Die Versicherungsgruppe LVM zählt zu den 20 führenden Versicherern in Deutschland. Die IT der Unternehmensgruppe verfolgte in der Vergangenheit einen individuellen Best-of-Breed-Ansatz. Die auf einem Linux-Betriebssystem basierende IT-Infrastruktur warf jedoch bei aller Perfektion zunehmend Fragen hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit, Nutzerakzeptanz und Bedienbarkeit auf. Zudem zeichnete sich ein Ende der Unterstützung und Weiterentwicklung für IBM Notes ab. Das Unternehmen sah die Notwendigkeit zur Veränderung und wollte deshalb zunächst für die 4.000 Mitarbeitenden am Unternehmenshauptsitz Münster von Linux und Notes auf Microsoft 365 umsteigen. Zusammengefasst unter dem Ziel „Modernes Arbeiten“ versprach sich die LVM von diesem Schritt mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Mobilität bei reduziertem Aufwand. Alle Anwendungen in der Microsoft-Welt sollten nahtlos ineinandergreifen und wie aus einem Guss miteinander funktionieren.

Technische Umsetzung als kleinere, Change Management als größere Herausforderung

IT ist bei der LVM als Kernkompetenz umfassend vorhanden. Die starke interne IT brachte einen reichen Erfahrungsschatz aus Projekten und zahlreichen Integrationen mit und hatte sich als Enabler und Vordenker von Prozessen bereits im Unternehmen etabliert. Die technische Einführung des neuen Betriebssystems und neuer Lösungen stellte per se also kein Problem für sie dar. Hier galt es, den Umstieg von Linux und Notes auf Microsoft 365 in mehreren Wellen und der Größe der Organisation geschuldet im Parallelbetrieb durchzuführen.

Eine größere Herausforderung waren die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit durch Auflagen der BaFin sowie als Teil der Kritischen Infrastruktur. Beim Wechsel zu Microsoft und in die Cloud mussten also besonders auch die Anwenderinnen und Anwender entsprechend geschult werden, um ihr Consumer-Verhalten aus dem Privatbereich in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit businesstauglich zu machen.

Besonders wichtig war der LVM, beim Umstieg auf die neue Arbeitswelt von Anfang an die User einzubinden, um hier Motivation und Akzeptanz zu schaffen, die letztlich für den Erfolgt des Projektes entscheidend sind. „Eine Lösung kann noch so gut sein – wenn sie von den Anwendern nicht genutzt wird, hat man nur eine teure IT-Investition, deren Effekt verpufft. Deshalb war uns klar, dass ein solches Projekt nur mit dediziertem Change Management erfolgreich sein kann“, sagt Bianca Nunnemann, Bereichsleiterin DV-Infrastruktur bei der LVM Versicherung.

Gestalten statt Konsumieren als neues Mindset

Für die Beschäftigten bedeutete der Umstieg auch eine Veränderung im Mindset: gab es bisher eng gesteckte Grenzen und genaue Vorgaben von der IT, sollten die Mitarbeitenden bzw. deren jeweilige Abteilungen durch das breite Microsoft-Werkzeugportfolio nun mehr Freiheiten bei der Ausgestaltung ihrer Arbeitsumgebung und Prozessunterstützung erhalten. Gleichzeitig durften sie auch mehr Verantwortung für Sicherheit, Effizienz und Compliance übernehmen. Gestalten statt Konsumieren lautete das neue Credo – mit dem User im Mittelpunkt.

Für diese aktive Beteiligung wurde bei der LVM zunächst ein interdisziplinäres Change-Management-Team gebildet. Ein zentraler Erfolgsbaustein war dabei das breit angelegte Botschafter-Konzept: 134 Botschafterinnen und Botschafter für den Wandel zum Modernen Arbeiten konnten dafür abteilungsübergreifend und über alle Altersklassen hinweg gewonnen werden. Ihnen wurden die neuen Tools als erstes präsentiert. Sie konnten sich miteinander austauschen und vernetzen, neue Ideen diskutieren und aktiv an der Gestaltung des Modern Workplace mitarbeiten. Dieser Baustein wurde um weitere bewährte Change-Management-Methoden wie Prosci® ADKAR sowie den Golden-Circle-Ansatz von Simon Sinek ergänzt. Die innovative Einbindung der User zeigte rasch Erfolg: Mit Begeisterung wurden die neuen Werkzeuge von den Nutzerinnen und Nutzern erwartet und eingesetzt.

Gerüstet für die Zukunft

Mit diesem Projekt wurde ein Fundament gegossen, auf dem die LVM nun weiter aufbauen kann. Nach der Ausstattung des Innendienstes sollen als nächstes die bereits darauf wartenden fast 8.000 Nutzerinnen und Nutzer in der Außenorganisation von den neuen Methoden profitieren. Nicht nur in Bezug auf technische Aspekte, sondern auch und vor allem in Bezug auf das Change Management, das in zukünftigen Projekten in ähnlicher Form wieder angewandt werden soll. So hat die LVM nicht nur eine neue Technologie eingeführt, sondern auch an methodischem Know-how gewonnen. „Der agile Leitspruch von Net at Work ‚machen, messen, lernen‘ hat uns absolut überzeugt“, erklärt Alfred Isenbeck, Abteilungsdirektor DV-Infrastruktur. „Wir wollten uns auf diese neue Vorgehensweise einlassen und sind begeistert. So können wir das Potential der Standardlösungen voll ausschöpfen und zugleich individuell Dinge verbessern.“

Ausführliche Case Studies über den erfolgreichen Umstieg auf Microsoft 365 mit Teams, Sharepoint und Co. finden Sie hier: https://www.netatwork.de/unternehmen/referenzen

Weitere Informationen über das Beratungsangebot zu Change Management und User Adoption in großen IT-Projekten finden Sie hier: https://www.netatwork.de/change-management-user-adoption/