Er gehört zu den sehr zeitaufwändigen und eher unbeliebten Aufgaben eines Handwerkers: Der telefonische Kundenservice. Handwerker möchten sich in Ruhe auf ihr Kerngeschäft fokussieren und beim Kunden gute Arbeit erledigen, anstatt sich mit dieser Art von administrativen Aufgaben herumzuschlagen.

Die Wichtigkeit der telefonischen Erreichbarkeit

Untersuchungen des Deutschen Dialogmarketing Verbands zeigen, dass 82% der Befragten das Telefon für die erste Kontaktaufnahme mit Unternehmen wählen. Vor allem in der Handwerksbranche bedeutet telefonische Erreichbarkeit, dass Aufträge angenommen und Kunden zufriedengestellt werden können. Wenn diese auf der Suche nach kompetenten Handwerkern ins Leere telefonieren, ist es nur verständlich, dass sie den nächsten Anbieter kontaktieren, um schnell fündig zu werden.

Problematisch ist dabei jedoch, dass Handwerker den Großteil ihrer Arbeitszeit entweder beim Kunden oder auf dem Weg von Kunde zu Kunde verbringen. In vielen Fällen sind sie mitten in einer Auftragsdurchführung, haben alle Hände voll zu tun und kaum eine Möglichkeit Anrufe anzunehmen, geschweige denn einen Überblick über freie Termine und Kapazitäten zu haben.

Anrufannahme und Terminbuchung in einem Service

Was wäre also eine Lösung für das Problem der nicht beantworteten Anrufe? Die wenigsten, vor allem kleine Handwerksbetriebe können keinen finanziellen Aufwand betreiben, eigens eine Bürokraft zur Beantwortung der Anrufe einzustellen. Auf der anderen Seite finden Handwerker selbst nicht die Zeit und wollen sich auch nicht mit der Anrufannahme beschäftigen. Mithilfe eines externen Sekretariatsservices können Handwerksbetriebe dennoch kostengünstig und einfach ihre telefonische Erreichbarkeit sichern und sich ungestört ihrer Arbeit widmen.

Neben der reinen Anrufannahme ist eine direkte Terminbuchung möglich, sodass Kunden sofort ein Termin im vom Handwerker festgesetzten Zeitfenster angeboten werden kann. Mithilfe von Online-Kalendertools wird der Terminkalender zu jeder Zeit aktuell und strukturiert gehalten. Gesprächsnotizen werden nicht mehr unübersichtlich auf einen Zettel geschmiert oder wichtige Informationen vergessen, sondern das Wichtigste ist digital, transparent und übersichtlich zusammengefasst. So kann sich jeder Handwerker ein kleines Zeitfenster pro Tag freiräumen, um sich einen Überblick über die eingegangenen Anrufe, Gesprächsnotizen und vereinbarten Termine zu machen, ohne dabei wichtige Arbeitszeit beim Kunden opfern zu müssen.

Der erste Eindruck legt den Grundstein für die Entscheidung der Kunden

Die Entscheidung, einen bestimmten handwerklichen Betrieb zu wählen, hängt keinesfalls nur vom Preis der Dienstleistung ab. Verkaufs- und Kommunikationstrainer Lars Schäfer meint, dass es meist damit zu tun hat, „wie Kunden behandelt wurden und welche Erfahrungen sie gemacht haben.“ Die meisten Anrufer entscheiden aufgrund des ersten Eindrucks, ob sie die Leistung in Anspruch nehmen oder zur Konkurrenz gehen. Eine professionelle, zuverlässige und personalisierte Anrufannahme ist also das Aushängeschild eines Handwerksbetriebs, das es gilt, möglichst positiv zu gestalten.

Ob lediglich zu Stoßzeiten, außerhalb der Öffnungszeiten oder als permanente Unterstützung – eine externe Telefonassistenz, die Anrufe professionell beantwortet, sowie erste Termine vereinbart, ist für Handwerksbetriebe eine echte Entlastung und hilft, einen positiven Eindruck beim Kunden zu hinterlassen. Sie werden jederzeit professionell telefonisch betreut und Aufträge können entgegengenommen werden.

Dadurch profitieren nicht nur die Handwerker selbst, indem sie sich mithilfe eines kostensparenden Sekretariatsservices auf ihr Kerngeschäft fokussieren können, sondern auch Kunden verschwenden keine Zeit mehr mit endlosem Umhertelefonieren, um einen verfügbaren Handwerker ausfindig zu machen. So wird die Kundenzufriedenheit langfristig erhöht und der Alltag der Handwerker entlastet.