Dabei sollten Sie aber einige Dinge beachten.

Scannen, digitalisieren und Originale entsorgen

Bereits in zahlreichen Unternehmen und Behörden wandern Dokumente nicht mehr in Aktenschränke oder auf den Schreibtisch, sondern direkt vom Scanner ins digitale Archiv. Wenn Sie Dokumente scannen, sind platzraubende Aktenschränken überflüssig.

Wissen durch den Verlust von Dokumenten zu verlieren oder durch eine falsche Ablage nicht mehr wiederzufinden, ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.

“Ersetzendes Scannen” spart nicht nur Zeit, Platz und damit viel Geld, sondern schafft auch Sicherheit, da Dokumente vor Verlust oder Zerstörung geschützt aufbewahrt werden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein digitales Archiv mehr Ordnung und Übersicht und verbessern damit Ihre Prozesse und die Büroorganisation. Wertvolle Raumfläche lässt sich durch die Auflösung von Archiven deutlich effizienter nutzen, beispielsweise als Büro oder Besprechungsraum.

Rechtliche Anforderungen

Zur Ablage Ihrer gescannten oder elektronischen Belege benötigen Sie ein revisionssicheres Archivsystem. Die Anforderungen daran sind im BMF-Schreiben “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) konkretisiert.

Aufgrund der GoBD gilt seit Anfang 2015: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen.

Verbinden Unternehmen die elektronische Archivierung mit einer Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, dann ist das ersetzende Scannen eine gute und sichere Lösung.

Ersetzendes Scannen darf in Unternehmen nur dann angewendet werden, wenn
die Aufbewahrung digitalisierter Belege in einem revisionssicheren Archiv
erfolgt, so dass Belege unveränderbar gespeichert sind. Darüber hinaus braucht es zwingend eine individuelle Verfahrensdokumentation in der alle Prozesschritte zum ersetzenden Scannen erfasst sind.

Grundsätzlich sollten Unternehmen zum Anfang festlegen, ob das Verfahren des ersetzenden Scannens für alle anfallenden aufbewahrungspflichtigen Dokumente oder nur für solche gelten soll, die Belegcharakter haben.

Gleichzeitig muss geregelt sein, dass das ersetzende Scannen nur auf originär papiergebundene Dokumente anwendbar ist. Elektronische Dokumente
müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Eine E-Mail die ausgedruckt und anschließend gescannt wird, erfüllt die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht.

Werden auf einem ausgedruckten elektronischen Dokument nach dem Scannen Vermerke mit Belegcharakter angebracht, so handelt es sich bei diesem bearbeiteten Dokument um ein neues, papiergebundenes Dokument, das als neue Version des Ursprungsdokuments archiviert werden muss. Es empfiehlt sich daher, Dokumente entweder erst nach der vollständigen Bearbeitung zu archivieren, oder die Bearbeitung elektronisch, anhand eines Workflows im digitalen Archiv, durchzuführen.

Vernichtung von Dokumenten

In keinem Falle sollte eine Vernichtung von Dokumenten vor dem Durchlaufen aller in der Verfahrensdokumentation dargestellten Schritte inkl. mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes Ihres digitalen Archivs erfolgen. Darüber hinaus muss klar geregelt sein, welche Dokumente wann, und welche niemals vernichtet werden dürfen. Dies betrifft insbesondere Dokumente, denen aufgrund ihrer Beweiskraft, öffentlichen Glaubens oder gesetzlicher Bestimmung im Original besondere Bedeutung zukommt (z. B. notarielle Urkunden, Testate unter Siegelverwendung, Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse, Wertpapiere, Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel).

Was das digitale Archiv können muss

Das elektronische Archivierungssystem muss das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, in dem es nicht mehr geändert und gelöscht werden kann. Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege müssen im digitalen Archiv jederzeit gewährleistet sein.

Protokolldaten zeigen an, was wann und von wem gescannt und archiviert wurde. Protokolle ermöglichen unter anderem auch den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde.

Revisionssichere Archivierung ermöglicht die nachträgliche Überprüfung, dass der Prozess und die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört auch die sog. Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizierens und des Speicherns beschrieben ist.

Auch wenn es sich bei einem elektronischen Archiv um eine geschlossene Einheit handelt, muss es doch flexibel genug sein, um Daten mit anderen Systemen auszutauschen. Grundsätzlich sollte die Integration von externen Daten einfach zu gewährleisten sein.

Darüber hinaus muss ein Digital Archiv die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der darin hinterlegten Daten sicherstellen. Neben der Datensicherheit ist auch der Datenschutz zu gewährleisten. Ein datenschutzrechtlich ordnungsgemäßes digitales Archiv muss die Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten deutlich eingrenzen und dabei im Rahmen der Zugriffsberechtigungen dennoch einfach zu verwalten sein.

Um die Akzeptanz zu erhöhen ist es zwingend notwendig, dass ein digitales Archiv über eine weitestgehend selbsterklärende Benutzeroberfläche verfügt. Komplizierte Systeme mit hohem Schulungsaufwand werden vom Benutzer nicht akzeptiert.

Die richtige Taktik mit StarFinder®

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation sind Sie auf der sicheren Seite. Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Steuern Sie den Zugriff auf alle relevanten Informationen, Daten und Dokumente durch klare Zugriffs- und Berechtigungsregelungen.