Prozessmanagement: Die Spielregeln des gemeinsamen Arbeitens

Prozessmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug, wenn es darum geht, klare und verbindliche Regeln für die Zusammenarbeit zu formulieren. Es definiert End-to- End-Prozesse, die sämtliche Schritte vom Kundenbedarf bis zur Kundenzufriedenheit abdecken. Diese Prozesse dienen als „Spielregeln“ für das gemeinsame Arbeiten und schaffen eine einheitliche Basis, auf der alle Mitarbeiter agieren können.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Durch das Prozessmanagement werden klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert. Dies sind gestaltende Rollen für den Prozess und ausführende Rollen im Prozess. Jeder Mitarbeiter weiß genau, welche Aufgaben er zu erfüllen hat und wie seine Arbeit in den Gesamtprozess integriert ist. Dies schafft Transparenz und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder doppelter Arbeit.

Basis für die Organisation

Mit dem Definieren der End-to-End-Prozesse legt das Prozessmanagement die Grundlage für eine effiziente Organisation. Es hilft, Abteilungen und Teams so zu strukturieren, dass sie optimal zusammenarbeiten können, und es unterstützt die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen. Je dynamischer das Umfeld, desto wichtiger ist die Organisation in selbstorganisierten (Prozess-)Teams.

Gängige Methoden im Prozessmanagement

• Prozessmodellierung (z.B. BPMN): Durch die grafische Darstellung von Prozessen können komplexe Abläufe verständlich visualisiert und analysiert werden.
• Workflow-Management: Prozesse werden in einem Frontend-System gegenüber dem Benutzer durchgängig automatisiert. Im Hintergrund werden Datenströme auch systemübergreifend durch den Workflow gesteuert.
• Process Mining: Auf Basis von Logdaten aus verschiedenen IT-Systemen können Ist-Prozesse visualisiert werden. Diese können dann analysiert und bei Bedarf verbessert werden.

Ein zentrales Werkzeug für das Prozessmanagement ist die „Prozessbrille“

Der strategische Prozessmanagement-Kreislauf leitet aus dem Unternehmensleitbild über mehrere Schritte die relevanten Prozesse ab und ordnet sie in einem Prozessmodell bzw. einer Prozesslandkarte. Der operative Prozessmanagement-Kreislauf konkretisiert diese Prozesse und macht sie mit Prozesskennzahlen messbar. Die Prozessleistung kann damit aktiv gesteuert werden.

Wertstrommanagement: Maximierung der tatsächlichen Wertschöpfung

Während das Prozessmanagement die Grundlage für reibungslose Abläufe schafft, rückt das Wertstrommanagement die tatsächliche Wertschöpfung in den Fokus. Der Wertstrom umfasst alle Aktivitäten, die direkt zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung beitragen – vom ersten Kundenkontakt bis zur Auslieferung oder Abnahme. Ziel ist es, die Effizienz dieser wertschöpfenden Prozesse zu maximieren und Verschwendung zu eliminieren. Unter Verschwendung versteht man hierbei die aus dem Lean Management bekannten Verschwendungsarten des Mura, Muri und Muda.

Maximierung der Wertschöpfung: Durch die Analyse des gesamten Wertstroms können Unternehmen die wertschöpfenden Aktivitäten optimieren und nicht-wertschöpfende Aktivitäten (Verschwendung) reduzieren oder eliminieren. Dies führt zu kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Kosten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Unternehmensübergreifende Orchestrierung: Wertströme enden nicht an den Grenzen eines Unternehmens. Häufig sind mehrere Unternehmen entlang der Lieferkette involviert. Wertstrommanagement hilft dabei, die gesamte Lieferkette zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten effektiv zusammenarbeiten, um den Kunden den größtmöglichen Mehrwert zu bieten.

Gängige Methoden im Wertstrommanagement

• Wertstromanalyse und -design: Diese Methode dient dazu, den aktuellen Zustand eines Wertstroms zu erfassen und ein verbessertes Design zu entwickeln, das auf die Beseitigung von Verschwendung abzielt.
• Lean Management: Ein umfassender Ansatz zur Optimierung der Abläufe, der sich auf die kontinuierliche Verbesserung und die Maximierung der Wertschöpfung konzentriert.
• Kaizen: Eine japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, die auf kleine, kontinuierliche Verbesserungen in allen Bereichen des Unternehmens abzielt.

Zentrales Werkzeug des Wertstrommanagements ist die Wertstromanalyse bzw. das  Wertstromdesign. Klassisch betrachtet diese Wertstromanalyse die Fertigungsprozesse sowie die angrenzenden logistischen Prozesse, also die Lieferungen zum Kunden und vom Lieferanten. Diese Schritte werden mit standardisierten Symbolen in einer Wertstromkarte festgehalten.

Wenn man die kundenindividuellen Prozesse der Konfiguration, ggf. der kundenindividuellen Entwicklung und Konstruktion und der Auslieferung, Montage und Inbetriebnahme ebenfalls als wertschöpfende Prozesse betrachtet, entfällt auf die eigentliche Fertigung nur noch ein kleiner Anteil des gesamten Aufwands.

Dies ist der Punkt, an dem eine erweiterte Betrachtung der Wertstromanalyse ins Spiel kommt. Die TU Darmstadt hat mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Darmstadt die Wertstromanalyse 4.0 entwickelt, die alle Abläufe, die zur Entstehung eines Produkts beitragen, betrachtet. Dann entsteht eine deutlich detailliertere Wertstromkarte 4.0: s.Bild

Prozessmanagement und Wertstrommanagement sind zwei unverzichtbare Werkzeuge, um die Wertschöpfung in einem Unternehmen sicherzustellen. Während das Prozessmanagement die Spielregeln des gemeinsamen Arbeitens definiert und eine Grundlage für klare Rollen, Verantwortlichkeiten und eine effiziente Organisation schafft, fokussiert das Wertstrommanagement auf die Maximierung der tatsächlichen Wertschöpfung bei der Leistungserstellung. Beide Ansätze sind komplementär und sollten in einem modernen Unternehmen Hand in Hand eingesetzt werden, um nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.

Durch die richtige Anwendung dieser Werkzeuge können Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette im Sinne der Wertströme „fließend“ gestalten. Dabei entsteht das eigene Prozessmodell als Basis für die interne Steuerung der Leistungserstellung. Zusammen stellen dies Werkzeuge die nachhaltige Wertschöpfung sicher.

Was ist das OPEX Framework

Das OPEX Framework verbindet vielfältige Handlungselemente aus diversen Managementbereichen in einem strukturierten und funktionalen Rahmen miteinander. Die intelligente Verknüpfung und Nutzung wertvoller Synergieeffekte ermöglicht es moderne Unternehmen bis an die Grenzen Ihrer Leistungsfähigkeit zu optimieren.