„Es braucht einen begleitenden Mentalitätswandel in der Verwaltung hin zu einem konstruktiven Ansatz im Verwaltungshandeln – selbstverständlich unparteiisch und im Einklang mit der Rechtslage.“, fordert Dr. Ludwig Veltmann, Hauptgeschäftsführer DER MITTELSTANDSVERBUND. „Wo sich die Bürokratie wie Mehltau über die Wirtschaft legt, hemmt sie jedes Wachstum, insbesondere im Mittelstand. Wenn wir in diesem Land vorankommen wollen, brauchen wir endlich schlanke Prozesse und mehr Mut zum Pragmatismus und gesunden Menschenverstand.“, mahnt Ludwig Veltmann. 

Die Auswirkungen zunehmender Vorgaben und Informationserfordernisse sind enorm: Bürokratische Pflichten stellen gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine erhebliche finanzielle Belastung dar, die sich sehr nachteilig auf deren Wettbewerbsfähigkeit auswirken kann. „Bürokratiekosten machen bei KMU in vielen Fällen mehrere Prozent des jeweiligen Unternehmensumsatzes aus.“, so Ludwig Veltmann. Gerade in Zeiten steigender Kosten und stagnierender Umsätze wirken sich Bürokratiekosten somit erheblich auf die Gewinnmarge und Liquidität eines Unternehmens aus. Um den Bürokratieaufwand und damit die Bürokratiekosten spürbar zu senken, schlägt DER MITTELSTANDSVERBUND daher folgende Maßnahmen zur Verbesserung der öffentlichen Verwaltung, Vereinfachung der Kommunikation mit den Unternehmen und damit einhergehenden Verringerung bürokratischer Pflichten vor:

• Digitalisierte Verwaltung mit Zielvorgaben und verbindlichen Laufzeiten: Eine umfassende Digitalisierung aller Verwaltungsdienstleistungen ist Voraussetzung für die konsequente Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und damit für einen wirksamen Bürokratieabbau. Das bereits 2017 beschlossene Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen eigentlich genau hierzu. Dennoch ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen nach fünf Jahren erschreckend gering. Es braucht daher in jedem Fall ein Nachfolgegesetz auf Bundesebene, das nicht nur den Umsetzungsdruck erhöht, sondern auch Sanktionsmöglichkeiten übergeordneter Verwaltungsebenen vorsieht, wenn untergeordnete Ebenen ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Wir begrüßen ausdrücklich eine Pflicht zur Nutzerfreundlichkeit der vorgesehenen Portale und fordern eine unabhängige Kontrolle derselben.
  Ministerien und Behörden müssen darüber hinaus die Möglichkeit erhalten, geeignete Zielvorgaben für untergeordnete Verwaltungsebenen zu definieren. So soll nicht nur der Erfolg der Verwaltungsarbeit messbar werden, sondern auch die Vergleichbarkeit und Transparenz zwischen Verwaltungen auf gleicher Ebene erhöht werden. Ein solches Benchmarking kann sich an verschiedenen Parametern orientieren, z.B. an der Zeit, die durchschnittlich zur Abarbeitung bestimmter Verwaltungsprozesse aufgewendet wird, oder an der Zahl an Genehmigungen und sonstigen Verwaltungsakten in einem bestimmten Bereich und Zeitraum. Alle standardisierten Verwaltungsprozesse sollen zudem bestimmte Laufzeiten als Regelvorgabe erhalten, innerhalb derer die Prozesse abgeschlossen sein sollten. Auch wenn diese Laufzeiten nicht in allen Fällen eingehalten werden können, besteht dadurch für alle Beteiligten eine bessere Planbarkeit und zudem eine höhere Dringlichkeit, Verwaltungsprozesse in einem angemessenen Zeitrahmen abzuschließen.
• Ticketing für mehr Transparenz: Für alle Verwaltungsdienstleistungen, die sich an BürgerInnen und Unternehmen richten, soll ein digitales Ticketing-System eingeführt werden, in dem jeder abgeschlossene Schritt des Prozesses vermerkt wird. So wird die Transparenz des Prozesses für AntragstellerInnen sowie für Beschäftigte der Verwaltung erheblich erhöht, sodass regelmäßige Nachfragen zum aktuellen Verfahrensstand überflüssig werden.
• Genehmigungsfiktion bei Überschreitung bestimmter Fristen: Für weitgehend standardisierte Verwaltungsdienstleistungen – also solche, in denen übliche Genehmigungslaufzeiten definiert werden können und in die zudem nicht besonderen Sicherheitserfordernissen genügen müssen – soll eine Genehmigungsfiktion gelten, im Rahmen derer ein Antrag automatisch als bewilligt gilt, sofern bestimmte, in Abhängigkeit von der regulären Laufzeit zu definierende Fristen von der Verwaltungsbehörde überschritten wurden und der Antrag nicht explizit abgelehnt wurde. So kann ausgeschlossen werden, dass AntragstellerInnen übermäßig lange auf eine Bewilligung warten müssen, auch wenn diese mit großer Wahrscheinlichkeit ohnehin erteilt werden würde. 
