Der Fachbereich IT des Landratsamtes Augsburg betreut die gesamte IT-Infrastruktur, bestehend aus 720 Rechnern, acht physikalischen und 50 virtuellen Servern. Zu deren Verwaltung suchte das Landratsamt eine professionelle Lösung für das IT Asset Management. Parallel dazu arbeiteten die Fachabteilungen an der Einführung eines Helpdesk-Systems im Bürgerservice. Prozesse sollten beschleunigt und damit der Service verbessert werden. Das in der IT damals verwendete Helpdesk-System war für diesen Zweck ungeeignet. Zudem sollte der Betrieb von zwei unterschiedlichen Helpdesk-Systemen aus Kosten- und Wartungsgründen vermieden werden. Deshalb evaluierte das Landratsamt Augsburg verschiedene neue Lösungen und entschied sich für die Suite der DeskCenter Solutions AG.

Zielsetzung: Einfach aber wirksam
Thomas Schubaur, Leiter des Fachbereichs Information und Kommunikation im Landratsamt Augsburg, erklärt: „Die DeskCenter Management Suite erfüllt alle unsere funktionalen Anforderungen und überzeugte uns durch die Integration des Helpdesks und des Mobile Device Managements.“ Als weiteres Plus wertet Schubaur die Tatsache, dass das Tool auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann und intuitiv zu bedienen ist. Heute setzt die Augsburger Behörde die Software-Suite in der IT für Inventarisierung, Softwareverteilung, OS-Deployment, das Management mobiler Endgeräte sowie im Helpdesk ein.

Reibungsloser Roll-out von Windows 10
2016 startete die Umstellung der ersten Anwender auf das neueste Betriebssystem von Microsoft: Den Roll-out von Windows 10 auf 200 Rechner wickelte die IT-Abteilung des Landratsamts über das DeskCenter OS-Deployment ab. Parallel dazu arbeitet das Landratsamt weiterhin mit Windows 7 und 8. Den sicheren Betrieb der drei Betriebssystem-Versionen unterstützt DeskCenter mit dem integrierten Patch- und Upgrade Management. Dieses lädt die neuesten Patches von Microsoft und anderen Herstellern automatisch herunter und stellt sie zur sofortigen Verteilung bereit.

Auch das Softwaremanagement für alle Microsoft-Anwendungen und rund 60 weitere Systeme und Anwendungen erfolgt automatisiert. Die IT legt dafür die Art der Installation wie Neuinstallation, Update, Reparatur oder Deinstallation fest und definiert, unter welchen Rahmenbedingungen diese auszuführen sind. Das können Prüfungen auf bereits installierte Vorgängerversionen, die Sprache der Anwenderoberfläche oder vorhandene Lizenzen sein. Die Verteilung lässt sich über die Erstellung von Regeln, Paketen und Skripten weiter vereinfachen.

Mehr Service für die Bürger
Der in der DeskCenter Management Suite integrierte Helpdesk kommt im Landratsamt Augsburg nicht nur im IT-Service zum Einsatz. Auch der telefonische Bürgerservice arbeitet damit. Zur Beantwortung von Bürgerfragen greifen die Mitarbeiter auf eine Wissensdatenbank zu, die mittels Web-API unkompliziert an DeskCenter angebunden werden konnte. Tiefergehende Fragen an die Experten der Fachbereiche leitet das Bürgertelefon über die DeskCenter Management Suite unmittelbar und gezielt an die zuständigen Stellen weiter. Damit stellt das Landratsamt Augsburg heute eine hohe Sofortlösungsquote am Telefon sicher. Außerdem werden sämtliche Anfragen dokumentiert und eine Beantwortung ist sichergestellt. Der erweiterte Bürgerservice wurde im Mai 2016 zunächst im Bereich Auto & Verkehr eingeführt, da hier die meisten telefonischen Anfragen eingehen. Sukzessive folgten weitere Fachbereiche.

Durchlaufzeiten stark verkürzt
Seit der Einführung von DeskCenter haben sowohl der interne IT-Service als auch die Betreuung der Bürger spürbar an Effizienz gewonnen: Abläufe wurden vereinfacht und beschleunigt. „Die Durchlaufzeiten im Helpdesk haben sich durch DeskCenter deutlich verbessert und der Fachbereich ist sehr zufrieden“, zieht Thomas Schubaur Bilanz.