• Cryptshare für Behörden: Unterstützung bei Umsetzung elementarer DS-GVO-Anforderungen
• Bundesweite Pro-Bono-Aktion: Kostenlose Lizenzen für Schulen in öffentlicher Trägerschaft

Die Digitalisierung ist eine der größten Chancen und zugleich Herausforderungen der aktuellen Zeit. Sie betrifft alle Bereiche, prägt und verändert in immer stärkerem Ausmaß das Leben und Arbeiten der Menschen. Das gilt auch für zwei Bereiche, in denen Kommunikation elementar wichtig ist: Behörden und Bildung. Hierfür hat Cryptshare ab sofort zwei Lösungen im Portfolio. Dank „Cryptshare für Behörden“ können Behörden zentrale Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung sowie interne Datenschutz-Richtlinien umsetzen. Und mit „Cryptshare for Schools“ bietet der Software-Anbieter mit Sitz in Freiburg im Breisgau ab sofort kostenlose Software-Lizenzen für alle deutschen Schulen in öffentlicher Trägerschaft an. Er fördert damit die datenschutzgerechte Kommunikation in Behörden, der Schulverwaltung, bei Lehrkräften, Eltern und Schülern.

Es ist amtlich: Mit dem 2013 beschlossenen „E-Government-Gesetz“ und dem 2014 verabschiedeten Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ hat die deutsche Bundesregierung die Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft geschaffen. Alle Bundesbehörden sind bis 2020 angehalten, die vollständige elektronische Aktenführung einzuführen.

Bereits jetzt findet der Austausch mit Behörden im Zuge der Digitalisierung zunehmend elektronisch statt, die Anwendungsfälle reichen von Steuer- und Gebührenbescheiden über Wohnsitzanmeldungen bis hin zu Kindergeldanträgen. Gleichzeitig erfolgt der Belegversand in Behörden jedoch standardmäßig noch immer per Post, mit nicht unerheblichen Kosten für Porto, Umschläge und Papier.

Cryptshare macht sichere Informationsübertragung amtlich

Vor allem aber kommen gerade hier Bedenken in punkto Sicherheit, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit ins Spiel. Denn Bürger und Unternehmen möchten sichergestellt wissen, dass Daten bei ihrer Kommunikation mit Behörden sicher übertragen und auch vom gewünschten Empfänger erhalten werden. Schließlich handelt es sich um personenbezogene Daten und um schützenswerte Informationen.

Seit die DS-GVO im Mai 2018 endgültig in Kraft getreten ist, müssen betroffene Unternehmen und Behörden Datenschutzverletzungen anzeigen. Hierbei stehen Betreiber kritischer Infrastrukturen, darunter Behörden, unter besonders strenger Beobachtung – zumal auch der potenzielle Reputationsschaden nicht unterschätzt werden darf.

Hier setzt der deutsche Software-Anbieter mit „Cryptshare für Behörden“ an: Mit Funktionen wie der E-Mail-Schutz-Klassifizierung und zahlreichen Möglichkeiten an zentral festlegbaren, umfassenden Einstellungen können Behörden elementare Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung umsetzen – ebenso wie interne Richtlinien zum Datenschutz.

In Einklang mit der DS-GVO

Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance-Standard, den die DS-GVO fordert. Die Cryptshare-Funktion zur Schutz-Klassifizierung ermöglicht es den Anwendern, Daten nach dem Grad ihrer Schutzbedürftigkeit einzustufen, um jede ausgehende Nachricht mit einem adäquaten Sicherheitsgrad versenden zu können. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise streng vertrauliche Informationen wie gefordert als verschlüsselter Anhang mit einem Einmalpasswort und mit nachvollziehbarer Empfangsbestätigung versendet werden können.

Behörden können zudem den postalischen Belegversand ablösen und verschlüsselt digitalisieren – um so nicht nur den administrativen Aufwand zu reduzieren, sondern auch Kosten zu sparen und Fehlerquellen zu vermeiden. Des Weiteren können sie die Bildung einer Schatten-IT und von Datenlecks vorbeugen. Gerade große digitale Datenmengen, die sich nicht per E-Mail versenden lassen, können Anwender dazu verleiten, andere Hilfsmittel zu verwenden – wie USB-Sticks, File-Sharing-Lösungen oder Cloud-Dienste, die sie vor allem aus dem privaten Bereich kennen. Das Ergebnis ist der unter dem Schlagwort „Schatten-IT“ bekannte Einsatz nicht autorisierter Software. Oft sind damit Kommunikationsvorgänge verbunden, die protokolliert und archiviert werden müssten, ohne dass ein Archivsystem angebunden ist. Gerade bei Behörden gehen viele Daten ein, die dann entsprechend kategorisiert und abgelegt werden müssen.

