„Die Einführung des Content Delivery Portals easybrowse ist ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung unserer Strategie Future Ready 2025“, sagt Michael Finger, Sprecher des Vorstands der technotrans SE. Ziel des Transformationsprozesses sei es, Geschäftsabläufe zu digitalisieren, zu verschlanken und nachhaltiger zu gestalten. „Mit easybrowse reduzieren wir den Ressourcenverbrauch deutlich und schaffen gleichzeitig flexiblere Prozesse.“ Dadurch senkt technotrans auch im Bereich der Technischen Dokumentation seinen CO₂-Fußabdruck und stellt sich digitaler auf.

Nachdem das Projekt Anfang 2021 gestartet war, schloss technotrans den Rollout von easybrowse vor kurzem im technotrans Headquarter ab. Sukzessive stellt das Unternehmen die Technischen Dokumentationen nun auch in seinen Tochtergesellschaften um, angefangen mit dem Standort in Bad Doberan, die das Projekt von Beginn an unterstützte. 

Informationsbereitstellung über QR-Codes auf den Geräten

Die Bereitstellung der gerätespezifischen Informationen erfolgt über standardisierte QR-Codes: Vor dem Versand werden diese auf den Geräten befestigt. Beim Auslesen der Codes gelangen die Anwender zu einer Unterseite der technotrans-Website. Hier werden die Serien- sowie die Materialnummern des Gerätes, die auf dem Typenschild zu finden sind, eingegeben. Anschließend werden alle Informationen zu dem speziellen Gerät ausgeliefert. Über einen individuellen Zugang können Kunden, die mehrere Geräte von technotrans nutzen, komfortabel einen Zugriff auf alle für sie notwendigen Technischen Dokumentationen erhalten. Die Übertragung der Daten aus dem SAP-System von technotrans zu easybrowse erfolgt automatisiert im Hintergrund.

Für technotrans bietet die gds-Lösung und damit die Umsetzung des „Digital Only Concepts“ zahlreiche Vorteile: So reduziert das Unternehmen zukünftig seinen Bedarf an wertvollen Ressourcen und Druckkosten. Allein auf ein Jahr bezogen handelt es sich um eine Einsparung von 25.000 Mappen sowie 1,3 Millionen Blatt bedrucktes Papier. Ein weiterer Vorteil: Engpässe im Versand werden deutlich entzerrt, da Geräte direkt verpackt werden können. Schon heute fertigt technotrans seine Geräte zunehmend modular. Je nach Ressourcenlage kann dies auch deutlich vor dem Liefertermin stattfinden. Bisher plante technotrans eine Wartezeit bis zur Fertigstellung der Technischen Dokumentation sowie aller notwendigen Übersetzungen ein, bevor das Gerät verpackt und eingelagert werden konnte.

Heute ist dies nicht mehr notwendig. Jeder Lieferung wird ein Auszug der Betriebsanleitung beigefügt, der Sicherheitshinweise und eine Anleitung zum Zugriff auf das Content Delivery Portal beinhaltet. Dieser Auszug ist für alle Geräte standardisiert und entspricht dabei den gesetzlichen Rahmenbedingungen. Hinzu kommen ebenfalls einheitlich gestaltete Transportdokumente.

technotrans verzichtet fast vollständig auf Papier

Jan Grüter, Product Manager Content Delivery bei der gds GmbH, betont die Vorteile in der Praxis: „Die schnelle und einfache Bereitstellung aller Informationen zu Inbetriebnahme, Wartung und Bedienung eines Gerätes ist für Anwender immens wichtig.“ Zukünftig seien alle Bedienungsanleitungen von technotrans komplett und über den gesamten Lebenszyklus eines Gerätes hinweg über das Content Delivery Portal easybrowse verfügbar.