Gerade wenn ein Unternehmen auf einmal viele Stellen gleichzeitig zu besetzen hat – und besonders, wenn diese hochspezialisiert sind – kann es sich also lohnen, die Personalsuche auf mehrere Schultern zu verteilen. Eine Möglichkeit ist es, einen externen Interim Recruiter zu engagieren, der einen Teil des Prozesses übernimmt. Wichtig für eine gute Zusammenarbeit ist aber auch bei solchen „Mitarbeitern auf Zeit“ ein zielgerichtetes Onboarding. Für eine wochenlange Einarbeitung fehlt nämlich die Zeit.

Aufgaben eines Interim RecruitersInterim Recruiter sind externe Personalberater und kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn Firmen zeitweise nicht ausreichend Kapazitäten für die Personalsuche haben und: 

• Eine Stelle vorübergehend neu besetzt werden muss, z.B. aufgrund von Elternzeit oder Krankheit
• Viele Stellen gleichzeitig besetzt werden sollen, etwa wenn eine neue Abteilung aufgebaut werden soll
• Oder weil es sich um hochspezialisierte Jobs handelt, für die intern das nötige fachliche Know-how fehlt, um den passenden Kandidaten auszuwählen.

Während große Unternehmen oft eine eigene, gut organisierte Personalabteilung haben, um das Alltagsgeschäft abzudecken, ist das in kleineren Firmen seltener der Fall. Hier können Interim Recruiter die Lösung sein oder sogar dabei unterstützen, die HR-Abteilung komplett neu aufzubauen.

Generell übernehmen Interim Recruiter vorab definierte Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum. In der Regel sind sie für das komplette Bewerbermanagement zuständig, sehen sich also Bewerbungen an, wählen geeignete Kandidaten für Vorstellungsgespräche aus und laden diese ein oder schreiben Absagen.

Soll die Personalsuche diskreter geschehen, sind Interim Recruiter für Active Sourcing oder die Direktansprache geeigneter Kandidaten zuständig. Sie führen in der Regel Erstgespräche mit den Kandidaten und sind oft auch bei den Vorstellungsgesprächen mit Ansprechpartnern des Unternehmens dabei, für das sie suchen.

In manchen Fällen organisieren sie sogar alles rund um Vertrag und Onboarding, normalerweise übergeben sie aber spätestens nach dem Vorstellungsgespräch an die Personalabteilung oder den internen Recruiting Manager.

Onboarding: Schnell integrieren

Wie bei allen anderen neuen Mitarbeitern spielt ein gut organisiertes Onboarding auch bei Interim Recruitern eine wichtige Rolle. Schließlich geht es beim Onboarding generell darum, die „Neuen“ möglichst gut einzuarbeiten und ins Unternehmen zu integrieren – und ihm dabei alle Mittel zur Verfügung zu stellen, damit er das Unternehmen professionell nach außen vertreten kann.

Dazu gehört zum einen die technische oder organisatorische Vorbereitung auf den neuen Mitarbeiter, also ein eingerichteter Arbeitsplatz und Login-Daten, damit es gleich losgehen kann. Zum anderen spielt die menschliche Komponente eine fast wichtigere Rolle: Gerade am Anfang macht es Sinn, einen Ansprechpartner für den Interim Recruiter zu benennen, der ihn einarbeitet und in die Eigenheiten der Firmenkultur einweiht. Ähnlich wie beim Onboarding neuer Mitarbeiter hilft für die schnelle Einarbeitung eines Interim Recruiters ein kleines Handbuch über das Unternehmen, in dem beispielsweise Firmenstruktur und Abläufe erklärt werden, oder ein Verzeichnis aller neuen Kollegen inklusive Zuständigkeiten – am besten mit Bild.

Die Zeit drängt

Das Onboarding für neue Mitarbeiter dauert oft einige Wochen und Monate und endet spätestens mit der erfolgreich bestandenen Probezeit. Für Interim Recruiter ist der Prozess zwar ähnlich, findet aber in viel kürzerer Zeit statt. Weil sein Einsatz oft dringend ist, wird das Onboarding in der Regel auf nur einen Tag verkürzt: Dementsprechend sollte das Unternehmen dafür sorgen, dass der Interim Recruiter gleich am ersten Tag die für seinen Job wichtigen Details über das Unternehmen und den Auftrag erfährt. Um das Unternehmen professionell vertreten zu können und Bewerber zu gewinnen, sind jegliche Informationen zum Employer Brand und was es zum attraktiven Arbeitgeber macht, wichtig. Besteht bereits eine Karriereseite, macht das das Onboarding deutlich einfacher.

Zudem sollte der Interim Recruiter gegebenenfalls die Personalabteilung, die er unterstützen soll, kennenlernen. Auf jeden Fall ist eine persönliches Meeting mit den Ansprechpartnern in den Fachabteilungen wichtig, die ebenfalls Teil des Personalentscheidungsprozesses sind. Dabei klären sie einige grundlegende Fragen, beispielsweise, an wen der Interim Recruiter während seiner Arbeit im Unternehmen berichten und ob er in der Firma oder remote arbeiten wird oder die Zeit entsprechend aufteilt. Auch die Technik spielt eine Rolle: Entweder die Firma stellt Equipment zur Verfügung oder spielt die internen Systeme auf den Rechner des Interim Recruiters auf. Möglich ist aber auch, dass der Interim Recruiter ausschließlich seine eigenen Arbeitsmitteln nutzt.

Selbstverständlich bereiten sich Interim Recruiter bereits vor dem ersten Tag auf das Projekt vor. Vorab klären Unternehmen und Personalberatung, was genau die Aufgabenstellung und Erwartungen sind – sowohl an die Kandidaten als auch an den Interim Recruiter. In Verbindung mit dem Onboarding im Schnellverfahren vor Ort ist der Interim Recruiter so bereits am zweiten Tag bereit, in sein Projekt einzusteigen und tatkräftig bei der Suche nach passenden Kandidaten zu unterstützen.

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