Wichtig ist der Geschäftsleitung von SINC nicht nur die Erfassung der Arbeitszeiten der stark angestiegenen Mitarbeiterzahlen, sondern auch die Gewährleistung der Transparenz vor dem Kunden durch eine Zuweisung der Arbeitszeiten auf ein konkretes Projekt. Um beides sicherzustellen entschied sich SINC für eine Zeiterfassung mit TimePunch. Überzeugt hat die Software durch den Mehrwert, den sie über die Arbeitszeiterfassung hinaus bietet.

Eine Erfolgsgeschichte

Als die Geschäftsleitung im Jahr 1999 das Potential sah eine Firma zu gründen, dachte sie im Traum nicht daran, dass sich diese mal zu einer Firma mit rund 100 Festangestellten und 60 Freiberuflern entwickeln würde. Heute ist das der Fall und mit dem rasanten Wachstum der Firma entstand der Wunsch nach einer Zeiterfassungssoftware, um die Arbeitszeiten der stark angestiegenen Mitarbeiterzahlen zu erfassen.

Interne Anforderungen – „Unsere Anforderungen sind gestiegen“

Bereits vor der Nutzung von TimePunch arbeitete das Unternehmen mit einer Zeiterfassungssoftware, die allerdings die internen Anforderungen von SINC nicht erfüllen konnte. Eine neue, moderne Software wurde gesucht und schließlich mit TimePunch PRO gefunden.

Neben dem Überblick über die verschiedenen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und der damit verbundenen Transparenz vor dem Kunden, war es SINC besonders wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, seine Arbeitszeiten selbst bequem zu erfassen. Hierfür sollten Zeiterfassungsterminals im Gebäude zur Registrierung von Kommen- und Gehen-Zeiten installiert werden. Darüber hinaus sollte die Arbeitszeit- oder Projektzeiterfassung auch online am PC ermöglicht werden. Vor allem aber sollten sich die Mitarbeiter durch TimePunch nicht kontrolliert fühlen, sondern die Software als informelle Unterstützung ansehen.

Wesentlichen umfasste sein Anforderungskatalog die folgenden Aspekte:

• Mitarbeiter sollten die Zeiterfassung als Unterstützung und nicht als Kontrolle ansehen
• Die Benutzeroberfläche/ das Interface der Software sollte übersichtlich sein, damit die Mitarbeiter die Software gerne und regelmäßig benutzen
• Viele mögliche Erfassungsmöglichkeiten (Terminals, Online, PC)
• Ein online Zugang außerhalb des Unternehmens sollte vorhanden sein
• Zeiten sollten an einem Terminal mit Chipkarte automatisch erfasst und gespeichert werden
• Manuelle Korrekturen bei Fehlern und stundenbasierte monatliche Abrechnungen sollten möglich sein
• Integrierte Urlaubsplanung und Genehmigung

Schnelle Installation – „Die Software hat von Beginn an problemlos funktioniert“

Die größte Herausforderung bei der Installation der neuen Zeiterfassungssoftware war die Migration der Daten aus dem alten System. „Trotz der schwierigen Ausgangssituation mit der alten Software, hatten wir keinerlei Probleme beim Umstieg. Der Datenimport zu TimePunch gestaltete sich wesentlich schneller und einfacher als wir es am Anfang dachten.“ Die Erfassungsterminals und die circa 200 Chipkarten erhielt SINC per Post und montierte sie an zentralen Standorten im Firmengebäude. Nachdem alle Mitarbeiter einen Account im System hatten, war alles bereit, um die Zeiterfassungssoftware in Betrieb zu nehmen. Durch ihr gutes Interface und die damit verbundene intuitive Bedienbarkeit wurde die Software sofort von allen Mitarbeitern problemlos angenommen.

Einsparungen durch TimePunch – „Die Software ist ihr Geld absolut wert“

Die Vorteile der Software zeigten sich schnell und SINC profitierte von dem durchdachten Rechte- und Rollensystem der Projektzeiterfassung von TimePunch PRO. Für SINC ein signifikanter Vorteil um die tägliche Arbeit des Unternehmens, die fast ausschließlich aus Projektgeschäften besteht, noch effizienter zu machen. Projektleiter haben jederzeit den Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Projektmitglieder. Auch Kunden profitieren hiervon. TimePunch ermöglicht es die Arbeitszeit, die für einen Kunden aufgewendet wird, genau zu beziffern und schafft somit Transparenz.

Obwohl SINC mittlerweile circa 200 Mitarbeiter beschäftigt, genügt am Ende des Monats eine stichprobenartige Prüfung der Zeiten und gegebenenfalls eine manuelle Korrektur, bevor die Daten zur Fakturierung weitergegeben werden.