Im Laufe der Jahre wuchs mit dem Erfolg des Unternehmens auch die Belegschaft. Um Zeiten und Ressourcen zu sparen war der Umstieg von einer internen zu einer externen Lohnbuchhaltung unabdingbar. Auch die Erneuerung der veralteten Zeiterfassungssoftware war notwendig, um die Lohn- und Gehaltabrechnungen weiterhin im Überblick zu behalten und zu vereinfachen. 2017 entschied sich die Geschäftsleitung schließlich für TimePunch Pro. Überzeugen konnte vor allem die Schnittstelle zu DATEV, die TimePunch gewährleistet.

Ein Unternehmen im Wandel

Als Familie Kölling 2014 HP-Etikett von ihren Vorgängern, den Eheleuten Pfannenschmidt – Hoop übernahm, war klar, dass sich die Firmenphilosophie nicht ändern wird. Das Unternehmen wird weiterhin nach den bewährten und bestehenden Werten fortgeführt. Was sich allerdings mit der Zeit veränderte, ist die Größe der Firma. Herr Kölling erkannte, dass ein Umstieg zu einer externen Lohnbuchhaltung notwendig ist, um wichtige Ressourcen einzusparen. Um eine Schnittstelle zwischen HP-Etikett und dem Steuerbüro zu schaffen, forderte dieses eine DATEV-Schnittstelle, die vor allem dem Steuerberater die Abrechnung erleichtert. Nachdem das Steuerbüro einige Zeiterfassungssysteme vorgeschlagen hat, entschied sich Familie Kölling für die Nutzung von TimePunch Pro. Es waren die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten und die Maßanfertigung des Programms, die schließlich im Vergleich zur Konkurrenz überzeugen konnten.

„Unser Wunsch war eine aktuelle und flexible Software“

Vor der Umstellung zu TimePunch arbeitete die Firma bereits mit einer französischen Zeiterfassungssoftware. Problem hierbei war die fehlende Aktualität des Programms. Es gab unter anderem keine Schnittstelle zu DATEV, die in Zeiten wirtschaftlicher Expansion unabdingbar ist. Mit der DATEV-Software werden monatlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen schafft die Software Synergiepotenziale zwischen Unternehmen und Steuerberater. Beide Seiten profitieren durch das Outsourcing. TimePunch gewährleistet diese Schnittstelle, wodurch auch HP-Etikett von den Vorteilen der Kosten und Zeitersparnis profitieren kann.

Der Umstieg zu einem deutschen Zeiterfassungssystem sollte außerdem die automatische Anpassung an deutsche Richtlinien gewährleisten. TimePunch kennt beispielsweise alle deutschen Feiertage. Diese müssen also nicht manuell eingepflegt werden.

„Die Anpassungsfähigkeit des Programms ist mir besonders wichtig.“ (Herr Kölling, Geschäftsleitung)

Herr Kölling hatte außerdem den Wunsch nach mehr Flexibilität innerhalb des Programms. Da seine Mitarbeiter auch schichtweise arbeiten, war es ihm wichtig in Zukunft eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, welche auch wechselnde Arbeitszeiten übersichtlich dokumentieren kann. TimePunch sollte die Auswertung der Daten vereinfachen und hierbei Transparenz schaffen.

„TimePunch hat die Software an unsere Wünsche angepasst“

Die Vorteile von TimePunch hat auch Herr Lehmann, der für die Verwaltung des Programms zuständig ist, schnell erkannt. Im Vergleich zum Vorgänger, erfüllt die neue Software nicht nur den Wunsch nach mehr Flexibilität. Mit dem direkten und persönlichen Kontakt zum Kundensupport von TimePunch war es möglich die Software nach den eigenen Wünschen zu gestalten. Diese Maßfertigung wird von HP-Etikett sehr geschätzt. Neben den zahlreichen bereits vorhandenen Listen zur Auswertung, die beispielsweise Wochenendarbeitszeiten und Feiertage umfassen, wurden für HP-Etikett auch eigene Berichte erstellt und in die Software integriert, die so direkt genutzt werden können.

„Durch die Software bleibt kein Wunsch der Geschäftsleitung offen.“ (Herr Lehmann, Kundenbetreuung)

Auch der Steuerberater schätzt die Transparenz, die ihm so gewährleistet wird, er spart durch TimePunch ebenso Zeit und Ressourcen.

„Die Installation der Software verlief problemlos“

Vor allem bei der Implementierung der neuen Software nutzte HP-Etikett den persönlichen Kontakt zum Kundensupport. Die Firma ließ sich beraten und schaffte in Zusammenarbeit mit TimePunch eine Software, die auf ihre Wünsche zugeschnitten ist. Die Möglichkeit den Support auch nach der Integration bei möglichen Problemen jederzeit persönlich zu kontaktieren, wird von Herrn Kölling ebenfalls als großer Vorteil wahrgenommen.

HP-Etikett nutzt TimePunch heute ausschließlich für die internen Zwecke der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter besitzt eine Chipkarte, mit der er seine Kommen – und Gehen Zeiten an einem festinstallierten Terminal am Eingang der Firma registriert. Von Beginn an wurde die Software von allen Mitarbeitern genutzt und positiv aufgenommen. Mit der Umstellung hatten sie keine Probleme.

„Die Bedienung der Software ist einfach und selbsterklärend.“ (Herr Lehmann, Kundenbetreuung)

TimePunch gewährleistet außerdem die Fairness und Transparenz gegenüber den Mitarbeitern. Diese bekommen mithilfe der Software am Anfang jeden Monats eine Übersicht ihrer geleisteten Stunden und überprüfen diese individuell, bevor die Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Mit der Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware erfüllt HP-Etikett schon heute die vom Europäischen Gerichtshof geforderte Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter.