Die Herausforderung
Das A und O der Investment- und Immobilienberatung ist die Validität der Daten. Nur wenn Berater und Makler vor Ort stets Zugriff auf alle relevanten Markt- und Objektdaten haben, können sie ihre Kunden optimal beraten und ihnen die passenden Räumlichkeiten bzw. Immobilienojekte vermitteln. Um diese Datenqualität garantieren zu können, nutzen die Mitarbeiter der JLL IT zentrale Softwareplattformen und Cloudlösungen, die permanent mit den entsprechenden Informationen gespeist und aktualisiert werden müssen.

Damit dies gelingt, laufen in der IT-Abteilung zahlreiche Projekte, die zum Ziel haben, für einen reibungslosen Betrieb der zentralen Datenbanken und -systeme zu sorgen. Aktuell sind es 46 sogenannte Businessprojekte, die Thomas Hochstätter, verantwortlicher Business Partner und Associate Director von JLL, mit seinem Kollegen zu stemmen hat. Bei dieser Komplexität den Überblick zu bewahren, ist eine schwierige Aufgabe. Also machte sich Hochstätter auf die Suche nach einer Lösung, mit der sich Zusammenhänge, Timelines, Budgets und Ressourcen visualisieren lassen.

Die Lösung
Klassischerweise werden für derartige Anforderungsprofile Projektmanagement-Lösungen wie MS Projekt favorisiert. Da Hochstätter aber seit Jahren mit der Mindmapping-Methode und deren Stärken im Bereich der Visualisierung komplexer Zusammenhänge vertraut ist, orientiert er sich gleich an der markführenden Softwarelösung: MindManager. Bei dieser überzeugt ihn nicht nur die Vielfältigkeit der Einsatzmöglichkeiten, sondern auch die Tatsache, dass bei der Cloudlösung mehrere Kollegen parallel in einer Map arbeiten können. „In Deutschland haben wir allein 21 verschiedene Businesseinheiten. Da bedarf es einer leistungsstarken IT-Struktur, damit der Daten und Informationsaustausch optimal funktioniert“, sagt Hochstätter. Dabei ist Hochstätter so etwas wie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Businessbereichen und der IT. „Bei mir laufen die Business-Anforderungen zusammen und wir müssen im Rahmen der Projekte versuchen, diese unterschiedlichen Anforderungen umzusetzen“, sagt er.

Das Ergebnis
Heute setzen er sowie 8 IT-Kollegen und 15 Businesskräfte aus den Businessunits bei der Zusammenarbeit in Projekten auf MindManager. Gemeinsam nutzen sie Vorlagen, Projektmaps, Brainstorming-Funktionen und vor allem die Kalkulationsfunktionen, um die Datenbasis von JLL stets auf höchstmöglichen Niveau zu halten. Zudem können die verschiedenen Perspektiven, seitens der Berater, oder der Geschäftsführung berücksichtigt werden. „Dabei helfen mir vor allem die in MindManager integrierten Darstellungsformen wie Swimlines oder Ganttcharts. Aber auch die Tatsache, dass Kalkulationen unmittelbar in MindManager möglich sind, ist bei der täglichen Projektarbeit eine enorme Unterstützung“, sagt Hochstätter. „Ziel ist es, dass wir zu jedem Business–IT-Projekt innerhalb von zwei Minuten detailliert Auskunft geben können, bezogen auf den Stand des Projektes“.

JlL begrüßt zudem, dass Mindjet seine Software als Cloudlösung zur Verfügung stellt, denn vielfach wird in Meetings gemeinsam an einer Map gearbeitet. Darüber hinaus sei das Reporting aussagekräftiger geworden und lasse sich auf Knopfdruck jederzeit auf Echtdatenbasis erzeugen. Dass diese Daten des Weiteren auch noch jederzeit über die Cloud verfügbar sind, erleichtert vor allem den Kollegen, die sich nur wenig im Büro aufhalten, die Arbeit von unterwegs. Mit der Einführung von MindManager hat Hochstätter den Grundstein für einen Paradigmenwechsel gelegt. Er möchte weg von der Überforderung durch das massenhafte Versenden von Emails, hin zu einer projektorientierten Struktur, bei der alle wesentlichen Informationen im Mapformat gesammelt, bearbeitet und dokumentiert werden.