Deutlich wird das im Einkauf von Verwaltungen, die auf die Technologie und Services des externen Dienstleisters TEK-SERVICE AG vertrauen. Die Effekte sind verblüffend. So unterstützen die aus dem e-Einkauf erzeugten Leistungsverzeichnisse die Ausschreibungsvorbereitungen von Verwaltungen enorm. Was zuvor mehr als 6 Wochen der manuellen Aufbereitung in Anspruch nahm, liegt heute auf „Zuruf“ als bearbeitbare Datei auf dem Tisch. Landesweite Einkaufsgemeinschaften haben sich seit Jahren unter wirtschaftlichen und vergaberechtlichen Aspekten bewährt. In Krisenzeiten haben sich landesweite Einkaufsgemeinschaften von Verwaltungen als wendig und robust erwiesen. Auf Grund umfassender Transparenz lassen sich Sortimente darüber hinaus sukzessive, unter Aspekten der Nachhaltigkeit qualifizieren. Die Einbindung von EU Marktplätzen wird möglich. Das ist nicht nur DSGVO konform, sondern hilft Einkaufsexperten in der Verwaltung, neue Sortimente kennenzulernen, bzw. für kommende Ausschreibungen zu entwickeln.

Workflows verbinden Bestell-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse. Buchhalterische Elemente, oder Mittelbindungsnummern werden bereits beim Bestellvorgang erzeugt und finden im Idealfall Berücksichtigung bei der Rechnungslegung des jeweiligen Lieferanten.

Beispiel: als landesweite Einkaufsgemeinschaft bildet das eWarenhaus Berlin die Ausschreibungsergebnisse des Landesverwaltungsamtes für autorisierte Besteller aller Bezirke Berlins ab. Üblicherweise berücksichtigen Lieferanten buchhalterische Angaben oder Angaben zur Mittelbindung bei der Rechnungslegung. Da wo dies nicht gegeben ist, kompensiert das Dienstleistungsunternehmen TEK-SERVICE AG Defizite des jeweiligen Lieferanten. So werden Rechnungen, die beispielsweise die jeweilige Mittelbindung nicht ausweisen, zunächst durch den Lieferanten an das TEK-Kontor übermittelt. Hierbei handelt es sich um eine Plattform zur Erzeugung und Formatierung von Abrechnungsdokumenten. Durch TEK-Kontor wird die fehlende Mittelbindungsnummer (Festlegungsnummer) aus dem vorangegangenen Bestellprozess im eWarenhaus Berlin gezogen, der Rechnung hinzugefügt und im ZUGFeRD Format an den Rechnungsempfänger zur weiteren Verarbeitung übermittelt.

„In Zeiten angespannter Haushaltslagen und zunehmend knapper werdender Personalressourcen, ist das Zusammenspiel von Kunde Verwaltung mit einem externen Dienstleister wie TEK-SERVICE AG in Sachen Digitalisierung der Schlüssel zum Erfolg,“ so Monika Schmidt von TEK-SERVICE AG. „Die Kombination von Webservices, branchenspezifischem Know-How und eigener, deutscher Entwicklung, bietet unseren Kunden eine enorme Auswahl an Verwaltungsspezifischen Lösungen, die strategische Ziele erreichbar machen und vor allem das operative Tagesgeschäft im Einkauf erleichtern. Wo es Defizite gibt, kompensieren wir,“ fasst Monika Schmidt zusammen.