Die Europäische Kommission hat mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 bzw. 2022/2303 den Weg für die Digitalisierung und Standardisierung von Bekannt­machungsdokumenten im öffentlichen Einkauf geebnet. Die eForms werden in EU-weiten Vergabeverfahren eingesetzt, um Bekanntmachungen zur Vergabe öffent­licher Aufträge zu veröffent­lichen. Bisher wurden zu diesem Zweck EU-Standard­formulare in unstrukturierten Formaten verwendet, was eine automatisierte Auswertung nicht zuließ. Ziel ist es, alle Bekanntmachungsformulare in Vergabever­fahren oberhalb der EU-Schwellenwerte ab dem 25. Oktober 2023 digital und stan­dardisiert an die europäische Ausschreibungsplattform Tenders Electronic Daily (TED) zu übermitteln.

Mehr Wettbewerb für weniger Steuergeldausgaben

Mit der Einführung von eForms wird nicht nur die Qualität der zur Verfügung stehen­den Daten des öffentlichen Einkaufs erhöht. Vielmehr erhöht die Standardisierung des dahinterliegenden Datenmodells auch deren Quantität. Damit wird die Analyse einer wesentlich größeren Menge an Daten ermöglicht, die in diesem Umfang bisher nicht vorgelegen hat. Entscheidungs­träger aus Politik und öffentlicher Verwaltung können z. B. mithilfe der aus den Daten gewonnenen Statistiken langfristig fundiertere Entscheidungen treffen.

Daniela Riegler, Head of Digital Transformation bei der Nortal AG, erklärt: „Gerade in Krisenzeiten bieten eine höhere Datenqualität und -quantität großes Potenzial, um strategisch besser einkaufen zu können.“ Sie fährt fort: „Die zentrale Sammlung und Veröffent­lichung von Be­kanntmachungen im Datenser­vice Öffentlicher Einkauf, kurz DÖE, gibt zudem Unterneh­men und Bietern Zugang zu allen Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung. Das erhöht den Wettbewerb, senkt langfristig die Kosten der Verwaltung und damit auch die Ausgabe von Steuergeldern.“

Nortal unterstützt fristgerechte Umsetzung

Die Nortal AG begleitet die Einführung von eForms in Deutschland seit Anbeginn. Auf Grund der vielfältigen Erfahrungen in Projekten der Digitalisierung des öffentlichen Ein­kaufs war Nortal dafür prädestiniert, ein Konzept zur Umsetzung der EU-Durch­führungsverordnung zu erstellen. Das Unternehmen entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für Verwaltungen, Verbände, den Gesundheitssektor, mittelständische Unternehmen und weitere Branchen. Das Dienstleistungsspektrum reicht von der Digitalisierungs-, Prozess-, IT-, Architektur- und Strategieberatung über Software-Entwicklung bis hin zur Qualitätssicherung und Betriebsunterstützung.

Daniela Riegler sagt: „Unsere Erfahrungen und Referenzen halfen uns dabei, die Akteure und Entscheider aus Bund und Ländern für eine erfolgreiche Umsetzung zusammenzubringen und so die fachliche, rechtliche und technische Einführung von eForms anzugehen. Das Ergebnis ist eine fristgerechte Umsetzung einer am Anfang für fast unmöglich gehaltenen Aufgabe.“

Handlungsempfehlungen zur Potenzialerschließung von eForms

In Anbetracht der Potenziale und Herausforderungen, die die Einführung von eForms mit sich bringen, gibt Nortal verschiedene Handlungsempfehlungen. Eine Empfehlung fokussiert den weiteren Aufbau des Datenbestands, um die Qualität von datenbasier­ten Entschei­dungen kon­tinuierlich zu verbessern. Dies lässt sich durch die Einfüh­rung des Datenaustauschstandards eForms-DE im Bereich der Unterschwellen­vergabe schnell umsetzen, da die notwendigen Bekannt­machungsformulare im Standard eForms-DE bereits mitgedacht und veröffent­licht wurden und somit dem Bund und den Ländern zur Nutzung zur Verfügung stehen.

Eine weitere Handlungsempfehlung bezieht sich auf den Erstellungsprozess der Bekanntmachungsdokumente und geforderter Unterlagen. Durch die Standardi­sierung von Leistungsbeschreibungen können notwendige Daten zu Produktgruppen, Volumen, Laufzeiten etc. bei der Bekanntmachungserstellung automatisiert über­nommen werden und der Pflegeaufwand der auslesbaren Datenfelder kann durch zuständige Personen reduziert werden. Hierdurch ergibt sich ein zeitliches Einspar­potenzial bei gleichzeitig steigender Datenqualität und fortlaufender Automatisierung.

Nortal empfiehlt außerdem, Künstliche Intelligenz (KI) unterstützend bei der Datenauswertung zum Einsatz zu bringen. Aufgrund fehlender Standardisierung und unterschiedlicher Datenformate ist dies bislang aber kaum möglich, obwohl die Notwendigkeit im Rahmen einer datenge­triebenen Verwaltung immer deutlicher wird.

Daniela Riegler sagt: „Bereits kleine Änder­ungen im Vergabeprozess können den Einsatz von KI begünstigen. Beispielsweise kann die Einführung eines ‘Unique Identifiers‘, der in allen Dokumenten mit Bezug zur Vergabe auffindbar ist, sicher­stellen, dass eine aufgesetzte KI Zusammenhänge erkennt und entsprechende Antworten und Auswertungen bereitstellen kann.“

Mehr Handlungs­em­pfehlungen gibt Nortal im White­paper „eForms – Der Anstoß zur Reform des öffentlichen Einkaufs“. Dort werden auch weitere Hintergründe zur Einführung von eForms und den damit verbundenen Potenzialen für die öffentliche Verwaltung und deren Bieter beleuchtet.

Whitepaper zum Download: https://nortal.com/de/einblicke/white-paper-eforms/