Viele öffentliche Einrichtungen setzen beim Austausch von persönlichen oder geschäftlichen Informationen weiterhin auf Papier, also den Versand per Post oder Fax. Nicht nur aufgrund des ökologischen Fußabdrucks ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß. Die Versandmethoden gelten darüber hinaus nicht mehr als sicher und DSGVO-konform. Dabei müssen Unternehmen kritischer Infrastrukturen (KRITIS) beim Umgang mit Daten hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen. So gibt das IT-Sicherheitsgesetz unter anderem vor, dass eine sichere Datenverarbeitung gewährleistet werden muss. Die branchenspezifischen Vorgaben des BDEW (Bundesverband der Energie und Wasserwirtschaft) gemäß ISO/IEC 27002:2013/27019:2017 lauten im Einzelnen, dass vertrauliche Daten verschlüsselt übertragen und sicher aufbewahrt werden müssen.

Doch nicht nur die Sicherheit spielt eine große Rolle bei der Digitalisierung, so wie z.B. in Stadtwerken. Die digitale Souveränität sorgt auch für ein größeres Vertrauen bei den Bürgern.

Persönliche Daten in öffentlichen Einrichtungen schützen

Qiata ist eine Digital Workplace-Lösung, die jeden Dateitransfer genau dokumentiert, sodass er sich von jedem Zugriffsberechtigten nachverfolgen lässt. Dateien werden verschlüsselt übertragen, und befugte Personen sind nur durch die Eingabe eines Passworts in der Lage, die Dokumente zu öffnen.

In dem integrierten PersonalSpace können persönliche Daten abgespeichert und immer wieder aufgerufen oder bearbeitet werden. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass Personen von überall auf die Informationen zugreifen können, beispielsweise auch aus dem Homeoffice.

Zugleich ermöglicht der Teamtransfer-Bereich ein gemeinsames Bearbeiten von Daten im Team – gerade in öffentlichen Einrichtungen sinnvoll, da Mitarbeiter abteilungsübergreifend an Projekten arbeiten.

Aufgrund dieser Vorteile haben sich auch die Stadtwerke Elmshorn dazu entschieden, Qiata zu implementieren. „Mit Qiata haben wir eine Lösung gefunden, mit der wir sensible Dokumente einfach, sicher und nachvollziehbar versenden und empfangen können. Für uns stehen die Sicherheit und der Datenschutz von Bürgern und Mitarbeitern an oberster Stelle. Ein weiterer Mehrwert der Plattform ist, dass wir keine Daten mehr auf dem Mailserver haben. Alle Daten werden zentral in Qiata gesammelt. So ist es uns gelungen, interne Prozesse deutlich zu optimieren und die digitale Sicherheit maßgeblich zu erhöhen“, sagt Kai Burzlaff, IT-Sachgebietsleiter der Stadtwerke Elmshorn.