In einem Unternehmen gibt es verschiedenste Empfänger aus den verschiedensten Abteilungen. Von Buchhaltung bis zur Produktion gibt es Empfänger, die Post empfangen. Die Postverwaltung hat die Aufgabe, die Post zu korrekt zu verteilen. Das Leistungsspektrum umfasst dabei in der Regel verschiedenste Sendungen von Briefen über Pakete bis hin zu Paletten, Kühlwaren und Gefahrengütern.

Besonders wichtig ist die Postverwaltung, weil ohne Sie viele grundlegende Prozesse in Unternehmen gestört werden würden oder gar nicht ablaufen könnten. Oft reicht es schon aus, wenn in der Postverwaltung unsauber gearbeitet wird und zum Beispiel eine Sendung verloren geht. Schnell können dadurch Schäden in Höhe mehrerer Tausend Euro entstehen.

Wie können Unternehmen effektiv Post verwalten?

Für eine effektive Postverwaltung ist es wichtig eine klare Übersicht der eingehenden und ausgehenden Sendungen zu erstellen sowie Abliefernachweise, die auch noch nach der Zustellung/Ausgang wieder herangezogen werden können. Gibt es in dieser Dokumentation Lücken, besteht die Gefahr Sendungen zu verlieren oder zu vergessen, sodass diese nicht oder verspätet zugestellt werden.
Für die Postverwaltung gibt es nun verschiedene Ansätze, wie man damit umgeht. Für kleine Unternehmen mit nur sehr wenigen Sendungen reicht es manchmal schon aus Sendungen mit einer Excel Liste zu dokumentieren. Optimal ist dies allerding nicht. In einer Excelliste lässt sich zwar besser nach einer Sendung suchen als in Papierlisten, trotzdem müssen Empfänger manuell benachrichtigt werden, wenn Pakete eintreffen und auch das Nachweisen einer Zustellung funktioniert nicht optimal. Eine einfache Lösung, die hier Abhilfe bietet, ist eine Software. Mit der Software lassen sich im Handumdrehen alle wichtigen Informationen dokumentieren und einiges lässt sich sogar automatisieren.

Vorteile der COSYS Postverwaltung Software

Die COSYS Komplettlösung für Ihre Postverwaltung besteht einer mobilen und einer stationären Software. Mit der mobilen App können einfach alle eingehenden Sendungen gescannt und somit eindeutig identifiziert werden. Durch eine Zuordnung in der Software wissen Sie immer, welche Sendungen es für welche Empfänger gibt. Zum Abschluss können die Sendungen ausgeliefert oder abgeholt werden. Hier Ihre Vorteile im Überblick:

– COSYS Komplettlösung: Software, Hardware und Dienstleistungen aus einer Hand
– automatische Benachrichtigung der Empfänger bei Sendungseingang
– OCR – Optical Character Recognition für eine schnellere Zuordnung der Sendungen
– Fotodokumentation
– digitale Unterschriftenerfassung
– On Premise und Cloud Betrieb, je nach Kundenwunsch
– Unterstützung von Android und iOS Geräten
– flexible Anbindungsmöglichkeiten an ERP Systeme und/oder das Active Directory

Fazit: Postverwaltung in der heutigen Zeit

In der heutigen Zeit sollte auch in kleinen Unternehmen die Postverwaltung systematisch erfasst werden. Zu groß sind die Unordnung und Schäden, die entstehen können, wenn man dies nicht tut. Dank Softwarelösungen wie der von COSYS ist dies auch sehr simpel. Bereits gegen eine günstige Standardlösung sieht jede Excel Liste alt aus!
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