• wie sich Effektivität und Effizienz genau definieren
• Beispiele, an denen der Unterschied deutlich wird
• warum Effektivität den Vorrang vor Effizienz haben sollte
• wie Features in TOPIX ein Höchstmaß an Effizienz unterstützen

Die wenigsten Menschen können auf Anhieb den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz präzise erklären. Insbesondere im beruflichen Kontext kommen die verschiedenen Bedeutungen beider Begriffe zum Tragen – vor allem wenn es darum geht, Projekte erfolgreich zu managen und die Produktivität von Prozessen zu erhöhen. Klar wird die Abgrenzung durch einen Blick auf die jeweiligen Definitionen.

Effektivität – die Wirksamkeit unserer Handlungen

Effektivität ist dann gegeben, wenn ein bestimmtes Verhalten die gewünschten Auswirkungen hat. Das bedeutet, unsere Handlungen führen zum beabsichtigten Ziel. Unerheblich ist dabei, welche Ressourcen wir hierfür eingesetzt haben. Entscheidend ist allein, dass der Effekt überhaupt eintritt. Ein einfaches Beispiel: Wir möchten einen Zaun streichen. Der bloße Einsatz von Pinsel und Farbe ist hier effektiv. Irgendwann haben wir unser Ziel erreicht und der Zaun erstrahlt in neuem Glanz. Wie viel Farbe wir letztendlich benötigt haben, ist für die Effektivität unserer Handlung nicht von Belang. Ebenso spielt die investierte Zeit keine Rolle. Relevant ist einzig und allein, ob die Maßnahmen geeignet sind, den gewünschten Erfolg herbeizuführen.

Effizienz – das Verhältnis zwischen Ergebnis und Aufwand

Von Effizienz sprechen wir dann, wenn wir einen angestrebten Erfolg mit möglichst geringem Ressourceneinsatz erzielen. Es kommt also nicht darauf an, dass die Wirkung überhaupt eintritt. Entscheidend ist vielmehr das Verhältnis zwischen Aufwand und erreichtem Ergebnis. Zurück zum Zaun-Beispiel: Hier kann sich die Effizienz auf den Einsatz verschiedener Ressourcen beziehen. Effizient haben wir etwa dann gearbeitet, wenn wir wenig Zeit benötigt, aber dennoch ein ansprechendes Ergebnis – also einen lückenlos gestrichenen Zaun – erzielt haben. Erreichen lässt sich dies beispielsweise durch gutes Werkzeug wie einen besonders großen oder qualitativ hochwertigen Pinsel. Die Effizienz kann sich jedoch auch auf die Menge des verwendeten Materials beziehen. Das bedeutet: Konnten wir mit möglichst wenig Farbe eine maximal große Fläche bedecken? Dieses Ziel erreichen wir beispielsweise durch eine besonders aufmerksame Arbeitsweise, die jedoch mehr Zeit in Anspruch nimmt. Oder wir verwenden eine sehr ergiebige Farbe, die aber wiederum mehr kostet.

Faktor Zeit als wichtigstes Effizienz-Kriterium

Wie das Beispiel zeigt, lässt sich Effizienz also nicht absolut betrachten, sondern muss immer in den Kontext der jeweils maßgeblichen Ressource gesetzt werden. Bei Unternehmensprozessen entscheidet jedoch meistens der Faktor Zeit über das Maß an Effizienz. Deutlich wird dies an einem weiteren Beispiel – diesmal aus dem Büroumfeld: Wir haben die Aufgabe, Daten in ein Tabellenblatt einzutragen. Wir können nun die Informationen aus verschiedensten Quellen recherchieren und manuell in die Liste übernehmen – etwa Daten aus gedruckten Schriftstücken, aus digitalen Dokumenten oder sonstigen Ursprungs. Diese Vorgehensweise ist effektiv – denn sie führt uns irgendwann zum Ziel. Eine weitaus effizientere Möglichkeit ist es, die Daten mittels einer Software direkt in die Zieldatei zu überführen. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen durch händisches Übertragen. Letzterer Aspekt garantiert also ein qualitativ hochwertiges Ergebnis bei vergleichsweise geringem Zeiteinsatz.

Ein weiteres Beispiel, das den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz verdeutlicht, stammt aus einem für alle Unternehmen bedeutsamen Themenfeld – der Kundenakquisition: Eine Möglichkeit besteht darin, sämtliche Kontakte aus einer Target-Liste nacheinander anzurufen und den Adressaten das jeweilige Leistungsportfolio anzubieten („Cold Calls“). Dieses Vorgehen ist effektiv. Denn irgendwann bekommt der Anrufer den richtigen Kandidaten an die Strippe, der zufällig genau nach solch einem Angebot sucht. Beachtet man jedoch die Marketing-Regel, dass sich aus 100 „Kalt“-Kontakten maximal ein bis zwei Leads – also „heiße“ Geschäftschancen – generieren lassen, sind die Cold Calls extrem ineffizient. Denn sie verursachen einen hohen Zeiteinsatz und versprechen dennoch eine geringe Erfolgsquote.