• Sicherstellung zeitnaher verbindlicher Auskünfte durch die Finanzämter: Finanzbehörden sollten verpflichtet werden, den Steuerpflichtigen innerhalb angemessener Zeiträume (d.h. mit zu definierenden Regellaufzeiten) verbindliche Auskünfte zu steuerlichen Zweifelsfragen sowie Rückmeldungen zu den von Unternehmen übermittelten Erklärungen zu geben. Unklarheiten zu steuerlichen Sachverhalten tragen zu einem höheren Personal- und finanziellem Aufwand für die Steuerpflichtigen – gerade kleine und mittlere Unternehmen – bei und wirken damit belastend. Die Länge der gegenwärtigen Bearbeitungszeiten stellt nach Einschätzung der Unternehmen das derzeit größte Problem in der Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung dar (IfD Allensbach, 2022)
• Verkürzung von Aufbewahrungsfristen: Die Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO sollten auf einheitlich fünf Jahre verkürzt werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen und weiteren steuerrelevanten Unterlagen für bis zu zehn Jahre erfordert in vielen Fällen die Vorhaltung größerer Lagerflächen sowie alter Software und Hardware, was große Ressourcen in den Unternehmen bindet. Auch in kleinen und mittleren Unternehmen verursacht dies üblicherweise Kosten von mehreren Tausend Euro pro Jahr. Zudem sollten Unternehmen generell nicht mehr dazu verpflichtet sein, Unterlagen auch in analoger oder sonstiger nicht ausschließlich digitaler Form vorzuhalten. In diesem Zuge muss auch die Datenübertragung zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung in allen Fällen rein digital erfolgen können.
• Frühzeitige und verpflichtende Beteiligung an Gesetzgebungsverfahren: Auch wenn die Bundesministerien im Rahmen von Gesetzgebungsverfahren eigentlich dazu angehalten sind, Verbändebeteiligungen durchzuführen, kommen sie dieser Maßgabe oft nur rein formal oder gar nicht nach. Daher sollten sie explizit dazu verpflichtet werden, vor Verabschiedung eines Regierungsentwurfs Verbändebeteiligungen mit hinreichenden, verbindlich definierten Rückmeldefristen durchzuführen. Der Nationale Normenkontrollrat soll die Einhaltung dieser Verpflichtung beaufsichtigen und die Möglichkeit erhalten, bei Nichteinhaltung eine formale Rüge auszusprechen. Dabei sollte er auch eine jährliche Statistik veröffentlichen, welche Bundesministerien der Verpflichtung in welchem Umfang nachgekommen sind. Denn nur durch die Einbindung der Perspektive des Mittelstands bzw. der besonderen Bedürfnisse von KMU kann die Akzeptanz von Gesetzesvorhaben erhöht und eine praxistaugliche, bürokratiearme Umsetzung ermöglicht werden.
• Erleichterte Einspeisung selbst erzeugten Stroms: Ein möglichst bürokratiearmer Ausbau der erneuerbaren Energien ist von entscheidender Bedeutung. Über Fragen der unmittelbaren Ertrags- und Umsatzbesteuerung hinaus werden Dächer oft allein deshalb nicht mit Solarzellen belegt, weil die Weiterleitung des so erzeugten Stroms an einen Nachbarbetrieb komplex ist. Helfen würde eine Bagatellgrenze, um nicht sofort mit den Meldepflichten eines Stromlieferanten belegt zu werden. Zudem braucht es eine verbindliche Frist, bis wann ein Netzbetreiber einen Netzanschluss für eine Anlage herstellen muss.
• Vereinfachte Erfüllung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes für KMU: Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sorgt bei zahlreichen kleinen und mittleren Unternehmen für erheblichen Aufwand, obwohl sie bei einer Beschäftigtenzahl von unter 3000 bzw. 1000 vorerst von den gesetzlichen Berichtspflichten ausgenommen sein sollen. Sobald ein kleineres Unternehmen jedoch Zulieferer für ein anderes Unternehmen wird, das bereits der Berichtspflicht unterliegt, muss es ähnlich aufwendige Untersuchungen anstellen. Der Gesetzgeber sollte diese indirekte Auskunftspflicht deutlich vereinfachen: Wichtig sind dafür Klarstellungen der Durchsetzungsbehörden hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung des risikobasierten Ansatzes. Weiterhin sind klare Regelungen hinsichtlich der Verwendung von Zertifikaten im Rahmen der Risikoanalyse notwendig, um den Aufwand für Hauptbetroffene und KMU zu verringern, ohne die Wirkung des LkSG einzuschränken. Schließlich braucht es gesetzliche Regelungen hinsichtlich der Übernahme der damit verbundenen Kosten, um die indirekt betroffenen Unternehmen im Rahmen der zunehmenden Abfragen der Hauptverpflichteten finanziell nicht zu überlasten.
• Klare Anforderungen für Statistik- und Informationspflichten: Mit Blick auf Gesetze und Verordnungen muss die öffentliche Verwaltung in jedem Fall prüfen, ob und wie die sich daraus ergebenden Informationsanforderungen gegenüber Unternehmen mit überschaubarem Aufwand aus den in üblicher Unternehmenssoftware enthaltenen Daten gewinnen lassen. Behörden müssen dabei sicherstellen, dass sämtliche Vorgaben hinsichtlich der benötigten Daten und technischen Spezifikationen klar und eindeutig sind. Zudem müssen die Behörden geeignete technische Schnittstellen für die Datenübertragung zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung bereitstellen.
• Behörden-Dashboard mit automatisierten Benachrichtigungen: Im Rahmen eines möglichst einheitlichen Unternehmensportals für die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung sollte ein transparentes Dashboard realisiert werden. Behörden aller Ebenen wären dabei verpflichtet, ihre Informationsanforderungen gegenüber Unternehmen hier einzustellen und automatisiert an entsprechende Fristen für auslaufende Genehmigungen, fällige Erklärungen o.ä. zu erinnern. Gerade kleinere Unternehmen leiden unter mannigfaltigen Meldepflichten und haben auch aus personellen Gründen Schwierigkeiten, sämtliche relevanten Fristen im Blick zu behalten. Unternehmen müssten künftig nur dann berichten, wenn sie von der zuständigen Behörde dazu aufgefordert werden. Dies reduziert Unsicherheiten, Versäumnisse und sowie unnötigen Aufwand.