An der Trendstudie “Automatisierung der Auftragsverarbeitung 2020” beteiligten sich 128 Teilnehmer aus Unternehmen in Deutschland, die anonymisiert in den Monaten März bis Mai 2020 einen Online-Fragebogen ausfüllten. Das Ziel der Trendstudie war es, einen aktuellen Stand zum Automatisierungsgrad der Auftragsverarbeitung in Unternehmen zu ermitteln, Hürden und Hindernisse einer weitreichenderen Automatisierung der Auftragsverarbeitung aufzudecken sowie die zukünftigen Planungen bei der Automatisierung der Auftragsverarbeitung zu klären.

Geringer Automatisierungsgrad und spezielle Software-Lösung

Nur neun Prozent der befragten Unternehmen verarbeiten eingehende Aufträge automatisiert, bei weiteren 56 Prozent erfolgt die Verarbeitung zumindest teilweise automatisiert. Mehr als ein Drittel (35 %) der Unternehmen verarbeiten die eingehenden Aufträge auch derzeit noch manuell. Insgesamt ist also ein geringer Automatisierungsgrad festzustellen.
Aufschlussreich ist das Ergebnis, dass 51 Prozent der Unternehmen, die die Auftragsverarbeitung zumindest teilweise automatisiert haben, keine spezielle Software-Lösung für die Auftragsverarbeitung einsetzen.

Gute Gründe für das Ziel der Automatisierung

In der Trendstudie wird deutlich, dass es gute unternehmerische Gründe gibt, das Ziel der Automatisierung des Auftragseingangs nicht aus dem Blick zu verlieren. Denn dass bei ihrem Prozess keine Schwachstellen vorhanden sind, sehen gerade einmal 16 Prozent der Befragten.
Die am häufigsten genannte Schwachstelle beim Prozess der Auftragsverarbeitung ist der zu hohe Zeitaufwand (53 %), gefolgt von der Fehleranfälligkeit (48 %) und dem Arbeitsaufwand (44 %). Diese typischen Schwachstellen eines manuellen oder nur teilweise softwaregestützten Prozesses können Unternehmen durch eine weitergehende Proessautomatisierung schnell abbauen und eine Effizienzsteigerung erreichen.

Automatisierung Ja – Auslagerung Nein

71 Prozent der Umfrageteilnehmer planen eine (weitere) Automatisierung des Prozesses der Auftragsverarbeitung. Die Unternehmen, die keine weitere Automatisierung planen, geben beispielsweise an, dass eine weitere Automatisierung technisch und organisatorisch nicht möglich sei oder das Know-how fehle. "Es ist für uns nicht überraschend, dass viele Unternehmen meinen, ihre eigenen Prozesse könnten nicht automatisiert werden, weil sie zu individuell sind", erläutert Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager Esker Deutschland, die Zahlen. „Die Gründe entstehen aus der Annahme heraus, dass die Automatisierung im eigenen Unternehmen technisch bzw. organisatorisch nicht möglich ist. Viele sehen eine große Komplexität und fehlendes Know-how als Hinderungsgrund.“

Zukünftige Automatisierung ohne Hindernisse

„Doch selbst wenn das Know-how im Unternehmen fehlt, gibt es Experten, die den Unternehmen helfen können. Es sollte also eigentlich keine Hindernisse geben,“ sagt Dr. Rafael Arto-Haumacher. „Wichtig ist eine realistische Herangehensweise, die in der Mitte der Haltungen ‘Automatisierung ist nicht möglich’ und ‘Alle Aufträge sollen vollautomatisiert ohne jegliche menschliche Prüfung verarbeitet werden’ liegt.“

Da noch so viele Unternehmen die Vorteile der Automatisierung im Auftragseingang nicht (vollumfänglich) nutzen, sollten die Ergebnisse der Studie auch ein Weckruf sein: Für die Zukunftsfähigkeit sollte die Automatisierung ernsthaft und zeitnah angegangen werden. Es bleibt abzuwarten, welche zukünftigen Entwicklungen sich im Bereich der zentralen Auftragsverarbeitung ergeben.