Elektronische Signaturen gewährleisten die Echtheit wichtiger Business-Dokumente. Um mit DocuWare erstellte Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben, arbeitet der Spezialist für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung mit dem Signatur-Dienstleister Validated ID zusammen. DocuWare Anwender profitieren von rechtskräftigen Dokumenten, reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow im Unternehmen. Den Sicherheitslevel der Signatur, fortgeschritten oder qualifiziert, wählen Anwender entsprechend ihrer Anforderungen selbst aus.

„Elektronische Signaturen sind ein notwendiger Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens, unabhängig von der Größe. Ziel der Kooperation mit Validated ID ist es, unseren Kunden eine schnelle und sichere Lösung zur Verfügung zu stellen, um elektronische Signaturen direkt in Workflow-Dokumente einzufügen, ohne die Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen", begründet DocuWare Geschäftsführer Dr. Michael Berger die Kooperation.

Signierung über geprüften Trust Service Provider

Die Anwendung VIDsigner von Validated ID ist nahtlos in den DocuWare Workflow Manager integriert und bietet drei Möglichkeiten der elektronischen Signatur:

1. Remote-Signatur: Signiert ein Remote-Benutzer ein per E-Mail gesendetes Dokument, wird seine Identität zunächst von Validated ID bestätigt. Der Signatur-Dienstleister sendet ihm per SMS einen Code, um das Dokument zu überprüfen, zu signieren und wieder in das Workflow-System einzubinden.
2. Biometrische Signatur: In diesem Fall verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit, die mit der Signatur in das Dokument eingebettet werden. Signierte Dokumente werden sofort wieder an das Workflow-System übermittelt. Rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte sind hierbei zugelassen.
3. Zentrale Signatur: Die Identität des Remote-Signierenden wird durch Validated ID verifiziert, bevor er das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt Validated ID die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.

Zu den weiteren Funktionen, die Prozesse beschleunigen, gehören:

• Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument durch Identifizierung von spezifischem Ankertext, um zu bestimmen, wo die Signatur platziert werden soll. Wenn der Benutzer beispielsweise „Kundensignatur" als Ankertext angibt, wird das System diesen Ort intuitiv für elektronische Signaturen anbieten.
• Gleichzeitige Verwendung von einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente. Nach der Signierung werden diese wieder in das Workflow-System eingebunden.
• Übersichtliche Darstellung der Details einer elektronischen Signatur innerhalb des mit jedem signierten Dokument verbundenen Workflows, so dass alles nachvollziehbar ist.

Kostenloser Signatur-Service für Cloud-Kunden

Der Signatur-Service ist im Cloud-Angebot von DocuWare enthalten. DocuWare Cloud-Kunden können sich kostenlos für den Service anmelden. Für die Kunden vor Ort oder Unternehmen, die eine nutzungsabhängige Abrechnung bevorzugen, liegt der Einstiegspreis bei nur 25 Cent pro Unterschrift.

Die Einrichtung des Signaturdienstes ist ganz einfach. Die Benutzer registrieren ihr Unternehmen nur einmalig, indem sie Informationen über ein DocuWare-Formular übermitteln und die Anwendung Validated ID abonnieren.