Aufgrund des pandemiebedingten Fachkräftemangels wächst die Sorge um die Suche nach den richtigen Talenten. HR-Teams müssen bei der Auswahl neuer Talente effizient und präzise vorgehen, da sie sonst Gefahr laufen, sie an einen Konkurrenten zu verlieren. Viele Unternehmen stehen vor der Notwendigkeit ihre Prüfungs- und Einstellungsprozesse zu straffen. Ein erhöhter Aufwand an Kreativität ist gefragt, um die besten Bewerber zu gewinnen. HR-Teams stehen offiziell unter Druck, eine Lösung für die aktuelle Situation zu finden.

Mayk Tilinski, Vice President EMEA von Kryon Systems, rät Unternehmen:

Personalbeschaffung ist ein kostspieliger Prozess

In Anbetracht der Situation, in der sich Unternehmen befinden, ist es für Personalvermittler entscheidend, sowohl Top-Talente zu gewinnen als auch eine optimale Recruitment-Erfahrung zu bieten.

Viele der für die Personalbeschaffung erforderlichen Aufgaben sind repetitiv und arbeitsintensiv. Eine einzige Neueinstellung kann die Personalabteilung bis zu drei Arbeitstagen an Zeitaufwand kosten, da Aufgaben wie das Screening von Lebensläufen eine umfangreiche Datenverarbeitung erfordern. Auch Prozesse wie Hintergrundüberprüfungen können zu einem Engpass bei der Einstellung werden. Ein zusätzliches Hindernis ist das erhöhte Risiko von fehlerhaften Angaben und Fehlern bei der Einhaltung von Vorschriften (Compliance Richtlinien), die sich aus der manuellen Datenverarbeitung ergeben können. Durch diese langwierigen Prozesse sind die Kandidaten anfällig für die Abwerbung durch Wettbewerber.

Wenn Personalverantwortliche unter Zeitdruck stehen, können sie übereilte Entscheidungen treffen, die zu Fehlbesetzungen führen. Das Screening von Bewerbern ist eine wichtige, aber zeitaufwändige Aufgabe, die, wenn sie übereilt durchgeführt wird, dazu führen kann, dass die zu besetzende Position und die ausgewählten Talente nicht optimal zusammenpassen. Diese Art von Aufgaben kann die Mitarbeiter*innen der Personalabteilung viel Zeit kosten und zu Engpässen in den Arbeitsabläufen führen. Hinzu kommt die Zeit, die für geringwertige Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird und die damit verbundenen Kosten.

Die Zukunft der Personalbeschaffung mittels Automatisierung

In der Personalabteilung können KI-gesteuerte RPA-Plattformen eingesetzt werden, um die manuellen und sich wiederholenden Aufgaben im Einstellungsprozess zu übernehmen. Dies verändert die Art und Weise, wie Personalvermittler ihre Zeit tagtäglich verbringen.

Nimmt man als Beispiel eine Zahl von täglich 9,8 Millionen Arbeitssuchenden und 250 Lebensläufen, die pro Stelle eingehen sowie einen durchschnittlichen Zeitaufwand von 6-8 Sekunden, den die Personalabteilung für die Sichtung jedes Lebenslaufs aufwendet, bevor sie sich der Sache annimmt, wird deutlich, wie viel Zeit für diese Tätigkeiten benötigt wird.

KI-gestützte RPA kann zur Durchführung von Hintergrundprüfungen und Bewerberscreenings eingesetzt werden, um den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu reduzieren. Darüber hinaus können Personalvermittler vordefinierte Regeln erstellen, nach denen RPA eine Auswahlliste der besten Kandidaten für Vorstellungsgespräche erstellt. Diese Werkzeuge sind besonders nützlich für Personalvermittler, die Lebensläufe auswählen, die die für eine Stelle erforderlichen Hard Skills aufweisen. Auf diese Weise können Personalverantwortliche bei der Sichtung von Hunderten von Bewerbungen Zeit sparen und sicherstellen, dass die in die engere Wahl gezogenen Bewerbungen am besten für das Unternehmen geeignet sind.

Ein weiterer Vorteil ist, dass RPA dazu beiträgt, menschliche Fehler zu reduzieren. Angebotsschreiben müssen den örtlichen und betrieblichen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig für die gewünschten Kandidaten attraktiv sein. Dies kann zu einem zeitaufwändigen Prozess führen. RPA ist in der Lage, Angebotsschreiben zu automatisieren, die maßgeschneidert und genau sind.

Mit KI-gestützter RPA können Personalvermittler mehr Zeit damit verbringen, strategische Entscheidungen zu treffen, um die Personalbeschaffungsfunktion zu verbessern und mit marktweiten Entwicklungen Schritt zu halten. Da Roboter geringwertige Aufgaben erledigen, können sich die Mitarbeiter*innen stärker auf Kontakt mit den interessanten Bewerbern konzentrieren und so besser prüfen, ob sie in Bezug auf Werte und Ziele zum Unternehmen passen.

Insgesamt wird die Automatisierung des Einstellungsprozesses die Kosten für Neueinstellungen senken sowie Zeit für die Personalabteilung freisetzen, um sicherzustellen, dass die besten Kandidaten ausgewählt und zu erfolgreichen Mitarbeiter*innen werden. Die Zukunft der Personalbeschaffung wird darin bestehen, dass KI und Automatisierung durch RPA genutzt werden, um die Personalbeschaffung zu verbessern. Soft Skills wie Kreativität und Kommunikation werden für die Personalabteilung noch wichtiger werden, da Recruiter sich stärker auf die Umsetzung von Strategien zur Gewinnung von Spitzentalenten konzentrieren werden.