“Digitale Tools sind immer nur so gut, wie sie implementiert wurden und wie sie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angewendet werden”, weiß Michael Spiess, Chief Procurement Officer der Sanitas Krankenversicherung.
Im Schulterschluss mit seinen Kolleg*innen aus den Bereichen Compliance und Governance definierte er daher vier Kernziele der Einkaufsdigitalisierung bei einer der größten schweizerischen Krankenversicherungen:
1. Das neue Einkaufs-Tool muss nahtlos mit dem ebenfalls neu geplanten ERP-System integrierbar sein.
2. Die Implementierung muss mit einem Partner erfolgen, der das größtmögliche technische Know-how sowie das prozessuale Verständnis für die speziellen Bedürfnisse und Regulatorien von Sanitas mitbringt.
3. Dieser Partner muss eine Nähe zu den Anwender*innen aufbauen können, um Akzeptanz für das neue Tool zu schaffen.
4. People make the difference: Meetings vor Ort müssen möglich sein.

Mit SAP Ariba fiel die Wahl auf ein Tool, das nicht nur die regulatorischen Anforderungen sicher abbildet, sondern auch einen medienbruchfreien End-to-End-Prozess vom ERP-System bis in den Einkauf ermöglicht. Die Implementierung erfolgte auf der sprichwörtlichen grünen Wiese, denn bisher gab es bei Sanitas lediglich eine zentrale Ablage von Verträgen per PDF.
Ein durchgängiger digitaler Prozess existierte bislang nicht. SAP Ariba ermöglicht Sanitas nun erstmals volle Transparenz im Lieferantenmanagement und somit eine solide regulatorische Sicherheit. Die Lösung ist audit-fähig und wird, so ist Spiess
überzeugt, die Maverick-Buying-Quote signifikant reduzieren. Sobald die Suite vollständig implementiert ist, erwartet Spiess dadurch auch einen messbaren Effizienzgewinn. Außerdem ist der Anschluss an das Ariba Network, in dem bereits viele
Lieferanten vertreten sind, ein positives Argument.

Für die Beauftragung von apsolut waren laut Spiess die von Anfang an sehr offen geführten Gespräche und ein überzeugender Fahrplan ausschlaggebend:

“Wir wussten, dass es apsoluts erstes Projekt für eine Krankenversicherung war, aber das hat keine Rolle gespielt. Denn apsolut hat uns immer zugehört, unsere Anforderungen verstanden und schließlich Lösungen geliefert. Wir konnten
unterschiedliche Prozesse für den indirekten und den direkten Einkauf designen. Gemeinsam arbeiten wir professionell im State-of-the-Art-Modus.”

Das Team der apsolut Schweiz um Remo Eggimann unterstützt über den Go-Live hinaus das Projektteam von Sanitas. Die örtliche und sprachliche Nähe hat sich als sehr hilfreich für das Onboarding der Mitarbeiter*innen herausgestellt. Hier kann das Team auf seinen Erfahrungsschatz im Management komplexer Transformationsprojekte zurückgreifen und weiß genau, wann welche Stakeholder in die Entscheidungen und ins Operative integriert werden müssen.

Während die Ariba-Module Supplier Lifecycle & Performance sowie Contracts am 1. Februar 2022 live gegangen sind, wird das Modul Sourcing in Q4 2022 live gehen. Die Implementierung von Buying und Invoice Management wird im Jahr 2023 starten.