PDF/A-2 Dateien eignen sich hervorragend zur Langzeitarchivierung. In vielen Unternehmen ist die Konvertierung wichtiger Dokumente in dieses Archivierungsformat deshalb bereits Pflicht. Für die Erzeugung von PDF/A-2 stehen viele interaktive Werkzeuge und automatische Prozesse zur Verfügung, unter anderem von Adobe, Adlib, Callas, Foxit, Nuance. Diese erlauben aber in der Regel nur Anpassung von einzelnen Dateien an die PDF/A-2 Norm oder die Konvertierung von Nicht-PDF-Dateien in eine PDF/A-2 Datei.

Verschachtelte Dateien in PDF/A-2 umwandeln

Wenn beispielsweise PDF-Dateien, E-Mails mit unterschiedlichen Dateiformaten im Anhang (Word, Excel, Bilddateien) oder Excel-Tabellen, die in Word-Dokumente eingebettet sind, in PDF/A-2 konvertiert werden sollen, stoßen herkömmliche Tools meist an ihre Grenzen. Verschachtelte Dateien werden dann häufig manuell auseinandergenommen, einzeln konvertiert und anschließend wieder an einem gemeinsamen Ort abgespeichert. Eine solche Vorgehensweise bringt nicht nur überflüssige Arbeitsschritte mit sich, sondern auch die Gefahr eines Informationsverlustes.

Mit der PDF Longlife Suite von SEAL Systems konnten bislang PDF-Dateien in das PDF/A-2 Format überführt werden. Mit der neuesten Version des Programms ist es nun auch möglich, verschachtelte oder eingebettete Dateien komplett in PDF/A-2 zu konvertieren, ohne dass diese vorher auseinandergenommen werden müssen. Der Konvertierungsserver der Longlife Suite zerlegt die Eingangsdatei in seine Dateibestandteile. Containerformate wie beispielsweise ZIP werden dabei ebenfalls zerlegt. Anschließend konvertiert er alle Dateien einzeln zu PDF/A und setzt die Teildateien wieder so zusammen, wie in der Ursprungsdatei. Ohne Zwischenschritte können auf diese Weise MS Office- und PDF-Dateien sowie zahlreiche Bildformate in das langzeittaugliche PDF/A-Format überführt werden.