Immer öfter ziehen Bürgerinnen und Bürger gegen Kommunen vor Gericht, um nach Schnee- und Glatteisunfällen Schadenersatz zu erstreiten. Die Digitalisierung hilft den Kommunen allerdings dabei, ungerechtfertigte Klagen abwehren zu können und sich nicht aufs Glatteis führen zu lassen. Denn mit Hilfe von Apps, Software und GPS- sowie Sensortechnik können die Winterdienste der Bauhof-Teams besser vorbereitet, übersichtlicher abgearbeitet und zugleich auch rechtssicher erfasst werden.

Seit Anfang der 2000er Jahre müssen die deutschlandweit rund 5600 Bau- und Betriebshöfe ihre Arbeiten verpflichtend dokumentieren, um deren Wert besser darstellen zu können und somit vergleichbar zu machen. Was kostet im Sommer das Mähen des Rasens oder die Spielplatzreparatur und im Winter das Schneeräumen, das Streuen oder das Beseitigen von Winterschäden?

Das Unternehmen AIDA ORGA, das Software zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle entwickelt, gehört bei digitalen Lösungen für Bauhöfe zu den Pionieren Deutschlands. „Auf einer Messe für Kommunen sprach uns damals der Leiter eines Bauhofes aus dem sauerländischen Olsberg an, ob wir nicht Alternativen zur Erfassung auf dem Papier anbieten könnten“, erinnert sich Wolfram Franke, Geschäftsführer von AIDA ORGA Deutschland. „Von Beginn an erwies sich die Zettelwirtschaft oft als schwierig: Die Vorlagen, auf denen die Arbeitszeiten und die Dauer der jeweiligen Tätigkeiten handschriftlich oder am PC erfasst wurden, waren mitunter nicht ausgefüllt, unleserlich, gingen verloren und haben sehr viel Arbeit gemacht.“

Gemeinsam mit dem Leiter des Bauhofes Olsberg machte sich AIDA ORGA daran, die Besonderheiten der Bauhöfe zu ergründen und zu erfassen. „Davon gibt es besonders viele, wie wir bei der Entwicklung der Software feststellten – vor allem, nachdem keine zwei Bauhöfe in ihrer Struktur gleich sind.“ Nach gut zwei Jahren Entwicklungszeit war die erste Version der sogenannten Produktzeiterfassung fertig.

Inzwischen gehört die Software von AIDA ORGA für viele Bauhöfe genauso zur Grundausstattung wie eine Schaufel oder ein Schraubenzieher. Mehr als 3000 kommunale Verwaltungen zählen zu den Kunden des Unternehmens, das auf über 45 Jahre Erfahrung bei digitaler Zeitwirtschaft verweisen kann. Die Firma mit mehreren Standorten in Deutschland zählt zu den Top 3 der Anbieter auf dem Markt der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für Unternehmen und die öffentliche Hand.

„Der Einsatz von Software auf einem Bauhof bringt gerade im Winter sehr viele Vorteile“, erklärt Wolfram Franke. Denn die Kommunen müssen dafür sorgen, dass öffentliche Straßen, Wege und Plätze bei Schnee und Glatteis passierbar und begehbar sind. Je nachdem, wie wichtig die Straßen für den allgemeinen Verkehrsfluss sind, wird ihnen eine Priorität zugeordnet – was in welcher Reihenfolge geräumt werden muss. Dabei haben die Bauhof-Teams zwar einen Ermessensspielraum. Kommt es allerdings zu einem Schadenfall, müssen sie nachweisen können, dass sie der Räum- und Streupflicht ausreichend nachgekommen sind.

In analoger Form erfolgt dies durch Einsatzpläne, Fahrtenbücher, manuell geführte Streuprotokolle oder Fotos. „Dabei können oft Fehler entstehen“, weiß Franke. Sind die Unterlagen unvollständig oder verloren, kann es für eine Stadt oder Gemeinde teuer werden, zieht jemand nach einem Winterunfall gegen die Stadt oder Gemeinde vor Gericht.“ Außerdem können handschriftliche oder am Computer etwa in Excel erstellte Unterlagen auch manipuliert werden. Die digitale Winterdienstdokumentation von AIDA ORGA ist gerichtsfest.

In Deutschland ist der Eigentümer für die Sicherheit von Verkehrswegen verantwortlich – auch oder gerade im Winter. In der Regel sind das Bund, Länder, Städte oder Gemeinden. In Deutschland gibt es Schätzungen zufolge etwa 420.000 Kilometer Stadt- und Gemeindestraßen, knapp 100.000 Kilometer Kreisstraßen sowie nahezu 90.000 Kilometer Landes- und Bundesstraßen. Und die wollen im Winter geräumt sein – pünktlich und regelmäßig.

Die beste Maßnahme, um sich vor ungerechtfertigten Regressansprüchen schützen zu können, ist daher eine lückenlose Dokumentation des Winterdienstes. Diese muss unter anderem folgende Angaben enthalten: Datum und Uhrzeit der Räum- und Streumaßnahmen, Art und Umfang der Räum- und Streumaßnahmen, zuständige Mitarbeiter oder beauftragte Dritte, verwendete Fahrzeuge und Geräte, Art und Menge der Streumittel, Wetterlage Straßenzustand vor und nach den Maßnahmen.

Die Software zeichnet die Daten im Rechenzentrum von AIDA ORGA auf, die mit Hilfe der installierten AIDA-ORGA-App auf dem Smartphone oder mit Hilfe der Lkw-Festeinbauten initiiert wird. Sie erfasst die Route der Räumfahrzeuge, Beginn und Ende des Einsatzes, was wann genau getan wurde und optional, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geräumt haben. „GPS-Technik registriert unter anderem Position und Geschwindigkeit. Die Sensoren an den Fahrzeugen zeigen an, wenn der Schneepflug unten ist und räumt. Sie übertragen ebenso ins digitale Streutagebuch, was genau gestreut wurde“, sagt Franke.

Die Vorteile der digitalen Lösung von AIDA ORGA liegen auf der Hand: Die Aufzeichnung aller Parameter geht deutlich schneller, spart also Zeit und damit Geld. Zugleich ist die Qualität der Dokumentation deutlich höher, Fehler und Lücken in den Aufzeichnungen werden vermieden – es entsteht Transparenz und Vertrauen. Und mit Hilfe dieser lückenlosen und objektiven digitalen Erfassung lassen sich ungerechtfertigte Schadenersatzansprüche nicht nur widerlegen, sondern zugleich der Mitteleinsatz optimiert werden. Das schont die Budgets und die Umwelt.