Charissé: Ziel einer Unterweisung ist in erster Linie, Beschäftigte zu informieren, zu qualifizieren, anzuweisen aber auch zu motivieren, um ein sicherheits- und gesundheitsgerechtes Verhalten zu erreichen. Das ist auch für das Arbeiten im Homeoffice wichtig und daher auch hier vorgeschrieben. Bezüglich der Vorgehensweise gibt es für die Unterweisung zunächst keine Vorgaben dazu, welche Unterweisungsmethode gewählt werden sollte. Grundsätzlich kann man etwa in der Gruppe oder jeweils einzeln unterweisen. Die Vorgehensweise sollte sich nach den Unterweisungsinhalten und den -anlässen richten. Zu beachten ist auch, dass die Unterweisung mindestens einmal jährlich zu wiederholen ist. Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht für seinen Regelungsbereich sogar zwei Mal im Jahr eine Unterweisung vor. Aber auch bei besonderen Anlässen, wie etwa bei der Einführung neuer Arbeitsverfahren oder nach einem Arbeitsunfall, ist eine Unterweisung durchzuführen. Was nicht vergessen werden darf ist, dass bereits vor Aufnahme einer Tätigkeit eine Erstunterweisung durchgeführt werden muss.

Ist für die Unterweisung persönliche Anwesenheit notwendig?

Charissé: Das hängt von den zu unterweisenden Inhalten ab. So kann ich beispielsweise das korrekte Anlegen einer persönlichen Schutzausrüstung gegen Absturz nur durch praktische Übungen vermitteln. Dieses Beispiel trifft für das Arbeiten im Homeoffice natürlich nicht zu. Hier sprechen wir eigentlich nur von Bildschirmarbeit. Dabei ist der Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel und Handlungshilfen zur Unterweisung natürlich möglich und sinnvoll. Allerdings sollten die Beschäftigten die Möglichkeit für Rückfragen haben. Die alleinige Übergabe von Unterlagen zum Selbststudium, ohne eine Möglichkeit zu einem ergänzenden mündlichen Kontakt, reicht nicht aus. Außerdem muss sich die für die Unterweisung verantwortliche Person anschließend vergewissern, dass die Unterweisung auch erfolgreich war, also sich die unterwiesene Person dementsprechend verhält.

Was ist denn das Ziel einer Unterweisung?

Charissé: Die Ursachen für Unfälle und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren liegen häufig im Verhalten der Menschen. Hier kann zum Beispiel Unaufmerksamkeit oder Bequemlichkeit ein Faktor sein. Ein klassisches Beispiel im Homeoffice wäre ein im Raum nicht sicher verlegtes Anschlusskabel des Computers. Man steht auf, denkt nicht mehr daran oder ist durch ein gleichzeitig geführtes Telefonat abgelenkt, und stolpert über das Kabel. Ein verstetigtes und damit nachhaltiges sicherheits- und gesundheitsgerechtes Verhalten erreicht man aber kaum durch eine einmalige Unterweisung. Deshalb ist eine regelmäßige Wiederholung der Unterweisung nötig. Damit wird außerdem den unterwiesenen Personen vermittelt, dass sicherheits- und gesundheitsgerechtes Verhalten keine lästige Nebensache ist. Sie sollte vielmehr ein fester Bestandteil der persönlichen Einstellung werden.

Welche Inhalte sollten bei einer Unterweisung im Homeoffice vermittelt werden?

Charissé: Was zu unterweisen ist, hängt in erster Linie von den individuellen Verhältnissen am Arbeitsplatz und den verrichteten Tätigkeiten ab. Wichtig sind Hinweise zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Nutzung der eingesetzten Arbeitsmittel sowie Hinweise zu Sitzpositionen und Sitzhaltungen. Ebenfalls behandelt werden sollten die Arbeitszeiten und die Arbeitspausen sowie die Erreichbarkeit. Auch wenn die Verwendung von Informations- und Kommunikations-Technik selbstverständlich erscheint, sollte diese berücksichtigt werden. Also beispielsweise die richtige Auswahl und Nutzung eines Headsets.

Arbeiten im Homeoffice bedeutet, dass die Beschäftigten eine größere Eigenverantwortung für ihre Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz übernehmen. Das heißt, sich auch selbst Gedanken machen über die Arbeitsbedingungen und die Arbeitsumgebung. Nimmt man sich genügende Ruhe- und Bewegungspausen? Kommt man mit dem vielleicht gestiegenen Arbeitsaufwand zurecht? Gibt es vielleicht psychosoziale Belastungen?

Wie ist zu dokumentieren, dass die Unterweisung durchgeführt wurde?

Charissé: Der Unternehmer oder die Unternehmerin muss über schriftliche Unterlagen verfügen um nachweisen zu können, dass die Unterweisung durchgeführt wurde. Das kann zum Beispiel durch eine Bestätigung der unterwiesenen Beschäftigten geschehen, wann sie über welche Themen und durch wen unterwiesen wurden. Eine handschriftliche Unterschrift ist meist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn dies in speziellen Vorschriften gefordert wird.

Unabhängig davon sollten Unterweisungen auch aus Beweisgründen, insbesondere im Interesse des Unternehmers oder der Unternehmerin, nachvollziehbar schriftlich fixiert werden.

Weiterführende Informationen

• Fachbereich Aktuell: FBORG-004 "Unterweisung im Homeoffice"
• Check-Up Homeoffice