Vorbereitungsphase: Zielgruppe definieren und Kontakte recherchieren

Die richtige Zielgruppenanalyse legt den Grundbaustein für eine erfolgreiche Akquise. Unternehmer sollten sich daher genügend Zeit für eine detaillierte Beschreibung ihrer Zielgruppe nehmen und sich dabei stets vor Augen halten, warum und wie das eigene Produkt oder die eigene Dienstleistung einen Mehrwert für die Zielgruppe schafft. Im nächsten Schritt gilt es, entsprechende Unternehmen zu recherchieren, auf die eben diese Zielgruppenmerkmale zutreffen. Neben der klassischen Internetrecherche kann man auf spezialisierte Adressdatenbanken wie Rexago, Echobot oder Bisnode zurückgreifen, die über Filterfunktionen das Auffinden der richtigen Firmen und Ansprechpartner vereinfachen. 

Gesprächsvorbereitung: Informationen einholen und Argumente zurechtlegen

Im nächsten Schritt gilt es, sich so viele Informationen wie möglich über das anvisierte Unternehmen und die Branche, in der es tätig ist, zu notieren. Was macht das Unternehmen und warum schafft der eigene Service oder das Produkt einen Mehrwert für diese Firma? Wer wirklich punkten will, vermittelt Entscheidern das Gefühl, sich ausführlich mit ihrem Unternehmen beschäftigt zu haben. Empfehlenswert ist auch, sich schon vorab Gedanken über mögliche Einwände zu machen und passende Argumentationslinien zurechtzulegen. 

Den richtigen Ansprechpartner finden 

Die meisten größeren Unternehmen verfügen über ein Sekretariat oder eine Zentrale, von wo aus ausgewählte Anrufe weitergeleitet werden. Hier liegt die Herausforderung darin, den richtigen Ansprechpartner zu erreichen. Dieser sollte idealerweise vorher bereits recherchiert worden sein. Wird nach dem Grund des Anrufs gefragt, so können Anrufende freundlich aber bestimmt ausführen, dass das eigene Anliegen nur den Entscheidungsbereich des Kontaktes betrifft und darum bitten, persönlich mit diesem verbunden zu werden. Hierfür klingen Ton und Stimmlage idealerweise ruhig und selbstsicher. Viele Sekretariate sind dazu angehalten, keine Anrufe weiterzuleiten. Hier ist es wichtig, freundlich zu bleiben und nachzufragen, wann der Ansprechpartner am besten zu erreichen ist und wie er am liebsten kontaktiert werden möchte. 

Gesprächseröffnung – der erste Eindruck zählt 

Zu Beginn sollte man seinem Gegenüber zunächst den vollständigen eigenen Namen sowie das Unternehmen nennen und im nächsten Schritt höflich grüßen. Wurde der Gruß erwidert, macht es Sinn anzukündigen, dass man sich kurz halten möchte. In der Regel wird der Entscheider sich über diese Ankündigung freuen. Anrufende können nun nochmals prüfen, ob sie tatsächlich auch den richtigen Ansprechpartner am Telefon haben. Mit Fragen wie: „Es geht um XY – bin ich da bei Ihnen richtig?“, können sie dies schnell sicherstellen. 

Vorstellung des Unternehmens und der Leistung 

Nun beginnt der wichtigste Teil des Akquisegesprächs: Die Beschreibung des eigenen Unternehmens sowie des Mehrwertes, den es liefert. Bei der Unternehmensbeschreibung gilt: Je kürzer, desto besser. Vielmehr sollte man sich auf die Vorteile fokussieren, die das eigene Produkt bietet. Hierzu könnte man zum Beispiel mit einer Frage auf sein Gegenüber eingehen, um auch den Gesprächsanteil des Entscheiders möglichst hochzuhalten. Mit Fragen wie: „Wie wichtig ist Ihnen eigentlich XY?“, wird zusätzlich Interesse geweckt und dafür gesorgt, dass der Gesprächspartner am Ball bleibt. Wichtig ist, seinem potenziellen Neukunden deutlich zu machen, warum speziell sein ausgewähltes Unternehmen davon profitieren würde, das eigene Produkt oder die Dienstleistung für sich in Anspruch zu nehmen. Hat man das Ziel, dem Entscheider im Rahmen eines persönlichen Verkaufsgespräches die eigenen Leistungen nochmal vorzustellen, so macht es Sinn, nun einen Termin dafür vorzuschlagen. 

Termin vereinbaren oder nachtelefonieren

Neben einem persönlichen Termin bietet es sich an, dem potenziellen Kunden zunächst ausführliches Informationsmaterial zuzusenden – verbunden mit der Ankündigung, sich in 48 Stunden erneut zurückzumelden. Im zweiten Telefonat empfiehlt es sich, noch einmal detaillierter auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen – auch wenn dieser bis dahin das Material noch nicht durchgesehen haben sollte. Hier kann auch ein persönliches Treffen vereinbart werden, um sich in einem Gespräch näher kennenzulernen und offene Fragen zu klären. Das schafft Vertrauen und kann im besten Fall zum krönenden Abschluss in Form einer Kaufzusage führen. 

Fazit: Übung macht den Meister

Wie bei so vielen Dingen gilt auch bei der Telefonakquise: Übung macht den Meister. Je öfter Unternehmer zum Telefonhörer greifen, desto sicherer werden sie auch im Verkaufsgespräch. Wichtig ist der Einstieg eines Telefonats, um den Anrufenden für sich zu gewinnen. Eine ruhige Stimme und langsames Sprechen sind hier von Vorteil. Die Ankündigung, sich kurz zu halten oder die Nachfrage “Haben Sie kurz drei Minuten Zeit für mich?” bereiten den Angerufenen vor und dieser kann sich auf das Gespräch einstellen. Der Gegenüber sollte auch zu Wort kommen und keinesfalls unterbrochen werden. Sympathie und Authentizität können gerade in den ersten Minuten die entscheidenden Icebreaker sein. Unternehmer sollten darauf achten, ihren potenziellen Neukunden regelmäßig mit dem Namen anzusprechen und diesem möglichst viele Fragen zu stellen. Nur so findet man heraus, was der Kunde tatsächlich für Vorstellungen und Bedürfnisse hat. Im Gespräch muss der Fokus stets auf dem Nutzen liegen, den das eigene Produkt für das anvisierte Unternehmen bringt. Von Einwänden sollte man sich nicht ausbremsen lassen, sondern sie als konstruktives Feedback annehmen und nach Möglichkeit versuchen, sie zu widerlegen. Das wohl Entscheidendste ist, beim möglichen Neukunden Vertrauen durch ein souveränes Gespräch auf Augenhöhe zu wecken.