Bereits im Einsatz ist Cryptshare beispielsweise im Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis. Die Lösung unterstützt die Anlaufstelle für die Belange von 210.000 Einwohnern bei ihrer Umstellung hin zum papierlosen Büro: „Cryptshare hilft uns, den Digitalisierungsprozess in unserer Verwaltung weiter voranzubringen und Medienbrüche zu vermeiden. Die Mitarbeiter schätzen besonders die Benutzerfreundlichkeit der Software und setzen sie deshalb ganz selbstverständlich ein“, fasst IT-Leiter Dieter Engesser die bisherigen Erfahrungen zusammen.

Cryptshare macht Schule

Auch an den zentralen Orten der Bildung und Erziehung, den Schulen, prägt und verändert Digitalisierung in immer stärkerem Ausmaß das Leben und Arbeiten der Menschen. Und obwohl Kultus Ländersache ist und in Deutschland auf 16 verschiedene Weisen gehandhabt wird, ist eines allen Beteiligten gemein: Das Ziel, ihrem Bildungsauftrag nachzukommen und Schüler erfolgreich auf ihre Zukunft vorzubereiten.

Hierfür ist Kommunikation im Bildungsumfeld elementar wichtig, in der Verwaltung und unter den Lehrkräften, mit Behörden, Eltern und Schülern. Einerseits ist die Kommunikation durch die neuen technischen Möglichkeiten, besonders durch Social Media, heute so schnell und einfach wie nie zuvor. Andererseits bergen gerade Instant-Messaging-Dienste in vielerlei Hinsicht erhebliche Risiken und sind nicht in Einklang mit gesetzlichen Vorgaben wie der DS-GVO zu bringen. Zumal es um einen hochsensiblen Bereich geht, nicht nur bei den Schulnoten.

Bundesweite Initiative für kostenlose Lizenzen

Schulleitungen und Lehrkollegium, Eltern und schulische IT-Dienstleister sind gleichermaßen gefordert, die Kommunikation nicht nur zu ermöglichen, sondern auch datenschutzgerecht zu sichern. Der deutsche Software-Anbieter Cryptshare bietet daher ab sofort kostenlose Lizenzen für alle deutschen Schulen in öffentlicher Trägerschaft an.

„Unser Team besteht ja nicht nur aus ehemaligen Schülern, viele von uns und ich selbst sind inzwischen Eltern schulpflichtiger Kinder. Die Kommunikation an und mit Schulen kennen wir daher nicht nur aus erster Hand, sie liegt uns auch persönlich am Herzen“, so Dominik Lehr, Gründer und CEO der Cryptshare AG. „Da wir um die generell begrenzten Budgets im Schulumfeld wissen, haben wir uns entschlossen, die Initiative ‚Cryptshare for Schools‘ ins Leben zu rufen. Damit möchten wir gerne unseren Beitrag leisten und an die Gesellschaft zurückgeben – so dass sich Schulen nicht länger um sichere und DSGVO-konforme Kommunikation sorgen müssen, sondern wieder voll auf ihre Bildungsaufgabe konzentrieren können.“

Weitere Informationen

Weiterführende Informationen zur sicheren Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden finden sich hier. Cryptshare ist in diesem Jahr erstmals auf der PITS (2. und 3. September, Hotel Adlon in Berlin, Standnummer 49) vertreten, dem Fachkongress Deutschlands für IT- und Cybersicherheit bei Staat und Verwaltung.

Weiterführende Informationen zur Pro-Bono-Aktion gibt es hier. Darunter findet sich auch eine Übersicht über die Anforderungen an schulische Kommunikation aus unterschiedlichsten Perspektiven: Schulleitungen, Lehrer, Eltern und Schüler sowie schulische IT-Dienstleister.