Ohne intelligente, automatisierte Data Management Software ist weder die Konformität mit gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO oder branchenspezifischen Richtlinien sicherzustellen, noch der Kampf gegen Data Breaches zu gewinnen. Denn sonst drohen schmerzhafte bis existenzbedrohende Strafzahlungen, Schadensersatzansprüche und Reputationsverluste.

In der jüngsten Version 2.7 seiner Data-Management-Plattform hat APARAVI, Anbieter von Lösungen zur Verwaltung unstrukturierter Daten, eine Reihe neuer Funktionen integriert, die den Umgang mit Daten vereinfachen, transparenter und sicherer machen. Unstrukturierte Daten können bis zu 80 Prozent eines Datenbestandes ausmachen. In der Regel sind das vor allem doppelte, ungenutzte sowie unbekannte Daten und Dateien wie alte Dokumente, PDFs oder auch E-Mails. Zu den wichtigsten neuen Features zählt daher unter anderem die in Version 2.7 mögliche Datenanalyse von Microsoft Outlook:

1. Connector für Microsoft Outlook und Exchange: Mit dem neuen Outlook Connector gestattet APARAVI neben den bisherigen Datenquellen wie File Storage, Azure- oder AWS-Daten jetzt auch den direkten, feingranularen Scan-, Such- und Aggregationszugriff auf E-Mails. Content und Metadaten können dabei separat durchsucht und klassifiziert werden. Zusammen mit dem demnächst verfügbaren Teams Connector deckt APARAVI damit den kompletten Microsoft Stack mit Outlook, OneDrive, SharePoint und Teams ab.
2. Automatisierter Daten-Export: Die neue Funktion Automated Data Export selektiert Daten automatisch nach vorkonfigurierten Kriterien (Policies) und sichert sie inklusive der Ordnerstruktur an einem anderen Speicherort. Bei einer File Collision können Dateien wahlweise ersetzt oder übersprungen werden. Der Daten-Export erleichtert beispielsweise die automatisierte Migration von Daten in die Cloud, kann aber auch zum Backup oder zur Archivierung genutzt werden. Dabei ist auch ein inkrementelles Backup möglich.
3. Dashboard-Updates: Neue Widgets erleichtern den schnellen, einfachen Einblick für wichtige Analysen und Themenbereiche. Sie zeigen unter anderem die Anzahl der Dateien, die personenbezogene Informationen enthalten. Ein weiteres Widget bildet die Anzahl der Duplikate und die Zahl der überflüssigen, ungenutzten Informationen in einer Datenquelle nach individuell einstellbaren Kriterien (etwa Alter, Größe oder Datentypen) ab. Das Widget Projected Data Growth extrapoliert und visualisiert das Wachstum des aktuellen Datenbestands und der unstrukturierten Daten. Im Dashboard Configurator lassen sich zudem die tatsächlichen Kosten pro Terabyte gespeicherter Daten kalkulieren und anzeigen. 
4. Relativity Connector und Teams Connector: Der Relativity Connector verbindet APARAVI mit dem bekannten eDiscovery Tool für Datenforensik, um rechtliche, investigative und regulatorische Herausforderungen zu bewältigen. Mit dem Connector für Microsoft Teams lassen sich Teams-Nachrichten durchsuchen, indexieren, klassifizieren, exportieren und archivieren. Außerdem werden die Reporting-Funktionen für sehr umfangreiche Datenscans und die Datenanalyse-Interoperabilität optimiert. Beide Funktionen werden im Laufe des dritten Quartals 2023 verfügbar sein.

„Die Datentransparenz und -qualität wird immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor“, erklärt Gregor Bieler, Co-CEO bei APARAVI. „Saubere, auf die wesentlichen Informationen konzentrierte Datenbestände sind produktiv, sicher und nachhaltig zugleich. Deshalb führt kein Weg am intelligenten und automatisierten Datenmanagement mit APARAVI 2.7 vorbei.“