Der elektronische Rechtsverkehr startet in die nächste Runde. Nachdem bereits seit 2018 Behörden für den Empfang über einen sicheren elektronischen Übermittlungsweg gegen ein elektronisches Empfangsbekenntnis verpflichtet sind, greift nun die nächste Stufe: Spätestens zum 1. Januar 2022 (je nach Bundesland ggf. auch früher) besteht für Behörden die Verpflichtung, den sicheren Übermittlungsweg auch für die Zustellung an die Justiz zu nutzen. Als sichere Übermittlungswege gelten vorwiegend die sog. „besonderen Postfächer“ gemäß Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs; im Falle der Behörden ist dies das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Zu „Behörden“ im Sinne des Gesetzes zählen neben den Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden auch Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts sowie Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann. Somit gilt diese Verpflichtung beispielsweise auch für gesetzliche Krankenkassen, kassenärztliche Vereinigungen, die meisten Sparkassen sowie Berufsgenossenschaften.

Damit die Einführung eines beBPo, also eines „besonderen Behördenpostfachs“, einfach und effizient erfolgt, bietet Governikus für die Kommunikation zwischen Behörden und Justiz unter anderem das besondere Behördenpostfach als „beBPo as a Service“ an. Der auf der Anwendung des IT-Planungsrates Governikus MultiMessenger (GMM) basierende Service zeichnet sich durch eine sehr einfache Handhabung und geringen Aufwand auf Kundenseite aus und steuert die Kommunikation von und mit der Justiz zentral, übernimmt sämtliche technisch-juristischen Prüfungen und überführt die auf dem EGVP-System basierenden beBPo-Nachrichten in die vorhandene E-Mail-Infrastruktur. Das Originalformat bleibt dabei für eine entsprechende Aufbewahrung erhalten. Das elektronische Empfangsbekenntnis (XML) kann mit einem komfortablen Client angezeigt, bestätigt und per Drag&Drop via Mail an die Justiz zurückgesandt werden.

Die intelligente Kommunikationsplattform „NOVO CxP @beBPo“ ergänzt die Governikus-Lösungen um eine KI-basierte Inhaltsanalyse sowie um die automatisierte Zuordnung zu den verschiedenen Empfänger:innen bzw. Empfänger:innengruppen innerhalb der Behörden. Dies ist insofern elementar, da das Gesetz pro Behörde bzw. Organisation unabhängig von der Fachlichkeit lediglich ein beBPo vorsieht. Zum Einsatz kommt die künstliche Intelligenz (KI) bei der Analyse sämtlicher Bestandteile der Nachrichten. Eindeutige Begrifflichkeiten, Aktenzeichen oder andere zuordenbare Schlüsselwerte oder -daten werden definiert und die Lernfähigkeit der KI dabei genutzt. Nach Abschluss der Analyse werden die Nachrichten automatisch an das einzelne Postfach übergeben. Eine manuelle Verteilung entfällt dabei und sorgt für schlanke und schnelle Kommunikationsprozesse.

„Wir freuen uns, dass das beBPo für unsere Kunden nun so einfach und effizient in Ihre Prozesse integrierbar ist“, so Thomas Schneider, Geschäftsführer der inovoo GmbH, Inning. „Die Vielzahl von Kundenanfragen zeigt, dass die enge Verzahnung mit der Governikus-Lösung beBPo as a Service die optimale Lösung ist, um manuellen Aufwand durch automatische Prozesse abzulösen.“

„Das Zusammenspiel der Lösungen Novo CXP und beBPo as a Service bzw. GMM ist ein großer Mehrwert für alle, die mit der Justiz über ein beBPo kommunizieren müssen. Die Stärken und Vorteile beider Systeme kommen hier perfekt zum Tragen, so dass die Justizkommunikation nicht nur komfortabel, sondern für die Nutzenden in den Organisationen zum Kinderspiel wird“, freut sich Marc Horstmann, Prokurist bei Governikus und verantwortlich für den Justizbereich.