSGVO eingestellt? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Dann reden wir darüber, wie wir Ihr Unternehmen in jeder Hinsicht DSGVO-konform bekommen.