Die prästationäre Aufnahme von Patienten stellt einen zentralen Prozess in Kliniken dar, der jedoch häufig nicht optimal abläuft.

In einem Projekt mit unserer Partnerklinik wurde der folgende Ablauf dokumentiert:

Die Pflegekräfte stellen zunächst alle Unterlagen zusammen und kennzeichnen diese mit einem auffälligen orangefarbenen Bogen, um ihre Bedeutung sofort ersichtlich zu machen. Anschließend werden die Dokumente in einer Mappe in das Fach "Prä-stationäre/ geplante Patienten" einsortiert und am Nachmittag verteilt. Die Pflegekraft auf der zuständigen Station nimmt die Dokumente mit Übergabeprotokoll zur Weiterverarbeitung entgegen.

Im Rahmen des Projekts identifizierte die Klinik mehrere Optimierungspotenziale. Zum Beispiel führte die Anordnung vieler übereinander liegender Fächer häufig zu Fehlsortierungen. Zudem wurden die Dokumente nicht als "prästationär" wahrgenommen, da die entsprechende Information bzw. die orangefarbene Kennzeichnung fehlte. Patienten wurden nicht korrekt als prästationäre Aufnahmen registriert und die Pflegekräfte waren demzufolge nicht informiert, weshalb der weitere Ablauf nicht angestoßen und organisiert werden konnte.

Um solche Potenziale zu heben und Abläufe effizienter zu gestalten, entwickelt das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) gemeinsam mit Kliniken spezifische Methoden und Verfahren der Prozessoptimierung für eine einfache sowie fließende Patientenversorgung. Hierzu gehören praxisorientierte, digitale Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Krankenhauses zugeschnitten sind. Diese innovativen Ansätze minimieren Zeitfresser wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren müssen. Ziel ist es, die stationären Abläufe zu verbessern und eine qualitativ hochwertige sowie effiziente Patientenbehandlung zu gewährleisten.

Im April wurde das IWiG für dieses Konzept mit dem Förderpreis des DVKC in der Kategorie Tools & Prozesse 2024 ausgezeichnet.

Kliniken sind eingeladen, gemeinsam mit dem IWiG an der Gestaltung einer effektiven und effizienten Zukunft im Gesundheitswesen zu arbeiten.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"