Änderungen am Herstellungsprozess sowie an technischen Anlagen sollen im Idealfall eines bewirken: Verbesserung. Sie können jedoch auch negative Auswirkungen haben – etwa dann, wenn Reparaturen, Erweiterungen oder Neuerungen nicht nach Vorschrift umgesetzt oder angemessen überprüft werden und so eine potenzielle Gefahr für Mitarbeiter und Umwelt darstellen. Um dies zu verhindern, führen zahlreiche Unternehmen innerhalb der Qualitätskontrolle sogenannte „Audits“ durch, in denen durch unabhängige, systematische Untersuchungen beurteilt wird, ob durchgeführte Maßnahmen und deren Ergebnisse den vorangegangenen Planungen entsprechen.

Auch das Chemie-Unternehmen SABIC misst der Sicherheit und Wirtschaftlichkeit aller Anlagen und Vorgänge einen hohen Stellenwert bei und lässt im Wirkungsbereich des Management of Change (MOC) alle Änderungen, die im Unternehmen vorgenommen werden, auditieren, wobei spezielle Gremien über die ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation entscheiden.

Die Umsetzung des MOC erfolgte bis vor einiger Zeit papierbasiert – benötigte Formulare und Checklisten wurden ausgedruckt, mit in die Anlagen genommen, ausgefüllt, zurück in das System gespeist und an den jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Um Zeit und Kosten zu sparen und darüber hinaus alle Änderungen genau zu dokumentieren, hat sich das Unternehmen entschlossen, diesen komplexen Prozess mit dem Workflow Management System PANFLOW zu digitalisieren. Die Software hilft nun dabei, erforderliche Änderungsmaßnahmen genehmigen zu lassen, sie mit minimalen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb und die Umwelt durchzuführen und den gesamten Prozess lückenlos zu dokumentieren. Eventuelle Zeitüberschreitungen werden durch ein Ampelsystem und/oder eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion eskaliert.

Der SABIC MOC-Workflow im Detail

Steht eine Änderung im Unternehmen bevor, erfolgt zunächst eine Besprechung aller Beteiligten, in der ein hauptverantwortlicher „Projektzieher“ festgelegt wird. Dieser kann den Workflow nun anstoßen oder – falls der Workflow bereits von einer anderen Person initiiert wurde – mit zusätzlichen Informationen versehen. Die Angaben werden in PANFLOW über flexibel erstellbare Formulare erfasst und anschließend von speziellen Gremien bewertet.

Im nächsten Schritt erreicht der Workflow den „Gatekeeper“, der auf Basis der gewonnenen Informationen entscheidet, ob das Änderungs-Projekt angenommen, abgelehnt oder in einen Warte-Status (on Hold) versetzt wird.

Nach erfolgter Freigabe findet eine weitere, große Besprechungsrunde statt. Mitarbeiter, die dieses Meeting organisieren müssen, erhalten durch den Workflow im Vorfeld eine Info, um rechtzeitig Ressourcen wie etwa Besprechungsräume bereitstellen zu können. Nach der Besprechung unterschreiben alle verantwortlichen Teilnehmer digital und geben damit das Projekt für die weitere Bearbeitung frei. Alle Besprechungen werden in PANFLOW protokolliert und können in einer Liste eingesehen werden.

Wird das Projekt final freigegeben, erfolgt die Änderung bzw. Umsetzung der Anlage. Um eine größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten und die vorgenommenen Änderungen nachvollziehbar zu machen, müssen unter anderem bestehende Dokumentationen angepasst werden. Hierfür gibt es in PANFLOW vom Administrator vorgefertigte und erweiterbare Checklisten, in denen angekreuzt werden kann, was genau angepasst werden muss und welcher Mitarbeiter dafür verantwortlich ist. Die Mitarbeiter wiederum können selbst einsehen, welche Dokumentationen von ihnen abgeschlossen werden müssen.

Nach dem Bau bzw. der Veränderung der Anlage erfolgt die Übergabe: Innerhalb des Workflows ist festgelegt, welche Bereiche geprüft werden müssen – die in dem Fall relevanten Punkte können ebenfalls aus einer in PANFLOW vorgehaltenen und pflegbaren Liste ausgedruckt und mit in die Anlagen genommen werden. Das ausgefüllte Dokument geht an einen Mitarbeiter zurück, der die Angaben in den Workflow mit aufnimmt.

Nach der MOC-Übergabe geht das Projekt in die Endphase, in der optionale weitere Arbeitsschritte beschlossen werden. Handelt es sich etwa um eine zeitlich begrenzte Anlagenänderung, erfordert diese die anschließende Bestätigung, dass die Änderung nach Ablauf der Begrenzung wieder zurückgenommen wurde. Ein weiteres Vorgehen könnte eine angeordnete Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sein, die von einem Gremium beschlossen wird und – unter anderem – die geplanten Kosten mit den realen Kosten vergleicht.

Der Abschluss des Workflows erfordert die finale Unterschrift eines berechtigten Mitarbeiters.

Und wenn nicht alles läuft wie geplant?

So vielfältig und komplex das Unternehmen SABIC und seine Anlagen aufgebaut sind, so unterschiedlich kann auch der jeweilige Änderungsvorgang vonstattengehen. Für Situationen, in denen der Workflow nicht den vorgegebenen Weg gehen kann, wurden in PANFLOW zwei Sonderlösungen entwickelt. Dies ist zum einen der „Eilige MOC“: Ausgehend von nur einer Genehmigungsstufe geht der Workflow im Fall einer sehr hohen Umsetzungsdringlichkeit einer Änderung direkt zur Besprechung und anschließend in die Umsetzung über.

Zum anderen gibt es das sogenannte „Scope-Change-Szenario“, das zum Beispiel angestoßen wird, wenn es zusätzliche oder unerwartete Änderungen zu genehmigen gilt, aufgrund derer der ursprüngliche Workflow nicht wie geplant erfolgen kann und gestoppt werden muss. Der ursprüngliche Workflow wird dann vom neuen Scope-Change-Workflow ersetzt, der bis zum entscheidenden Punkt vorausgefüllt ist und nur die maßgebenden Änderungen thematisiert.