Als Reaktion auf einen zunehmend wettbewerbsintensiven globalen Markt gab Suez eine Modernisierung seiner IT-Systeme in Auftrag und leitete Maßnahmen zur Erneuerung der Verwaltung und des Zugriffs auf vorhandenes Wissen ein. Zu den angestrebten Erfolgsfaktoren gehören die Beschleunigung von Geschäftsprozessen, die Reduzierung des IT-Aufwands und der laufenden Systemkosten sowie neue Ansätze, Wissen für einen einfachen und gezielten Zugriff auf jedem Endgerät und System bereitzustellen.

Das Mandat führte zu der Forderung, Lotus Notes mit einem modernen DMS-System abzulösen und dessen Funktionen der globalen Autorengemeinschaft bereitzustellen. Als Zielsystem wurde SharePoint als eines von mehreren DMS ausgewählt. Die Wahl des Nachfolgesystems für die bisherige Bereitstellung der Inhalte durch Domino fiel auf Theum. Theum ermöglicht einen komfortablen, direkten und antwort-orientierten Zugriff auf dokumentiertes Wissen, ohne dass dabei Dokumente selbst bereitgestellt oder geöffnet werden müssen. Das spart Zeit auf Seiten der Anwender und Traffic durch Vermeidung der Übertragung ganzer Dokumente.

Die Migration stellte eine besondere Herausforderung dar, da die Notes-Datenbanken eine Mischung von Notes-nativ verfassten Dokumenten und Anhängen in Form von Standard-Microsoft-Office-Dokumenten, PDFs, Zeichnungen und anderen Medien enthielten. Das gesamte Wissen musste in SharePoint eingebracht und für ein zweites DMS vorbereitet werden. Der resultierende Dokumentensatz erforderte eine sehr hochwertige Extraktion und Konvertierung von Notes-nativen Inhalten in Microsoft Word, kombiniert mit der Extraktion von Anhängen und einer vollständigen Metadatenmigration. Da aus der Formatierung Beziehungen zwischen Wissensbausteinen abgeleitet werden sollten, war ein Konvertierungsprozess mit minimalem Qualitätsverlust von größter Bedeutung.

Mit dem Einsatz von Theum® zusammen mit Hyper.Net® – einem Schwesterprodukt mit Notes-Konvertierungstechnologie – unterstützte die Theum AG die Implementierung eines einfach zu bedienenden, durchgängigen Prozesses, mit dem das Wissen aus diversen Notes-Datenbanken unternehmensweit migriert werden konnte. Die Notes-DB-Inhalte werden zunächst in Standard-Notes-DXL-Dokumente exportiert. Ein Theum-basiertes Werkzeug mit Hyper.Net-Technologie extrahiert dann die DXL-Inhalte und generiert entsprechende Word-Dokumente sowie Anhänge und Metadaten-Deskriptoren. Eine Importfunktion lädt dieses Ergebnis dann direkt in SharePoint Bibliotheken und fügt die Metadaten an. Zuletzt wird der resultierende Dokumentensatz dann in Theum-Wissensbanken für einen intelligenten, dokumentenfreien Wissenszugriff eingebracht.

Weitere Vorteile der Lösung:

• Komplette Migration von Notes Inhalten in moderne Systeme dergestalt, dass eine nahtlose weitere Pflege und Fortschreibung möglich sind.

• Präziser Zugriff auf Wissen ohne Umweg über DMS, Applikationen und andere Hürden durch ein zentrales Portal.

• Verbesserter Informationsfluss durch die Möglichkeit eines schnellen Austauschs dokumentierten Wissens zwischen heutigen und künftigen Systemen sowie dessen nahtlose Integration in vorhandene Anwendungen.