Apropos geringe Erfolgsquote: Bei der Fußball Weltmeisterschaft 2018 brauchte die deutsche Nationalelf im Schnitt unglaubliche 36 Schüsse um ein Tor zu erzielen. Damit war sie das mit Abstand ineffektivste Team unter den 32 teilnehmenden Nationen. Weltmeister Frankreich brauchte im Vergleich nur sechs Schüsse pro erzieltem Tor. Eine ähnliche gute Quote hatte Deutschland 2014 in Brasilien zum Weltmeister gemacht.

Effizienter geht es nicht: E-Mail-Marketing

Ein wesentlich effizienteres Instrument der Kundenakquisition ist beispielsweise das E-Mail-Marketing. Der Aufwand für die Recherche der Target-Liste ist zwar zunächst derselbe wie bei der Telefon-Akquise. Im Anschluss muss jedoch nur eine E-Mail verfasst werden, die dann an einen großen Verteiler gesendet wird. Umfasst dieser etwa 500 Adressen, lassen sich – nach vorhin genannter Regel – durch einen einzigen Newsletter fünf bis zehn Leads erzielen. Ob es dann tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss kommt, hängt natürlich noch von vielen weiteren Faktoren ab. Dennoch ist die Wahrscheinlichkeit hierfür bei einer größeren Anzahl von Leads entsprechend höher. Dies zeigt: E-Mail-Marketing ist eine hocheffiziente Methodik der Kundenansprache und -gewinnung.

Natürlich ist dieses Instrument auch effektiv, da es zum gewünschten Erfolg führt. Effiziente Vorgehensweisen sind aber nicht immer gleichzeitig effektiv. Denn möglicherweise führen sie trotz geringem Ressourceneinsatz in die falsche Richtung, also nicht zum beabsichtigten Ergebnis. Kehren wir zum Beispiel E-Mail-Marketing zurück: Hier würde etwa ein fehlerhaft recherchierter Verteiler die Effektivität entscheidend hemmen. Gehören die Empfänger nicht nur Zielgruppe des Unternehmens, wird sich aus der Kampagne kaum ein Lead generieren lassen. Daher gilt: Es muss immer zuerst geprüft werden, ob die Maßnahme überhaupt geeignet ist, den Erfolg herbeizuführen. Lässt sich dies bejahen, kommt die Effizienz-Betrachtung ins Spiel: Auf welche Weise lassen sich die Ressourcen zur Erreichung des Ziels minimieren?

Business-Software als Effizienz-Booster

Unterstützung in diesem Prozess bietet beispielweise der gezielte Einsatz von Business-Software. Zwar ist dies zunächst mit einer gewissen Investition – also einem monetären Ressourceneinsatz – verbunden. Dennoch lassen sich durch ein Maximum an Automatisierung und Durchgängigkeit andere Ressourcen – nämlich Zeit und Aufwand – in ungleich höherem Maße einsparen. Dies demonstriert das vorhin genannte Beispiel aus dem Büroumfeld: Ein durchgängiger Datenfluss mittels Software-Anwendungen und geeigneter Schnittstellen reduziert den Zeiteinsatz und sorgt durch Fehlerminimierung für qualitativ optimale Ergebnisse.

Wichtig dabei: Die Software muss sich flexibel und individuell an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen. Nur so wird ein Höchstmaß an Effizienz erreicht. TOPIX beispielsweise bietet praktikable Werkzeuge, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und zu optimieren. Ähnlich wie eine Kettensäge den Prozess des Baumfällens beschleunigt und optimiert, kann eine ERP-/CRM-Software die Effizienz im Unternehmen entscheidend steigern. Zudem lässt sich TOPIX passgenau auf die speziellen Anforderungen von Anwenderfirmen zuschneiden.

Fazit

Für optimale Geschäftsergebnisse müssen Unternehmen die Unterschiede zwischen Effektivität und Effizienz ihrer Prozesse im Blick behalten. Zunächst sollte die grundsätzliche Wirksamkeit von Maßnahmen auf den Prüfstand gestellt werden, bevor eine Bewertung nach Effizienz-Gesichtspunkten stattfindet. Darin wird dann nach Wegen gesucht, wie sich der Einsatz von Ressourcen minimieren lässt. Wertvolle Unterstützung hierbei kann die Investition in eine leistungsfähige Business-Software liefern.