Betroffen vom Supportende sind laut Security-Anbieter Intra2net allein 31 Prozent der KMU, die mit Office 2010 arbeiten. Zwar gibt es – wie auch schon beim Supportende von Windows 7 – eine verlängerte Ausspielung von Sicherheitsupdates von Seiten Microsofts. Bei längerer Nutzung der Lizenzen gehen die Unternehmen jedoch schwerwiegende und potenziell gefährliche Sicherheitsrisiken ein. Denn für Firmen bedeutet der auslaufende Support, dass Microsoft keine Fehlerbehebungen, Produktverbesserungen oder Sicherheitsfixes für Sicherheitslücken von Office 2010, die ab diesem Datum entdeckt und gemeldet werden, mehr durchführt. Auch der technische Support bei Microsoft, als Hilfestellung für die Administratoren in den Unternehmen, ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr per Telefon oder Chat erreichbar. Damit Unternehmen nicht in die Sicherheitsfalle tappen, sollten Unternehmen umgehend auf eine neuere Version von Microsoft Office upgraden: 

Teuerste Variante: Direkter Umstieg auf die neueste Version Office365

Unternehmen, die jetzt direkt auf das aktuellste Office-Paket und damit auf Office365 wechseln, müssen mit einem hohen finanziellen Aufwand rechnen. Dafür erhalten sie die neuesten Sicherheitsstandards und können die aktuellsten Office-Anwendungen nutzen. Da Office365 in der Cloud ständig aktualisiert wird, ohne dass eine neue Version angeschafft und ausgerollt werden muss, haben Unternehmen eine langfristige Lösung mit Abo-Modell, die für IT-Administratoren nur wenig Aufwand bedeutet.

Gebrauchte Lizenzen neuerer Versionen sind sicher und günstiger

Eine Alternative ist wie schon beim Supportende von Windows 7 die Nutzung von gebrauchten Lizenzen für Microsoft Office 2016 oder 2019. Unternehmen sparen so bis zu 70 Prozent der Kosten gegenüber der neuesten Cloud-Variante. Die IT-Abteilung steckt zwar einen großen Anteil an Zeit in das Upgrade auf Microsoft Office 2016 oder 2019, doch bleibt der Support noch ein paar Jahre bestehen und das zu wesentlich geringeren Kosten als die Anschaffung neuer Lizenzen oder ins Abomodell von Microsoft wechseln zu müssen. Der Support für Office 2016 wird von Microsoft noch bis Oktober 2023 beziehungsweise für Office 2019 sogar bis Oktober 2025 unterstützt. Auch die Integration der Add-ons wird gewährleistet. 

Eine seit mehreren Jahren erprobte Software wie Office 2016 oder 2019 bietet noch weitere Vorteile: Die Software ist bereits ausgereift und verschiedenste Software-Anwendungen darauf angepasst, was erheblich zur Stabilität der IT-Infrastruktur beiträgt. Zudem bleibt der Herstellersupport bis 2025 bestehen. Genügend Zeit also für den nächsten Roll-out zum Supportende.

Hybride Cloud-Strategie als langfristiges Ziel

Für die Zukunft sollten Unternehmen und deren IT-Abteilungen mittel- bis langfristig eine hybride Lizenzstrategie in Erwägung ziehen. Denn bei einem hybriden Cloud-Modell können Unternehmen mitunter 60 Prozent an Budget einsparen, wenn nicht alle Mitarbeiter mit Office365 arbeiten. Ein gewisser Prozentsatz an Mitarbeitern kann sicherlich auch ohne Probleme auf ältere Lizenzen aus dem Gebrauchtsoftwaremarkt setzen, ohne Einbußen beim Arbeitsprozess hinzunehmen. Unternehmen mit dieser Strategie setzen eher auf eine Kombination mit Software aus zweiter Hand, um die Kosten so gering wie nötig und den Sicherheitsfaktor aber so hoch wie möglich zu halten. Dabei sollten sie die ihnen zur Verfügung stehenden Alternativen wie Gebrauchtsoftware von Office 2016 und Office 2019 vor dem Kauf auf die rechtskonforme Übertragung prüfen. Außerdem kommt es noch auf die Datenschutzkonformität an. Diese ist bei On-Premise-Lizenzen wesentlich höher als bei internationalen Cloud-Lösungen. Für viele europäische Unternehmen, die die volle Kontrolle über ihre sensiblen Daten erhalten wollen, gewinnt der bereits totgesagte Ansatz mit On-Premise-Datenerhaltung und -Softwarenutzung erneute Popularität.  

Doch auch bei gebrauchten Lizenzen endet der Support einmal. Unternehmen und deren IT-Administratoren sind gut beraten, sich gut ein bis zwei Jahre vor Auslaufen einer Version einen Reminder zu setzen beziehungsweise die Nachrichten von Microsoft ernst zu nehmen. Mittlere und große Unternehmen benötigen ausreichend Zeit, um die Implementierung neuer Software zu planen und durchzuführen.