Es gehört bei jeder öffentlichen Ausschreibung zum Pflichtprogramm: das Ausfüllen der Formblätter EFB 221 (Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation) und EFB 223 (Aufgliederung der Einheitspreise). Diese oft unbeliebte Formalität erfordert viel manuelle Arbeit, bindet wertvolle Ressourcen und hält Bieter von ihrem Kerngeschäft ab. Die erste der neuen Zusatzfunktionen für GAEB-Online 2023, die „Excel EFB-Kalkulation“, zielt deshalb darauf ab, diesen Prozess durch Automation zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Erweiterung Excel EFB-Kalkulation: Automatisierung beschleunigt Angebotsabgabe

Verfügen Bieter über das Programm GAEB-Online 2023 und eine aktuelle Version von Microsoft Excel, können sie mithilfe der neuen Zusatzfunktion ihre Kalkulationen nun direkt in Excel durchführen. Sie können die Positionen des Leistungsverzeichnisses mit Preisen und Zuschlägen für Lohn, Stoffkosten und Gerätekosten versehen und dann die Software die Arbeit erledigen lassen. Sie füllt automatisch die Formblätter EFB 221 und EFB 223 aus, die der Anwender bequem an seine D84-Angebotsdatei anhängen kann. „Erste Kunden bestätigen, dass das neue Tool Excel EFB-Kalkulation die Angebotsabgabe wesentlich beschleunigt“, sagt Ulrike Braun, Geschäftsführerin von gaeb-online. „Der Return-on-Invest ist entsprechend schnell erreicht.“

Erweiterung Excel EFB-Rückwärtskalkulation: Automation schützt vor bösen Überraschungen

Die zweite neue Zusatzfunktion, die „Excel EFB-Rückwärtskalkulation“, richtet sich an Unternehmen, die bereits elektronische Angebote erstellt haben und nun die Formblätter EFB 221 und EFB 223 nachträglich ausfüllen müssen. „Es kommt immer wieder vor, dass Betriebe eine böse Überraschung erleben, weil ein öffentlicher Auftraggeber nach Abgabe des Angebots die Formblätter EFB 221 und EFB 223 nachfordert“, weiß Braun aus Erfahrung. „Unsere neue Zusatzfunktion entschärft solche Situationen, sodass Betriebe auch hier Zeit und Ressourcen einsparen.“

Der Ablauf gestalte sich unkompliziert: Mithilfe des neuen Tools können Anwender ihre bereits kalkulierten Leistungsverzeichnisse über GAEB-Online 2023 in Excel importieren. Dort lassen sich die Einheitspreise jeder einzelnen Position mithilfe festgelegter Zuschläge nachträglich aufsplitten. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Lohnkosten und Zuschläge für den Verrechnungslohn zu erfassen. Anschließend füllt die Software die Formblätter EFB 221 und EFB 223 automatisch aus. „Dieser automatisierte Prozess ist um ein Vielfaches schneller als reine Handarbeit, sodass sich die Kosten für die Zusatzfunktion auch hier schnell amortisieren." Erhältlich ist das Tool "Excel EFB-Rückwärtskalkulation“ für 120 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer.

Hintergrund zu GAEB

Für Unternehmen des Bauwesens gehören die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) zur Tagesordnung. Dabei gilt es, eine Vielzahl an Informationen auszutauschen – darunter Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch möglichst zeitsparend und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist – Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML, ein strukturiertes und standardisiertes Austauschformat, das Unternehmen über eine GAEB-Schnittstelle austauschen. Der GAEB-Datenaustausch hat sich von der Zeilenorientierung (GAEB DA 1985, 1990) zur schlüsselwortorientierten Methode weiterentwickelt (GAEB DA 2000). Ab GAEB DA 2000 ist das Format mit der Extensible Markup Language (XML) beschrieben, eine international anerkannte Auszeichnungssprache zur Übertragung komplexer Strukturen.

Hintergrund zu GAEB-Online 2023

GAEB-Online 2023 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mit Hilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2023 lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel oder im Format XRechnung erzeugen.