Die Stadt-Bibliothek benötigt eine Sanierung. Es erfolgt eine öffentliche Auftragsvergabe. Zahlreiche Unternehmen aus der Bauwirtschaft bewerben sich. Unter ihnen der Handwerksbetrieb Müller, der sofort ein elektronisches Angebot mit einem Leistungsverzeichnis (LV) als DA84-Datei abgibt. Kurze Zeit später, mitten im täglichen Trubel, meldet sich der Auftraggeber. Er benötigt für eine Angebotsprüfung noch die Formblätter EFB 221 (Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation) und EFB 223 (Aufgliederung der Einheitspreise). Ärgerlich, denn das nachträgliche Ausfüllen erfordert viel manuelle Arbeit.

„Besonders in Zeiten multipler Krisen – von steigendem Wettbewerbsdruck, über hohe Kosten bis hin zum Fachkräftemangel – hält solche Arbeit kleine mittelständische Unternehmen unnötig auf“, betont Ulrike Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal bei Karlsruhe. Das Unternehmen hat seine Software GAEB-Online 2023 daher um ein weiteres Produkt erweitert: die Excel EFB-Rückwärtskalkulation. „Haben Betriebe bereits ein Leistungsverzeichnis erstellt, füllt die neue Funktion der Software die Formblätter EFB 221 und EFB 223 teilautomatisch aus. Dieser Prozess ist um ein Vielfaches schneller als reine Handarbeit. Betriebe gewinnen dadurch wertvolle Ressourcen zurück, die sie auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.“

Individuelle Kostenelemente und Zuschläge gezielt berücksichtigen

Laut Braun sei die neue Funktion „Excel EFB-Rückwärtskalkulation“ besonders benutzerfreundlich konzipiert. Herzstück ist eine Excel-Vorlage. Hier legt der Anwender im ersten Schritt unter anderem seine individuellen Lohnkomponenten fest. GAEB-Online 2023 übergibt anschließend das Leistungsverzeichnis nahtlos an die vorbereitete Excel-Vorlage. Das System berücksichtigt bei dieser Übertragung automatisch sämtliche relevanten Daten und Positionen.

Die Excel EFB-Rückwärtskalkulation macht es nun möglich, die Einheitspreise im Leistungsverzeichnis durch die vom Anwender festgelegten Zuschläge nachträglich aufzuteilen. Dieser Schritt gewährleistet zunächst eine einheitliche und präzise Verteilung auf die definierten Kostenarten. Die EFB-Rückwärtskalkulation verteilt hierbei die Kosten für jede Position im Leistungsverzeichnis zunächst gleichmäßig. Wenn bestimmte Positionen einen hohen Anteil an Lohn- oder Materialkosten haben, können diese noch separat angepasst werden. Das Gleiche gilt auch für Leistungen, die ausschließlich von Subunternehmen erbracht werden.

Die Software füllt anschließend die Formblätter EFB 211 und EFB 223 automatisch aus. Die Urkalkulation der Einheitspreise im Leistungsverzeichnis bleibt dabei unverändert. „Dieser nahtlose Prozess gewährleistet nicht nur eine effektive Rückwärtskalkulation. Er ermöglicht es Anwendern auch, individuelle Kostenelemente und Zuschläge gezielt zu berücksichtigen“, sagt Braun.

Neues Produkt ab sofort für 120 Euro erhältlich

Die neue „Excel EFB-Rückwärtskalkulation“ ist ab sofort online als Zusatz für die Software GAEB-Online 2023 erhältlich. Die Erweiterung kostet 120 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Sie unterstützt in Verbindung mit GAEB-Online 2023 die aktuellen GAEB-Standards, einschließlich GAEB XML, GAEB 2000 und GAEB 90. „Das Ausfüllen der Formblätter EFB 221 und EFB 223 wird mit der neuen Funktion zu einem transparenten und schnellen Vorgang“, so Braun abschließend. „Entsprechend schnell amortisiert sich die Investition.“

Hintergrund zu GAEB

Für Unternehmen des Bauwesens gehören die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) zur Tagesordnung. Dabei gilt es, eine Vielzahl an Informationen auszutauschen – darunter Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch möglichst zeitsparend und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist – Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML, ein strukturiertes und standardisiertes Austauschformat, das Unternehmen über eine GAEB-Schnittstelle austauschen. Der GAEB-Datenaustausch hat sich von der Zeilenorientierung (GAEB DA 1985, 1990) zur schlüsselwortorientierten Methode weiterentwickelt (GAEB DA 2000). Ab GAEB DA 2000 ist das Format mit der Extensible Markup Language (XML) beschrieben, eine international anerkannte Auszeichnungssprache zur Übertragung komplexer Strukturen.

Hintergrund zu GAEB-Online 2023

GAEB-Online 2023 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mit Hilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2023 lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel oder im Format XRechnung erzeugen.