Zwischen dem ersten Kontakt mit der Software online-ganztagsschule.de und dem Start der Online-Anmeldung für das Ganztagsschulangebot am Gymnasiums Oldenfelde vergingen nur zwei Wochen. Denn der Ganztagskoordinatorin Antje Stolle war schnell klar: „Diese Software ist die Lösung für die komplexe und aufwändige Organisation und Verwaltung unseres Ganztagsschulbetriebs“. Mit potentiellen 350 Schülerinnen und Schülern der Klassenstufen fünf bis sieben und rund 18 Kursleiterinnen und Kursleitern standen die Organisatoren regelmäßig vor einer Mammutaufgabe: „Wir haben mit Excellisten gearbeitet, die bereits beim Erstellen veraltet waren. Die Listen mussten wöchentlich mit viel Aufwand aktualisiert werden. Eine Überprüfung der Anwesenheiten war kaum machbar“, berichtet Stolle. „Nachdem ich zum zweiten Schulhalbjahr 2019 die Aufgabe der Ganztagskoordinatorin übernommen habe, war mir eine funktionierende, verlässliche und in der Handhabung einfache Lösung wichtig – und das ist nur mit einer Software möglich.“

Onlinekurswahl und Pflege der Schülerdaten mittels Software

Bei der Suche nach einem geeigneten Programm stieß Antje Stolle auf die Software online-ganzttagsschule.de. „Bei der Auswahl der Software war mir eine Onlinekurswahl mit Pflege der Schülerdaten wichtig“, erklärt Stolle. Eine Hürde stellten kurzfristig die Kosten für die Software dar. Doch auch der Schulleiter des Gymnasiums Oldenfelde war der Ansicht, dass eine vernünftige Lösung für die Verwaltung des Ganztagsangebots notwendig ist und dafür Geld investiert werden muss.

Online-Anmeldung liefert alle wichtigen Informationen

Mit der Software online-ganztagsschule.de wählen Eltern für ihre Kinder bzw. die Schülerinnen und Schüler selbst das Ganztagsschulangebot online aus. Die Daten gelangen unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen direkt in die Anwendung. „Damit steht den Kursleiterinnen und Kursleitern sowie dem Ganztagsschulbeauftragten alle wichtigen Informationen zur Verfügung“, erklärt Markus Bechert, Produktmanager online-ganztagsschule.de. Per Knopfdruck liefert die Software z.B. Kursanmeldungen, Anwesenheits- oder Abwesenheitslisten. Klassenlehrer erhalten eine Übersicht, welche Kinder am Ganztag teilnehmen. „Dies führt zu einer deutlich verbesserten Kommunikation und spart vor allem sehr viel Zeit“, sagt Bechert.

Zwei Modelle für die Kurszuteilung der Schüler

Beim Gymnasium Oldenfelde verläuft die Kurszuteilung nach dem Prinzip „First come, first move“. Die Schüler und Eltern sehen in der Anmeldemaske nur die Kurse, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch verfügbar sind. Die Ganztagskoordinatorin Stolle hält an diesem Modell fest: „Die Schülerinnen und Schüler werden hierdurch motiviert, sich zeitnah für die Ganztagsschulbetreuung anzumelden.“ Mit online-ganztagsschule.de ist allerdings auch eine Mehrfachanmeldung mit einer automatisierten Kurszuteilung möglich. Dabei wählen die Schülerinnen und Schüler für einen vorgegebenen Zeitraum z.B. ein Schulhalbjahr mehrere Kurse aus und priorisieren diese. Ein Algorithmus entscheidet dann, welches Kind welchen Kurs in einer Phase zugeteilt bekommt und sorgt damit für eine automatisierte und gerechte Zuteilung der Kurse.

Einfach in der Handhabung und selbsterklärend

Antje Stolle ist sehr zufrieden mit der Software online-ganztagsschule.de: „Die Einrichtung der Anwendung ist definitiv machbar. Denn die Software ist einfach und selbsterklärend. Der Aufwand bei der ersten Einrichtung ist nicht sehr hoch und kostet dank der tollen Unterstützung von Herrn Bechert nicht viel Zeit.“ Auch die Kursleiter und Klassenlehrer seien von der Software begeistert. Allerdings hat Antje Stolle noch ein paar Erweiterungswünsche: „Eine automatische Sortierung der Kinder nach Nachnamen wäre schön. Zudem wäre eine Abfrage bei Kursausfall hilfreich, die uns gleich zu Beginn des Halbjahres die Info gibt, ob ein Kind dann nach Hause gehen darf oder in der Schule weiter betreut werden soll.“

Tagesaktuelle Anwesenheitslisten

Die Pflege der Abwesenheitslisten übernimmt am Gymnasium Oldenfelde eine Mitarbeiterin im FSJ (Freiwilliges Soziales Jahr). Kranke Kinder werden gleich am Morgen von ihr im System entschuldigt. Mit Hilfe der tagesaktuellen Anwesenheitslisten sehen die Kursleiter damit sofort, ob Kinder unentschuldigt fehlen. Ist dem so, dann erhält der Klassenlehrer eine Information, so dass dieser mit dem betroffenen Kind Kontakt aufnehmen kann. Sollte es sich dabei um ein Kind handeln, das sich im Laufe des Tages krank gemeldet hat, gibt der Klassenlehrer die entsprechende Information an die Ganztagskoordinatorin zurück und entschuldigt das Kind.

Unterstützung der Eltern bei der Online-Anmeldung

Im Gymnasium Oldenfelde haben etwa ein Drittel der Kinder einen Migrationshintergrund. Auch eine Integrationsklasse für Flüchtlingskinder gibt es. Eltern, die keinen Computer zuhause haben oder nur schlecht bzw. gar nicht die deutsche Sprache lesen können, dürfen in der Wahlwoche den Computerraum zu einer bestimmten Zeit nutzen. Dort erfahren sie bei der Anmeldung ihrer Kinder zum Ganztag Unterstützung.

Planung für das nächste Schuljahr hat begonnen

Nach dem erfolgreichen Blitzstart zum zweiten Schulhalbjahr 2019 laufen bereits vor Pfingsten die Vorbereitungen für das nächste Schuljahr 2019/2020. Die Wahlwoche, welche übrigens die einzige Woche ist, in der die Eltern Zugriff auf das System haben, startet am Pfingstmontag. Vorab werden die Eltern per Brief über die Onlinewahl des Ganztagsangebots für das nächste Schuljahr informiert. „Durch diese frühe Wahl erhalten die Eltern zum Schuljahresende zusammen mit dem Zeugnis den Stundenplan für die Ganztagsschulbetreuung ihres Kindes“, erklärt Stolle. „Die Eltern der neuen Fünftklässler erhalten alle Informationen zur Onlineanmeldung für das Ganztagsschulangebot beim Elternabend.“ Auch für die Lernförderung möchte Antje Stolle die Software zukünftig einsetzen. Denn hier ist eine verlässliche Überprüfung der Anwesenheiten mindestens genauso wichtig, wie im Ganztag.

Nachbarschulen möchten ebenfalls online-ganztagsschule.de nutzen

Schnell hat sich bereits in den Nachbarschulen die erfolgreiche Organisation des Ganztagsschulbetriebs am Gymnasium Oldenfelde herumgesprochen. „Die Kollegen sind begeistert und möchten sich die Software ebenfalls besorgen“, berichtet Stolle.