Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) rechtswirksam in Kraft. Unternehmen müssen dann unter anderem in der Lage sein, jedem Nutzer schnell Auskünfte über den Zweck, Ort und Umfang seiner gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben. Zusätzlich müssen Daten zeitnah gelöscht werden, wenn die betroffene Person dies wünscht und kein ausreichender Zweck der Datenspeicherung nachweisbar ist. Jeder Nutzer hat damit das Recht zu erfahren, welche Daten über ihn gesammelt werden sowie wer seine Daten zu welchem Zweck wie und wo verarbeitet. Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben drohen Unternehmen hohe Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent ihres weltweit erzielten Jahresumsatzes.

Handlungsdruck: Firmen sind unzureichend vorbereitet

Doch fast die Hälfte der deutschen Unternehmen (48 Prozent) sind laut einer Studie von Veritas knapp elf Monate vor dem Stichtag noch immer nicht für die EU-DSGVO gerüstet. Viele Firmen bezweifeln gar, dass sie die Verordnung rechtzeitig umsetzen können. Der Studie zufolge ist dies der schlechteste Wert in der EMEA-Region (Europe, Middle East, Africa). Der Handlungsdruck steigt also, da sonst empfindliche Strafen drohen. Hier hilft i-views privacytrack weiter. Die Software-Plattform der intelligent views gmbh unterstützt Unternehmen dabei, die neue Datenschutzverordnung einzuhalten. Sie macht die IT-Landschaft fit für die Anforderungen der EU-DSGVO, hilft dem Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben und minimiert somit unternehmerische Risiken.

i-views privacytrack schafft Transparenz

Welche personenbezogenen Daten sind gespeichert? Wo liegen diese Daten? Transparenz und Information sind Kernpunkte der EU-DSGVO. Doch viele Unternehmen wissen nicht, wo genau die Daten lagern, was sie enthalten und inwieweit sie relevant für ein Auskunftsersuchen sind. Hier setzt i-views privacytrack an. Die Lösung unterstützt den Datenschutzbeauftragten bei der Bestandsaufnahme der IT-Datenschutzlandschaft und macht so transparent, wo personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet oder weitergegeben werden. i-views privacytrack vernetzt vorhandene Datenquellen und macht so den Lebenszyklus personenbezogener Daten für den Datenschutzbeauftragten nachvollziehbar – mit minimalem Eingriff in die Systemlandschaft.

Zentrales Instrument für eine durchgängige aktuelle Datenschutzdokumentation ist ein elektronisches Verfahrens- bzw. Verarbeitungsverzeichnis. Hier ist festgehalten, in welchen Systemen, in welchem Umfang und zu welchem Zweck personenbezogene Daten in Unternehmen verarbeitet werden. Damit ist die Basis für die Compliance mit der EU-DSGVO geschaffen. Die Einhaltung der geforderten Datenschutzvorgaben kann nicht nur die Aufgabe einer Person oder Abteilung sein, sondern muss von der gesamten Organisation getragen werden. Semantische Vernetzung hilft dabei, das Thema Datenschutz im Griff zu behalten: Die Systemlandschaft, Verantwortlichkeiten, Speicherzwecke und -fristen sowie die konkret gespeicherten Daten werden in einer integralen Sicht gebündelt. Damit vereinfacht i-views privacytrack die Zusammenarbeit zwischen Datenschutzbeauftragten, Verantwortlichen der Fachsysteme und dem Management.

Immer aktuell und fristgerecht im dynamischen Umfeld

Unternehmen entwickeln sich weiter und dabei ist auch die IT-Datenschutzlandschaft ständigen Veränderungen unterworfen. Über ein einfaches und individuell zugeschnittenes Portal können die Verantwortlichen Informationen abrufen und diese dort auch selbstständig aktualisieren. Daher bleibt das elektronische Verarbeitungsverzeichnis stets aktuell. Zudem können Fachsysteme über eine einfach anzusteuernde Schnittstelle angebunden werden und liefern anschließend Informationen über konkrete Speicherungen automatisch. So wird privacytrack zur zentralen Drehscheibe für alles, was zur Beantwortung von Lösch- und Auskunftsersuchen benötigt wird. Dank der Funktionen von i-views privacytrack können Firmen die neuen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung schnell umsetzen, deren Einhaltung nachweisen, die Anforderungen erfüllen und damit das Risiko von Geldbußen, Imageverlust oder anderen Schäden signifikant reduzieren.

Mehr Informationen zu i-views privacytrack stehen hier bereit: www.i-views.com