Medienbrüche und Unterbrechungen der Informationskette verlangsamen ganze Geschäftsprozesse im Unternehmen und kostet neben Zeit auch viel Geld. Die zu oft entstandenen Übermittlungsfehler dabei führen zu einem erhöhten Aufwand. So war die Situation auch bei einem großen Energie- und Wasserversorger, bei dem die z.B. erzeugten digitalen Dokumente für die Weiterverarbeitung wieder ausgedruckt werden sollten und das ganze Verfahren der Bestellfreigabe sehr umständlich und zeitaufwendig machte. Da die Prozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip erfolgen sollten, fand dies über eine physische Bestellmappe statt.

SAP-Workflow Optimierung – die Lösung

Der Wasser- und Energieversorger hatte sich dafür entschieden, eine Lösung zu finden, die alle Informationen direkt digital verarbeitet und somit die Prozesse optimal und nachhaltig gestalten kann. Einerseits sollte diese den SAP-Workflow vereinfachen und andererseits eine feinere Workflow-Granulierung ermöglichen. Das Workflow Management-Tool von inPuncto konnte nicht nur die kundenspezifischen Anforderungen im Workflow perfekt abbilden, sondern unter anderem auch die Transparenz der Prozesse wesentlich erhöhen.

SAP Freigabe Bestellung Workflow – Prozessbeschreibung

Nach dem Anlegen einer Bestellung in SAP wird diese gemäß dem Kontext und Inhalt und der vorgegebenen Unterschriftenregelung automatisch in den jeweiligen Freigabe-Prozess gegeben. Alle erforderlichen Anlagen (wie z.B. Angebotsvergleich, Verhandlungsprotokoll, etc.) werden dann zentral über das Cockpit dem Workflow hinzugefügt, in die verschiedenen ArchiveLink Dokumentarten überführt und nach der Workflow-Beendigung an die Bestellung automatisch angehangen. In den Workflow können bei Bedarf auch jederzeit additionale Personen eingebunden werden, inklusive der gesamten Kommunikation, wie z.B. Kommentare von Personen und systemseitigen Hinweisen. Nach jedem einzelnen Workflowschritt ist das aktuelle Workflow-Protokoll in der Anlagenliste der Bestellung (ME23N) verfügbar und somit ist der gesamte Prozess leicht nachvollziehbar.

Vorteile mit der inPuncto Lösung

Nach der Umsetzung der inPuncto Lösung konnte der Kunde schnell den positiven Einfluss auf die Qualität der Daten und die Prozesse spüren und sofort von den zahlreichen Vorteilen der Lösung profitieren:

• Beschleunigte Freigabe-Prozesse
• Papierbelege wurden aufgelöst
• Erhöhte Transparenz, Flexibilität und gesteigerter Informationsgehalt
• Schnellerer Einblick in den Status der Bestellungen
• Compliance Konformität

Freigabeprozesse vereinfacht – Mission erfüllt

Der Austausch der vielen Papierbelege erfolgt für den Energie- und Wasserversorger nun digital, was die Freigabe-Prozesse wesentlich erleichtert und zu kürzeren Prozessdurchlaufzeiten führt. Die spezifischen Dokumentarten der Bestellbegleitdokumente (Anlagen) werden komfortabel über ein Auswahlmenü zum Workflow abgelegt und später archiviert. Besonders vorteilhaft hat sich auch die Verfügbarkeit des Workflow-Protokolls in der Anlagenliste der Bestellung erwiesen, das alle Details zum Freigabeprozess und zu den Dokumenten auf einem Blick ersichtlich macht.

Bei Fragen zu den SAP-Freigabeverfahren steht das in Puncto-Team gerne zur Verfügung!