Die Ausgangssituation bei SIGNAL IDUNA 

Zu Zwecken der Vertriebsplanung und -entwicklung in den dezentralen Vertriebseinheiten wurde in der Vergangenheit ein recht simpler Ansatz über eine Excel-Lösung genutzt, welcher neben der unzureichenden Transparenz für alle Beteiligten mit einem enormen Aufwand bei der Verteilung auf die über 200 Einheiten verbunden war.

Zielsetzung und Auftrag an Panvision 

Im Frühjahr 2021 stellte sich die SIGNAL IDUNA Gruppe organisatorisch neu auf – die Teams arbeiten nun in agilen Strukturen und der Vertrieb wird kontinuierlich ausgebaut und optimiert. Zeit also, um auch den Personalplanungsprozessen einen digitalen Anstrich zu verleihen: Alle Beteiligten sollten einen einheitlichen Blick auf das Geschehen erhalten und in Echtzeit sehen, was etwa die Gebietsdirektion oder der Verkaufsleiter geplant haben, ohne mühsam besagte Excel-Tabelle per Mail von A nach B und wieder zurück zu schicken.

Ziel war es, eine softwaregestützte Vertriebsplanung zu ermöglichen, die einerseits die bisherigen Problemfelder beheben und andererseits eine stärkere Verzahnung der Planungen auf unterschiedlichen Ebenen sicherstellen sollte. Da die SIGNAL IDUNA bereits in den vergangenen Jahren intensiv mit Panvision zusammengearbeitet hatte, war man sich schnell einig, dass auch dieses Individualsoftware-Projekt in der bereits bewährten Konstellation umgesetzt werden sollte. Prämisse hierfür war allerdings, dass die Software in sehr kurzer Zeit auslieferbar ist, denn über 200 Vertriebsführungskräfte sollten das Tool bereits im Herbst, wenn die Vertriebsplanungen für das Folgejahr in die nächste Runde starten, benutzen können. Das Projektteam, bestehend aus den Verantwortlichen der SIGNAL IDUNA und den Entwicklern von Panvision, erwartete dementsprechend ein enormer Umsetzungsdruck.

In einem Anforderungsworkshop wurden in zwei Sessions zunächst fachlich und technisch alle wichtigen Eckpunkte besprochen, bevor es unter Anwendung agiler Methoden an die Entwicklung der Software ging. Im Ergebnis entstand so das Vertriebsplanungs- und -entwicklungs-Tool, kurz VPE-Tool.

Ein großer Vorteil dabei war, dass man bei der Konzeption des VPE-Tools auf der bereits im Einsatz befindlichen Agenturberatungssoftware SIcon aufbauen konnte, die Panvision 2014 in einem Großprojekt für die SIGNAL IDUNA umgesetzt hatte und bis heute kontinuierlich weiterentwickelt. So war es möglich, wertvolle Zeit einzusparen, etwa indem sich die neue Anwendung für den Log-in der Nutzer an der bereits bestehenden Benutzerauthentifizierung von SIcon bedient, über die sich die Mitarbeitenden der SIGNAL IDUNA ganz einfach auch am VPE-System anmelden können.
Auch für das Abrufen zahlreicher für die Planungen benötigter Daten dient SIcon als Schnittstelle, über die bei Bedarf mehrere tausend Daten abgefragt und zur Nutzung im VPE-Tool bereitgestellt werden können.

Die Anwendung im Detail

Mit der erfolgreichen Überführung der bisherigen Excel-Lösung in eine digitale Anwendung, erhält die SIGNAL IDUNA ein Werkzeug, mit der die zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen der Agenturen für eine umfassende Vertriebsplanung und -entwicklung sichergestellt wird. So ist etwa der Vergleich zwischen Planung und tatsächlicher Umsetzung um ein Vielfaches einfacher geworden, und auch die Fragen nach der Größe der Einheiten sowie möglicher Entwicklungen einzelner Agenturen können mit einem gemeinschaftlichen Blick auf die Datenlage schneller und effektiver geklärt werden. Ein übersichtliches Dashboard liefert hierzu allen Beteiligten eine umfangreiche Darstellung der Agentursituation – und damit die Basis für nachfolgende Vertriebsmaßnahmen.

Fazit 

„Beide Teams, das der SIGNAL IDUNA und das Team von Panvision haben Hand in Hand zusammengearbeitet und eine wirklich tolle Leistung erbracht“, berichtet Sebastian Schmidt, Product Owner Marktbearbeitung Exklusivvertrieb bei SIGNAL IDUNA, und erzählt, wie er die Entwicklungsphase gemeinsam mit Panvision erlebt hat: „Wir hatten unglaublichen Zeitdruck, konnten aber durch enge Abstimmungszyklen und eine agile Arbeitsweise super schnell ein tolles Produkt auf die Beine stellen.
Auch aus der Zusammenarbeit an der Software SIcon konnten wir wertvolle Erfahrungen mitnehmen und es ist schön, zu sehen, dass die bestehenden Infra- und Arbeitsstrukturen gewinnbringend genutzt werden konnten, um in diesem Projekt die bestmögliche Performance zu liefern. Die Einführung des VPE-Tools hat in kürzester Zeit viele positive Resonanzen generiert, die Nutzer freuen sich über die super einfache und intuitive Handhabung und die Transparenz, die sie sich lange gewünscht haben.
Der erste Schritt sollte die eigentliche Optimierung der Excel-Lösung sein, prozessual steckt jedoch viel mehr dahinter, was wir im Rahmen der User Research Phase festgestellt haben. Mit Blick nach vorne möchten wir das Tool jetzt zur gesamtstrategischen Nutzung zur Verfügung stellen und auch die Agenturen sinnvoll mit einbinden. Wir sind überzeugt, dass wir mit dem Tool unsere Vertriebsführungskräfte bei der Planung und Entwicklung Ihrer Agenturen unterstützen können, um dadurch ein nachhaltiges Wachstum für unseren Vertrieb zu generieren.“